تعلم كيفية اتخاذ محضر الاجتماع

محاضر الاجتماع هي الملاحظات التفصيلية التي تكون بمثابة سجل مكتوب رسمي لاجتماع أو مؤتمر. وعادة ما يطلب الشخص المسؤول عن التجمع من أحد المشاركين أن يميل إلى هذه المهمة. يوم واحد، أن شخصا ما يمكن أن يكون لك! في حين انها ليست مهمة صعبة بشكل رهيب، بل هو واحد مهم. منذ محضر الاجتماع هي سجل رسمي لما حدث، مطلوب دقة. سيكون عليك أن تأخذ ملاحظات مفصلة أن الناس يجب أن تكون قادرة على الرجوع إلى وقت لاحق إذا لزم الأمر.

وفيما يلي بعض المؤشرات لمساعدتك على التعامل مع هذه المهمة مع الجودة. معرفة ما يجب القيام به قبل وأثناء وبعد الاجتماع.

قبل الاجتماع

• اختر أداة التسجيل الخاصة بك: أول شيء يجب عليك القيام به هو أن تقرر كيف سوف تأخذ الملاحظات الخاصة بك. سوف تذهب المدرسة القديمة واستخدام القلم والورق أو سوف تذهب التكنولوجيا واستخدام جهاز كمبيوتر محمول، قرص، أو الهاتف الذكي. تحقق مع رئيسك لمعرفة ما إذا كان أو انها تفضل لك لاستخدام طريقة معينة. فمن غير المحتمل ولكن ممكن.
• تأكد من أن أداتك المفضلة هي في وضعية العمل ولديك نسخة احتياطية فقط في حالة فشل الجهاز الأصلي. إذا جلبت جهاز كمبيوتر محمول، على سبيل المثال، لديك القلم والورقة في متناول يدي كذلك. أنت لا تريد أن يكون لديك لوقف الاجتماع أثناء البحث عن شيء للكتابة على إذا تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• اقرأ جدول أعمال الاجتماع قبل بدء الاجتماع. وسوف تسمح لك لصياغة مخطط لدقائق الخاص بك. ترك بعض المساحة تحت كل عنصر على ذلك وكتابة الملاحظات هناك. القيام بذلك سيجعل عملك أسهل قليلا، طالما أن الشخص الذي يدير الاجتماع يلتزم بجدول الأعمال.

أثناء الاجتماع

• اجتياز ورقة الحضور والتأكد من تسجيل الجميع. ستحتاج إلى تضمين قائمة بجميع الحضور في محضر الاجتماع الرسمي.
• تأكد من أنك تعرف من هو الجميع. وبهذه الطريقة سوف تكون قادرة على تحديد من يتحدث وتسجيل تلك المعلومات بشكل صحيح.
• لاحظ وقت بدء الاجتماع.
• لا تحاول كتابة كل تعليق واحد. لا بأس أن تشمل الأفكار الرئيسية فقط. كن حريصا جدا على عدم ترك العناصر التي لا توافق عليها. يجب أن لا تؤثر تحيزاتك. تذكر هذا هو حساب رسمي وليس رأيك ما حدث!
• قم بكتابة جميع الاقتراحات، التي قدمت لهم، ونتائج التصويت، إن وجدت؛ لا تحتاج إلى كتابة الذين أعاروا الحركة. بالطبع، قد تختلف قواعد المؤسسة الخاصة بك حتى تحقق منها أولا.
• إذا تأجلت الأصوات على أي اقتراحات أو مناقشات حتى الاجتماع التالي، يرجى تدوين ذلك.
• سجل وقت انتهاء الاجتماع.

بعد الاجتماع

• اكتب الدقائق في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع في حين أن كل شيء لا يزال طازجا في عقلك. إذا وجدت خطأ في الملاحظات أو إذا كان لديك سؤال، يمكنك الحصول عليه مسح بسرعة عن طريق التحدث إلى الحضور الأخرى.
• في النسخة النهائية من المحضر، أدرج اسم المنظمة وعنوان اللجنة ونوع الاجتماع (يوميا أو أسبوعيا أو شهريا أو سنويا أو خاصا)، والغرض منه.
• أعط الأوقات التي بدأت وانتهت.
• قدم قائمة الحضور وملاحظة حول من حضر الاجتماع. يمكنك أيضا الإشارة هنا إلى أنك أخذت الدقائق. قم بتضمين اسمك في قائمة المشاركين، ويقول بين قوسين بعد اسمك أنك أخذت الدقائق. بدلا من ذلك، في نهاية الوثيقة يمكنك التوقيع عن طريق كتابة "قدم على التوالي من قبل"، يليه اسمك.
• أطلع على الدقائق قبل إرسالها. اطلب من شخص آخر حضر إلى النظر إليها أكثر من ذلك. هو أو هي سوف تكون قادرة على تمكنك من معرفة إذا كنت تركت بطريق الخطأ شيئا.
• أرسلها إلى الشخص الذي عقد الاجتماع ما لم يطلب منه ذلك.