9 خطوات إلى يوم عمل أكثر إنتاجية

في أماكن العمل المحمومة اليوم، دفعنا تقليص حجم العمل وارتفاع أعبائه إلى العمل بشكل أكثر ذكاء. تيم كيهل، وهو متخصص في التوازن بين العمل والحياة ومقرها في ماديسون بولاية ويسكونسن، ويقدم بعض النصائح أدناه حول كيفية العمل الذكية وتكون أكثر كفاءة.

لمزيد من الاستراتيجيات، راجع نصائح إدارة الوقت ونصائح التوازن بين العمل والحياة.

كيف تعمل الذكية وتكون أكثر كفاءة

استخدام الوقت بشكل أكثر كفاءة هو مهارة هامة أن الجميع من موظف الاستقبال إلى الشريك الإداري يمكن أن تتعلم.

اعتماد مجموعة من ممارسات إدارة الوقت الصحيح يمكن أن يخفض التوتر ويوفر لك ما يصل إلى ساعة في اليوم. وفيما يلي تسع نصائح حول كيفية العمل الذكية وتكون أكثر كفاءة.

1. استخدام التكنولوجيا للحصول على المنظمة. لا يمكن أن تكون أكثر إنتاجية إذا كنت غير منظمة وتحيط بها فوضى. التخلص من هذه أكوام عشوائية من الأوراق والملاحظات لزجة واستخدام نظام الإيداع الإلكتروني بسيط. هناك العديد من البرامج التي يمكن أن تساعدك على تنظيم مجموعة واسعة من العملاء والمنتجات التفاصيل، مما يتيح الوصول السريع والسهل. أيضا، اعتماد برنامج جدولة الشخصية التي تسمح لك للحفاظ على التقويم، تأليف لائحة وخطط العمل ودليل من الاتصالات.

2. مجموعة الرسائل الواردة. التحقق المستمر والرد على البريد الإلكتروني والبريد الصوتي والرسائل الأخرى يقطع قطرك الفكري ويعيق الإنتاجية، لا سيما في الوظائف التي تتطلب التفكير الإبداعي أو الإبداعي أو الاستراتيجي.

تعلم كيفية الرد على الرسائل الواردة على دفعات والنظر في فحصها ثلاث أو أربع مرات في اليوم فقط.

3. اعتماد نهج "لمسة واحدة". استخدم مبدأ "دو، ديليغات، ديليت أور فيل" في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، والرسائل، والفواتير، والرسائل النصية، والرسائل الصوتية، وغيرها من الطلبات.

4. انخفاض الوقت يهدر. الكثير من الوقت يضيع على العمل من خلال المماطلة، والقيام "العمل مشغول"، زيارة المواقع تشتيت (وخاصة مواقع وسائل الاعلام الاجتماعية)، وحضور الاجتماعات غير الضرورية، الإفراط في تحرير التقارير والتفاعل مع الزملاء الشاتلي الذين هم دائما القيل والقال أو يشكو.

التركيز على المهام والأنشطة التي فعلا "نقل الإبرة" من الأعمال وتقليل أو القضاء على تلك التي لا.

5. خذ فواصل صغيرة متكررة. حتى أكثر الناس ازدحاما بحاجة إلى مسح عقولهم وتمتد ساقيه مرارا وتكرارا. قم بالاستراحة بشكل دوري لمدة 5 إلى 10 دقائق بعيدا عن مكتبك. خذ المشي السريع خارج إذا كنت تستطيع، القيام ببعض تمارين تمتد أو المشي صعودا وهبوطا الدرج عدة مرات. تحدث إلى شخص تستمتع به. اشرب ماء. تناول وجبة خفيفة صحية مثل الفواكه والخضروات الطازجة. سوف يخطو لفترة وجيزة بعيدا عن عملك الاسترخاء جسمك وتجديد عقلك. وبالإضافة إلى ذلك، سوف تكون أقل فرززلد عند العودة إلى ديارهم في المساء.

6. مندوب. ليس عليك أن تفعل كل شيء. هل حقا. أشخاص آخرين قادرون تماما على التعامل مع بعض المهام التي تحتفظ بها بشكل عام لنفسك. النظر في الواجبات التي يمكن أن تكون تقاسم مع الآخرين. ثم تبدأ ببطء الطرد من بعض هذه المسؤوليات. هذا سوف يسمح لك بالتركيز على البنود ذات الأولوية العالية مع إعطاء زملاء العمل الخاص بك فرصة للنمو والتألق.

7. تعلم أن أقول لا. هذه كلمة صغيرة، ولكن من الصعب جدا أن أقول. عندما يطلب منك شخص ما أن تفعل شيئا ليس شغفك أو الأولوية، وبأدب ولكن تراجع بشدة.

تذكير نفسك أن قول لا شيء واحد يمنحك حرية القول نعم إلى شيء آخر أكثر إشباعا وأكثر جديرة من وقتك ومهاراتك.

8. وقف تهدف إلى الكمال. سوف نادرا ما تصل إليه، وهو دائما غير ضروري. وكثيرا ما يؤدي الكمال إلى الإدارة الجزئية، والعلاقات السيئة مع زملاء العمل، والمماطلة، وانخفاض الإنتاجية، والاكتئاب، والإجهاد، والقلق. أنجح الناس هم أولئك الذين راضون عندما يتم العمل بشكل جيد وحفظ حاجتهم إلى الكمال للقليل، الأشياء الهامة حقا.

9. اعرف متى تطلب المساعدة. إذا كنت طغت في العمل، وأنها تسبب الإجهاد لا مبرر له، لا تعاني في صمت. تسليط الضوء على سوبيرومان / سوبرمان صورة وشرح الوضع الخاص بك لرئيسك أو المشرف. يمكن عادة تخفيف حالات العمل التي لا يمكن الدفاع عنها، ولكن الأمر سيستغرق بعض التأكيد من جانبكم.

وبالمثل، إذا استمرت الحياة المتوازنة في الاستغناء عنك، أو كنت تعاني من الإجهاد المزمن، والتحدث مع المهنية (مستشار، عامل الصحة النفسية، أو كليرجيبرسون). استفد من الخدمات التي يقدمها برنامج مساعدة الموظف (إيب). السماح لحياتك أن تطغى عليك أسبوع بعد أسبوع، شهر بعد شهر، يمكن أن يؤدي إلى مشاكل جسدية وعقلية واجتماعية خطيرة. كن إيجابيا، ومعرفة أن هناك حلول لمشاكلك، ولكن سوف تحتاج إلى طلب المساعدة.