فيديو: كيفية كتابة محضر اجتماع 2024
رئيس الاجتماع هو الموظف المسؤول عن التخطيط والتنظيم وإدارة التفاصيل حول ودعوة المشاركين إلى الاجتماع. هو أو هي الموظف الذي هو المسؤول عن التقدم المحرز في الاجتماع الفعلي والمسؤول عن ذلك. ويتخذون إجراءات قبل الاجتماع وأثناءه وبعده لضمان وصول الاجتماع إلى أهدافه بنجاح.
من يقود الاجتماع؟
رئيس الاجتماع هو المفتاح في جعل الاجتماعات والفرق ناجحة.
الموظف الذي يشغل منصب رئيس الاجتماع مهم للغاية. في بعض الاجتماعات، يكون الزعيم هو رئيس القسم، أو قائد الفريق أو الشخص المعين من قبل الإدارة العليا لقيادة مبادرة. وقد تم اختيار هؤلاء الموظفين لدورهم القيادي بسبب مهاراتهم المتصورة كمدير أو زعيم.
في أوقات أخرى، قد يظهر الموظف كقائد طبيعي. هؤلاء القادة هم موظفون يبحثون عن موظفين آخرين ويحترمون. وفي مناسبات أخرى، قد يقرر الفريق تناوب الدور القيادي بين جميع الأعضاء. وهذا يسمح لجميع أعضاء الفريق بمواصلة تطوير مهاراتهم كقادة اجتماع، وفي خلق اجتماعات ناجحة، بشكل عام.
مسؤوليات رئيس الاجتماع
فيما يلي المسؤوليات الرئيسية لزعيم الاجتماع.
- يحدد الهدف أو المهمة أو الغرض الذي يجب إنجازه. وكثيرا ما تكون هذه مهمة أو جزءا من الوصف الوظيفي للزعيم.
- تقرر ما إذا كان الاجتماع هو أفضل طريقة ممكنة للحصول على الهدف أو الغرض أو تحقيق النتيجة المرجوة. الإجابة على السؤال، هل هناك حاجة إلى اجتماع؟
- يحدد من يحتاج للمساعدة في التخطيط للاجتماع.
- مع فريق أو كقائد، تقرر على جدول أعمال الاجتماع. (في الاجتماعات الجارية، يتم إنجاز هذه المهمة في نهاية الاجتماع الحالي.)
- يحدد التاريخ والوقت والمكان الأكثر استخداما باستخدام تقويم تنظيمي مشترك.
- يجتمع معا قبل العمل مثل القراءة، والمعلومات المالية، والتاريخ، ومحاضر اجتماع الفريق ذات الصلة، وهكذا دواليك.
- تدعو المشاركين وتوزع المهام وقبل العمل السماح أكبر قدر ممكن من الوقت حتى المشاركين يأتون على استعداد للاجتماع.
- يضمن أن يكون لدى الاجتماع مسجل أو دقيقة لتوثيق الإجراءات وأي التزامات أو بنود عمل أو قرارات. يعين مرتبا زمنيا، عند الضرورة، لإجراء اجتماع منظم.
- قد تستخدم جليد لتدفئة المشاركين وخلق بيئة حيث المشاركين الاجتماع مريحة التواصل مع بعضها البعض وتبادل الأفكار والمعلومات.
- يصل في وقت مبكر ويقود الاجتماع من خلال الحفاظ على المهمة، على الطريق الصحيح، وتشارك جميع المشاركين حتى يشعر كل منهم أن وجودهم كان ضروريا في الاجتماع.وهذا يضمن مشاركتهم في الاجتماع التالي
- التوابل حتى اجتماع الشركة بحيث لا يشعر المشاركون مملة والملل. سواء باستخدام كسارات الجليد، والنكتة، أو أمثلة ممتعة، لا ينبغي أن ينتهي الاجتماع دون الضحك.
- يضمن تعيين الخطوات التالية وعناصر العمل والتعامل معها.
- استخلاص المعلومات من الاجتماع وخطط جدول أعمال الاجتماع القادم.
- متابعة المشاركين بين الاجتماعات للتأكد من أن بنود العمل تسير على الطريق الصحيح وتقديم المساعدة و / أو الموارد إذا كان المتطوع يواجه مشاكل.
أدوار الزعيم الإضافي
يتولى رئيس الاجتماع هذه المسؤوليات ولكن لديه أيضا أدوار تتعلق بالإبلاغ والإبلاغ وأداء زميله.
كل عضو في الفريق أو الاجتماع الذي هو متعدد الوظائف لديه التزام للحفاظ على إدارته أو وظيفتها على علم بأنشطة والتقدم المحرز في اجتماع أو فريق مستمر. كما يتحملون مسؤولية طلب مساهمات من زملاء العمل الذين ليسوا في الفريق أو في االجتماع. لا يمكن لكل موظف حضور كل اجتماع.
يتحمل الزعيم مسؤولية إضافية تتمثل في إبقاء كبار المديرين المعنيين وإبلاغهم من خلال التواصل الفعال وردود الفعل.
تضمن ملكية المباني من الموظفين خارج الفريق أو الاجتماع، وخاصة قادة التنظيم، نجاح الفريق أو الاجتماع في تطوير وتنفيذ وإدماج حلوله أو أفكاره.
إذا كان أحد المشاركين في الاجتماع يؤدي أداء غير فعال في الاجتماع، يتحمل الزعيم مسؤولية تصحيح السلوك من خلال تقنيات فعالة لاجتماعات رئيس الاجتماع خلال الاجتماع والتدريب الفعال خارج الاجتماع. يجب أن يصحح المشارك في الاجتماع الذي يحكر الاجتماع مع آرائه أو ينتقد أعضاء آخرين لصالحهم قبل أن يخسر الفرد نجاح الاجتماع.
هذه الإجراءات ضرورية حتى يصل المشاركون إلى مستوى من الراحة والنضج الذي يسمح لهم بمساعدة القائد من خلال الشمع في أنفسهم كما الأحداث غير فعالة تتكشف والأعضاء المختلة تقطع التقدم.
لا يضمن رئيس الاجتماع الفعال أن المشروع أو الفريق ينجح بنجاح، ولكنه هو أحد العوامل الرئيسية المساهمة عندما تنجح المشاريع أو الإدارات أو الاجتماعات أو الفرق.
محاضر الاجتماع هي مساهم فعال في الاجتماعات الناجحة عندما يتم كتابة الدقائق وتوزيعها بشكل مناسب في الوقت المناسب.
واجبات ومسؤوليات مزارع الألبان
يدير مزارعو الألبان الأبقار المشاركة في إنتاج الحليب. اقرأ المزيد من وصف عمل مزارع الألبان لتعلم المهارات اللازمة لهذه المهنة.
تعلم كيفية اتخاذ محضر الاجتماع
معرفة ما يجب فعله عندما يطلب منك رئيسك اتخاذ محضر اجتماع. هنا ما يجب القيام به قبل وأثناء وبعد الاجتماع وكيفية القيام بذلك.
أدوار ومسؤوليات موصل القطار
مسؤول السكك الحديدية هو المسؤول عن إدارة وصيانة مسارات القطار والأمن. ومن المتوقع أن تنخفض هذه الصناعة خلال العقد المقبل.