كيفية كتابة خطة إدارة المشروع

خطة إدارة المشروع هي الوثيقة التي تحدد كيفية عمل الفريق على المشروع. وهي تصف دورة حياة المشروع وتغطي كيفية تنفيذ العمل ورصده والسيطرة عليه ثم إغلاقه رسميا.

خطة إدارة المشروع هي في الواقع مصطلح عام لجميع الخطط الفرعية التي سوف تنتجها للمشروع. يمكننا تحديد خطة إدارة المشروع على أنها كل ما يتم تغطيته في هذه الخطط:

• خطة إدارة المتطلبات
• خطة إدارة النطاق
• خطة إدارة الجدول
• خطة إدارة الجودة، إذا كان لديك
• خطة إدارة التكاليف
• خطة إدارة المخاطر
• خطة إدارة التغيير
• خطة إدارة المشتريات، إذا كنت بحاجة إلى مشروع
• خطة إدارة التهيئة، مرة أخرى، فقط إذا كنت تخطط لكتابة واحدة: قد لا تشعر أنه من الضروري على مشروعك
• خطة إدارة الموارد البشرية

تتضمن خطة إدارة المشروع أيضا معلومات مهمة عن خطوط أساس المشروع، وخاصة بالنسبة للنطاق والجدول الزمني. وهذا يمنحك خطا في الرمال يمكنك الرجوع إليه بحيث يمكنك بسهولة معرفة ما تغير عند إغلاق المشروع أخيرا ومقارنتها مع الأداء الفعلي.

وبعد أن قلت ذلك، فإن خطة إدارة المشروع موجودة كوثيقة في حد ذاتها. وإليك ما يجب تضمينه وكيفية الرجوع إلى تلك الأقسام الأخرى.

كيفية كتابة وثيقة خطة إدارة المشروع

ابدأ المستند باسم المشروع والتاريخ.

استخدم نموذجا من مكتب إدارة المشاريع لديك إذا كان لديك واحد، لحفظ الحاجة إلى البدء من الصفر.

ثم قم بتضمين هذه الأقسام:

العتبات وخطوط الأساس: توضيح كيفية إدارة خطوط الأساس للجدول الزمني والنطاق والتكلفة والجودة في المشروع. حدد ما هي الاختلافات المقبولة للخطة التي ستكون (على سبيل المثال، +/- 10٪) وما ستفعله إذا كانت تبدو وكأنها ستنتهك.

ربما تكون قد وثقت ذلك بالفعل في ميثاق المشروع (تعرف على كيفية كتابة ميثاق مشروع هنا).

الحوكمة: حدد ما هو استعراض المشاريع، واستعراض الأقران، وتدابير الحوكمة الأخرى التي ستطبقها خلال دورة حياة إدارة المشروع. كحد أدنى، يجب عليك تضمين علامة رسمية قبالة في نهاية كل مرحلة. هذا هو واحد من أدوار الراعي للمشروع. يمكنك أيضا وضع تفاصيل مراجعات الجودة التي ستحتفظ بها إذا كان ذلك مناسبا لمشروعك.

منهجيات القرارات: هذا هو مكان جيد لكتابة أي بت من منهجية إدارة المشاريع الخاصة بك كنت قد قررت عدم القيام به لأنه غير ذي صلة. على سبيل المثال، يمكنك ملاحظة هنا أنك لن تفعل خطة إدارة المشتريات لأنه لا يوجد المشتريات المطلوبة لمشروعك.

أي شيء آخر: لا تقتصر على هذه العناوين. قم بتضمين أي شيء آخر تعتقد أنه قد يكون ذا صلة بتخطيط المشروع مثل الروابط مع المشاريع الأخرى في الشركة، والعوامل الخارجية التي قد تؤثر على التخطيط الذي تريد جلبه إلى اهتمام شخص وما إلى ذلك.

الخطط الفرعية

إذا قمت بدمج جميع وثائق المشروع الخاص بك في واحدة ستكون خطة ضخمة لإدارة المشاريع.

من الأفضل تضمين الروابط (أو على الأقل وصفا لمكان العثور على الوثيقة) في هذه الوثيقة. ثم إذا كان شخص ما يريد أن يذهب وقراءته، فإنها يمكن العثور عليه، من دون أن تصبح خطة إدارة المشروع الخاص بك حتى طويلة بأغلبية ساحقة أن لا أحد ينظر إليها على الإطلاق.

لا تنسى أن تربط خطوط الأساس أيضا. بالنسبة لخط الأساس الزمني للمشروع، احفظ نسخة من خطتك واربطها بذلك. بالنسبة لخط الأساس للتكلفة، احفظ نسخة من تخطيط ميزانيتك اعتبارا من اليوم وربط بذلك. هذه الوثائق هي وثائق حية وسوف تتغير مع المشروع يتحرك على، ولكن عليك أن تبقي تلك الملفات الأصلية بحيث يمكنك أن ننظر إلى الوراء عليها والقيام المقارنة.

وأخيرا، إضافة عنصر تحكم الإصدار إلى خطة إدارة المشروع الخاص بك بحيث إذا كنت بحاجة إلى تحديثه سوف تكون قادرة بسهولة لمعرفة ما إذا كنت تعمل على أحدث نسخة.