كيفية كتابة رسائل التوبيخ لأداء الموظفين

يتم كتابة خطابات توبيخ من قبل المشرف لتقديم بيان رسمي عن مشكلة الأداء التي يجب أن يتحسن الموظف. وكثيرا ما تكون خطابات التوبيخ خطوة في عملية الإجراءات التأديبية الرسمية التي يمكن أن تؤدي إلى إجراءات تأديبية إضافية للموظف بما في ذلك إنهاء الخدمة إذا لم يحسن الموظف.

تعتبر خطابات التوبيخ عنصرا هاما في توثيق مشكلة أداء الموظف بالنسبة للموظف وصاحب العمل.

خطابات تأبين مكتوبة بوضوح وتحديدا الأداء الذي يجب تحسينه والنتائج إذا لم يتحسن الأداء.

رسائل التوبيخ تتبع عادة التدريب الشفهي من قبل المشرف. وكثيرا ما يسبقه تصحيح شفوي للموظف، يسمى التحذير اللفظي أو التحذير الشفهي الرسمي، حول مسألة الأداء أو مشاكل الأداء ذات الصلة.

اعتمادا على سرعة وشدة مشكلة الأداء، على الرغم من أن خطاب التوبيخ قد يبدأ مناقشة الأداء، ولكن هذا أمر غير عادي.

مكونات رسائل التوبيخ

رسائل التوبيخ الفعالة لها هذه المكونات.

• بيان واضح للمشكلة أو مشكلة الأداء التي يجب على الموظف تحسينها.
• قد تورد رسالة التوبيخ عدة أمثلة عن الطرق التي يمكن للموظف تغيير أدائه للامتثال لتوقعات الأداء. (وهذا يوفر للموظف صورة مشتركة أو معنى مشترك حول توقعات المشرف.)

• أثر عدم الأداء على نجاح الموظف ونجاحه. (كيف يكون الفشل في الأداء له تأثير سلبي في مكان العمل.)
• إذا كان ذلك مناسبا، جدولا زمنيا يجب أن يتحسن فيه أداء الموظف.
• إذا كان ذلك مناسبا، تاريخ الاستحقاق أو تاريخ الانتهاء في ذلك الوقت، سيقوم المشرف بإعادة تقييم أداء الموظف.
• بيان واضح حول العواقب التي يمكن أن يتوقعها الموظف إذا فشل أدائه في التحسن كما هو موضح في خطاب التوبيخ.
• توقيع المشرف أو مدير الموظف.
• توقيع الموظف الذي يكون أدائه هو محور رسالة التوبيخ. وتتضمن الرسالة عموما بيانا بأن توقيع الموظف يمثل أنها تلقت الرسالة، وليس بالضرورة أنها توافق على محتوياتها.
• فرصة للموظف الاعتراض، كتابة، على محتويات خطاب التوبيخ. ويجوز للموظف أن يوافق، ويختلف، ويعبر عن التناقض، وما إلى ذلك. تعلق الردود التي كتبها الموظف إلى خطابات التوبيخ الأصلية.

فيما يلي مثالان على خطابات التوبيخ الرسمية.استخدامها كما يمكنك تطوير رسائل التوبيخ الخاصة بك.

رسالة من تأنيب

إلى:

من:

التاريخ:

إعادة: خطاب التوبيخ

هذا هو خطاب رسمي من توبيخ لإعلامك أن أدائك لا يلتقي المتوقع مستويات المساهمة. في عملك كخبير تقني لدعم العملاء، وضعت توقعات العمل من قبل مجموعة كاملة من خبراء الدعم الفني ومديرهم. وهذا يعني أنها المعيار المقبول لكل أداء خبير الدعم التقني.

أنت تفشل في أداء بالطرق التالية.

• عدد العملاء الذين تخدمهم في الأسبوع هو 30٪ أقل من المعيار الذي باقي خبراء الدعم الفني يجتمعون.
• درجة صعوبة المشاكل التي تختار الرد عليها هي 40٪ أقل من المعيار الذي يحققه بقية الموظفين.
• طول الوقت الذي يقضيه العملاء على الهاتف معك يتجاوز بقية الموظفين بنسبة 25٪.

كما ترون، في ثلاثة قياسات الأداء الأكثر أهمية لعملك، كنت لا تنجح. لقد تحدثك المشرف معك عدة مرات وتلقيت تدريبا إضافيا. وبالتالي، فإننا نعتقد أنك لست على استعداد لأداء. وهذا يؤثر سلبا على عبء عمل بقية موظفي التكنولوجيا.

نحن بحاجة إلى أن نرى تحسنا فوريا في جميع مجالات الأداء الثلاثة أو إجراءات تأديبية إضافية تصل إلى بما في ذلك إنهاء العمل سوف تحدث.

لدينا الإيمان بأن لديك القدرة على تحسين. ونحن بحاجة إلى أن نرى تحسنا فوريا.

جورج بيترسون

المشرف

ماريان ديمارك

مدير الموارد البشرية

رسالة ثانية من التوبيخ

إلى:

من:

التاريخ:

التوبيخ

الغرض من هذه الرسالة من التوبيخ هو أن يضع لك على إشعار رسمي أن الحضور الخاص بك يؤثر سلبا على قدرتك على إكمال عملك. في حين مرتب، لا يطلب من الموظفين المعفاة للعمل ساعات محددة، أسبوع عمل أربعين ساعة هو المعيار والمتوقع.

كنت قد فشلت في الظهور للعمل يوم واحد على الأقل في الأسبوع منذ بدء عملك الجديد ويعملون فقط اثنين وثلاثين ساعة في الأسبوع. وقد أبلغك مديرك بمدى إجازة فملا للقضايا الطبية الشخصية أو العائلية. وقد سألك أيضا إذا كنت بحاجة إلى الإقامة بحيث يمكنك أداء وظيفتك على نحو فعال.

اقترح عليك زيارة قسم الموارد البشرية لمناقشة هذه القضايا وحضورك. لقد رفضت كل الفرص الثلاثة التي عرضناها لمساعدتك على تحسين هذا الأداء الضعيف.

الواقع هو أنه لا يمكنك أداء وظيفتك في أقل من أربعين ساعة. كنت في عداد المفقودين المواعيد النهائية لمهام عملك وتأخير الخاص بك يؤثر سلبا على عمل زملاء العمل قسم التسويق الخاص بك. إنهم يفتقدون مواعيدهم النهائية نتيجة فشلكم في الأداء.

بالإضافة إلى ذلك، فإن عملك غير المكتمل عند تعيينه لزملائك في العمل يضع أعباء عملهم في التحميل الزائد لأن لديهم بالفعل وظائف تتطلب أربعين ساعة عمل أسبوعيا.وهذا أمر غير عادل ولن نتسامح مع هذه الآثار السلبية على مكان العمل بدءا من الآن.

نحن بحاجة إلى رؤية تحسن فوري في الحضور أو سنقوم بإنهاء عملك. وهذا يعني أنه يجب عليك حضور العمل خمسة أيام في الأسبوع. إذا لم تتمكن من حضور العمل خمسة أيام في الأسبوع، لا يمكنك تحقيق الأهداف التي تم توظيفك فيها.

تمنحنا سياساتنا المعيارية لإجازة الإجازة ستة أيام مرضية مدفوعة الأجر و يومين إجازة شخصية يجب أن تستخدمهما على مدار عام. يجب عليك تقديم طلب للحصول على أيام عطلة مقدما.

كنت قد استخدمت بالفعل أربعة من أيامك المرضية وجميع أيامك الشخصية مع الغياب الحالي. نحن لا نخطط لتخصيص المزيد من الوقت لك. هذا يترك لك مع اثنين فقط من الأيام المرضية ووقت الإجازة المدفوعة التي يجب أن تطلب مقدما.

إذا كان لديك غياب يزيد عن وقت الدفع المتاح، سنقوم بإنهاء عملك. نأمل أن تفهم مدى قربك من فقدان وظيفتك. لن تتلقى المزيد من التحذيرات.

التحيات،

ماري ويلمونت، مدير

توماس كريدنس، مدير الموارد البشرية

انظر نموذج إشعار بالاستلام للحصول على إرشادات حول كيفية الموظف الذي يتلقى توبيخ له الحق في الرد.

عينة من التوبيخ

• عينة من التوبيخ: إدارة الشذوذ
• كتابة التأني عينة: الحضور

تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة، في حين موثوق، ليست مضمونة للدقة والشرعية . تتم قراءة الموقع من قبل الجمهور في جميع أنحاء العالم وقوانين العمل واللوائح تختلف من دولة إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية، أو المساعدة من الدولة، الاتحادية، أو الموارد الحكومية الدولية، للتأكد من التفسير القانوني الخاص بك والقرارات صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.