كيف تتوقف قائمة تخطيط الأحداث عن التسويف

هل تأجل البدء في التخطيط لهذا الحدث؟

في تخطيط الحدث، التسويف هو عدوك. كمخططين الحدث، نبدأ عملنا عدة أشهر (حتى سنة!) قبل وقوع الحدث الفعلي. التسويف في هذه المهنة يمكن أن يكون مميتا ويمكن أن يكلفك المال وعملك. لحسن الحظ، مع قائمة تخطيط الحدث الشامل في الجانب الخاص بك، يمكنك قهر المماطلة وتركها ميتا في مساراتها.

قد تلاشت الجميع في وقت أو آخر. في تخطيط الحدث، فمن السهل أن تطغى عليها العديد من المهام التي تحتاج إلى أن تكتمل. وهذا يمكن أن يؤدي إلى عدم اتخاذ أي إجراء على الإطلاق، كما كنت غير متأكد من أين تبدأ.

ومع ذلك، واحدة من أكبر المزايا في التخطيط لهذا الحدث الناجح هو البدء في التخطيط في وقت مبكر. "الطائر المبكر يحصل على الديدان"، والتعابير الأخرى تذكرنا أن أول واحد للوصول إلى المعرض هو في كثير من الأحيان الشخص الذي يحصل على أفضل مقعد في المنزل، ومخطط الحدث الذي يبدأ التخطيط في وقت مبكر لديه فرصة أفضل لاستضافة

لا يمكن أن تنتظر أعمال تخطيط الأحداث

يشمل تخطيط الأحداث تنسيق العديد من الأجزاء المتحركة المختلفة وإدارة العديد من التفاصيل في مختلف مراحل الحدث من هذه المهام لا يمكن أن تكتمل قبل أيام قليلة من الحدث الخاص بك.وعتمادا على نوع الحدث والنطاق، في التخطيط لهذا الحدث الناجح، يجب أن تبدأ في وقت مبكر لتقديم أفضل النتائج الممكنة.

التخطيط الحدث يأخذ الوقت

إذا لم تخصص وقتا كافيا لمعالجة مهمة ما، فلن يتم إنجاز هذه المهمة، وفي تخطيط الحدث، يمكن لمهمة واحدة لم تكتمل أن تؤدي إلى تأثير دومينو ومتعدد خطوات في عملية التخطيط التي كانت على أساس أن مهمة واحدة تبدأ في الانهيار.إذا فشلت في اختيار ال ه غرفة إعداد وترتيب ترتيبات مع العميل الخاص بك، ثم لا يمكنك استئجار الجداول والكراسي.

إذا كنت لا تعرف عدد طاولات وكراسي ستحتاج، ثم البياضات الجدول لا يمكن أن يؤمر. لا يمكن المركزية. انت وجدت الفكرة. شيء واحد يؤدي إلى آخر. قد تتعرض لخطر عدم القدرة على حجز العناصر التي تحتاج إليها.

قائمة تخطيط الأحداث إلى الإنقاذ!

فكر في تخطيط الحدث قائمة سلاحك السري في المعركة ضد التسويف. فهو يوفر لك نقطة الانطلاق في عملية التخطيط، وسوف لا تبقي لكم نظمت فقط وأذكركم من التفاصيل التي قد أغفلت خلاف ذلك، ولكنها سوف تبقي لكم أيضا في الموعد المحدد. وقائمة تخطيط الحدث تساعدك على التغلب على التسويف من خلال توجيه لكم من خلال عملية التخطيط الحدث مع خطوات واضحة التي وضعت المواعيد النهائية.

كيف تضع معا قائمة تخطيط الفعاليات

ابدأ قائمة تخطيط الفعاليات الخاصة بك في أقرب وقت تم تعيين التاريخ لهذا الحدث الخاص بك وكان لديك عقد موقعة في متناول اليد من العميل الخاص بك.لا تبدأ أي عمل حتى يكون لديك وديعة أولية لأنه بخلاف ذلك سيتم القيام بعملك مجانا.

1. الشروع في العمل

عند الجلوس لإعداد قائمة تخطيط الحدث، لا تركز على تواريخ الاستحقاق. يمكن أن يبطئك. تصور الحدث الخاص بك من البداية الى النهاية والتفكير في كل تلك الأشياء - الكبيرة أو الصغيرة - التي تحتاج إلى القيام به بين الآن والحدث نفسه.

علماء الأحداث يعرفون أن الأحداث تتكون من سلسلة من الأحداث الصغيرة التي تناسب معا لتتوج في الحدث النهائي. بدء التفكير في كل تلك الأشياء التي تشكل هذا الحدث الخاص بك و جوت لهم أسفل لأنها تأتي إلى الذهن. سيأتي تنظيم هذه العناصر لاحقا.

2. العصف الذهني!

ضع قائمة على الورق أو الكمبيوتر، مهما وجدت أكثر راحة. فكر في الديكور، والدعوات، وإعداد الغرف، والترفيه، والتوظيف، والطعام والشراب، وتصاريح، وسياسات التأمين، وهلم جرا. فكلما طالت مدة هذا الحدث وقم بتصوير الحدث الخاص بك، كلما كان من الأسهل التوصل إلى مهام فردية. فكر في ذلك كجلسة لتبادل الأفكار.

3. ما يجب تضمينه في قائمة تخطيط الفعاليات الخاصة بك

• بعض العناصر التي يجب تضمينها في قائمة تخطيط الحدث الخاص بك:
• تأكيد التاريخ والوقت مع العميل و
• توقيع العقود مع العميل والمكان والباعة
• تأمين غرف الفندق < تأجير الترفيه (ضيف المتحدث، فرقة، وفناني الأداء، وما إلى ذلك)
• دعوات البريد
• اختر القائمة
• تحديد غرفة إعداد
• استئجار ويتستاف
• تأكيد عدد الضيوف
• الموظفين حسب الحاجة
• المشي من خلال الموقع
• تأكيد كل التفاصيل

4. جدول مواعيد الاستحقاق المبكر

بمجرد أن تكون لديك جميع المهام المكتوبة أسفل يمكنك البدء في العمل إلى الوراء من الحدث لتحديد متى يجب أن تكتمل كل بند. أي شيء يمكن القيام به في وقت مبكر يجب أن تكتب على قائمة التخطيط الحدث الخاص بك مع تاريخ الاستحقاق المبكر. ومن الطبيعة البشرية أن نعتقد أن لدينا وقتا أطول مما نفعله فعلا. لذلك لا تضيعوا ذلك.

إذا كنت تستطيع استئجار أشهر الترفيه الخاصة بك مقدما، تفعل ذلك. إذا كنت تستطيع تأمين الممون من اختيارك، المضي قدما والحصول على عقد الحدث وقعت. قم بإجراء بحوث حول الموردين المحليين إذا لم تكن لديك علاقات مع أي من هذه الشركات. الحصول على السبق في أي شيء يمكن أن تكتمل في وقت مبكر من عملية التخطيط.

تأكد من تضمين المتابعة المنتظمة في قائمتك للتحقق من أن بعض العناصر الرئيسية قد تم إكمالها، مثل التأكد من أن كل مورد قد تلقى العقد الموقع وتاريخه في الجدول الزمني المحدد له. إضافة عنصر للتحقق مرة أخرى مع مقدمي الخدمات الخاصة بك فيما يتعلق القائمة أخذ العينات التي عرضت. السماح دائما وقتا إضافيا لكل عنصر في الجدول الزمني الخاص بك.

استخدم قائمة تخطيط الفعاليات كدليلك

مع قائمة تخطيط حدث شاملة إلى جانبك، يمكنك التغلب على التسويف. الخطوة الأولى هي إعداد القائمة نفسها. وبمجرد أن يتم إنجاز ذلك، ويتم تفصيل المهام مع تواريخ الاستحقاق، فمن السهل للانتقال من عنصر واحد إلى تأليف إلى التالي وفقا للجدول الزمني. هبط المماطلة.