مهارات الإدارة الأساسية للمبتدئين

المستوى 1 من الهرم المهارات الإدارية يظهر المهارات الأساسية أي مدير البداية يجب أن يتقن. وهو أساس هرم المهارات الإدارية، مما يدل على المهارات التي يجب على مدير إتقانها لتكون ناجحة ويبين كيف هذه المهارات الإدارية بناء على بعضها البعض نحو النجاح.

مهارات الإدارة الأساسية

هناك أربع مهارات إدارية أساسية يجب على أي شخص إتقانها لتحقيق أي نجاح في وظيفة إدارية.

هذه المهارات الأساسية الأربعة هي التخطيط والتنظيم والتوجيه والتحكم ونناقش بشكل منفصل بالتفصيل أدناه.

خطة

التخطيط هو الخطوة الأولى والأهم في أي مهمة إدارية. كما أنها غالبا ما يتم تجاهلها أو تخطيها عمدا الخطوة. في حين أن كمية التخطيط والتفاصيل المطلوبة سوف تختلف من مهمة إلى مهمة، لتخطي هذه المهمة هو دعوة كارثة بالتأكيد إلا من قبل حظ أعمى. هذا ما يعطينا فكرة من 6 P من التخطيط (أو 7 P اعتمادا على كيفية الاعتماد).

> التخطيط الاستراتیجي

التخطیط التشغیلي
ھناك عدد من المستویات المختلفة للتخطیط:
التخطیط الاستراتیجي
تخطيط الكوارث
التخطيط التعاقب
تخطيط الأزمات
تخطيط التعويض

تنظيم

يجب أن يكون المدير قادرا على تنظيم الفرق والمهام والمشاريع من أجل الحصول على عمل الفريق بأكبر قدر من الكفاءة والفعالية.

بصفتك مديرا مبتدئا، يمكنك تنظيم فريق عمل صغير أو فريق مشروع. وسوف تكون هناك حاجة هذه المهارات نفسها في وقت لاحق في حياتك المهنية عندما يكون لديك لتنظيم قسم أو تقسيم جديد للشركة.

من الواضح أن هناك الكثير من التداخل بين تخطيط العمل وتنظيمه. حيث يركز التخطيط على ما يجب القيام به، المنظمة هي أكثر تشغيلا وأكثر تركيزا على كيفية الحصول على العمل المنجز بشكل أفضل.

عند تنظيم العمل، تحتاج إلى:

تحديد الأدوار المطلوبة
تعيين المهام إلى الأدوار
تحديد أفضل مورد (أشخاص أو معدات) للدور،
الحصول على الموارد وتخصيصها للأدوار، و
تعيين الموارد إلى الأدوار وتفويض السلطة والمسؤولية لهم.

ما إذا كنت قد تم تعيين فريق صغير أو مشروع لإدارة، بداية المديرين يجب أيضا أن تكون قادرة على تنظيم المكاتب ونظم البيانات.

قد لا تتمكن من التحرك جسديا الناس في جميع أنحاء من أجل الحصول على فريقك معا، ولكن يجب أن تنظر فيه. من ناحية أخرى، قد تحتاج إلى نقل عدة أشخاص إلى مساحة صغيرة وسيكون لديك لتنظيم الأمور حتى يتمكن الفريق من العمل بفعالية داخل تلك المساحة. في وقت لاحق في حياتك المهنية، قد تحتاج إلى تنظيم مكتب لاستيعاب فرق من عدة إدارات مختلفة واحتياجاتها الخاصة.

سوف تحتاج أيضا إلى أن تكون قادرة على تنظيم جميع الأنظمة التي من شأنها التعامل مع البيانات يحتاج فريقك لجمع أو توزيع. في هذه الأيام، تلك هي على الأرجح أنظمة الكمبيوتر. يجب أن تقرر ما إذا كنت تريد، على سبيل المثال، إعداد صفحات ويب مشتركة على الشبكة الداخلية للشركة أو مجرد مجلد مشترك على خادم الملفات. كيف ستنظم الأنظمة حتى يتمكن كل من يحتاج إلى معلومات من الوصول إليه (وأنه غير متاح لأولئك الذين لا ينبغي أن يروا ذلك، مثل منافسيك)؟

إذا كان فريقك يحتاج أو ينتج شيئا آخر غير المعلومات، يجب عليك التنظيم بحيث يحصل فريقك على ما يحتاجونه، عندما يحتاجون إليه، ويمكن أن يخرج للآخرين ما ينتجه فريقك في الوقت المناسب.

لا تنسى تنظيم نفسك. سوف نذهب إلى هذا على مستوى أعلى في المستوى 3 من الهرم مهارات الإدارة، ولكن حتى كمدير البداية يجب أن تكون قادرة على تنظيم نفسك، وقتك، والمساحة الخاصة بك حتى تتمكن من أن تكون أكثر فعالية.

إليك بعض المقالات التي تساعدك على إدارة نفسك بفعالية.

وأخيرا، تذكر، أنه نادرا ما يكفي لتنظيم الأمور مرة واحدة. مع التغيرات المستمرة في الموارد والأهداف، والعوامل الخارجية التي سوف تحتاج عادة لإعادة تنظيم لضبط لهم.

مباشرة

التوجيه هو خطوة الإجراء. لقد خططت ونظمت العمل. الآن لديك لتوجيه فريقك للحصول على العمل المنجز.

ابدأ بالتأكد من أن الهدف واضح للجميع في الفريق. هل يعرفون جميعا ما هو الهدف؟ هل يعرفون جميعا ما دورهم في الحصول على الفريق إلى الهدف؟ هل لديهم كل ما يحتاجونه (الموارد، السلطة، الوقت، الخ) للقيام بدورهم؟

سحب، لا تدفع

سوف تكون أكثر فعالية في توجيه الفريق نحو هدفك إذا كنت سحب (يؤدي لهم) بدلا من دفع (الجلوس وإعطاء أوامر). كنت ترغب في تحفيز الناس على فريقك ومساعدة وإلهام لهم نحو أهداف الفريق.

كونترول

يحاول بعض الكتاب "تهدئة" هذه المهارة من خلال استدعائها "تنسيق" أو شروط مماثلة. أنا أفضل مصطلح أقوى، السيطرة، لأنه من الضروري أن المدير يكون قادرا على السيطرة على أنشطة الفريق.

في الخطوات المذكورة أعلاه، كنت قد خططت للعمل، ونظمت الموارد لتحقيق ذلك بأكبر قدر من الكفاءة، وتوجيه الفريق لبدء العمل. في خطوة التحكم، يمكنك مراقبة العمل الذي يتم القيام به. تقارن التقدم الفعلي بالخطة. أنت تتحقق من أن المؤسسة تعمل كما قمت بتصميمها.

إذا كان كل شيء يسير على ما يرام، لا تحتاج إلى القيام بأي شيء ولكن رصد. ومع ذلك، نادرا ما يحدث. شخص يحصل على المرضى، وقاعدة البيانات يستغرق وقتا أطول كل التكرار مما كان متوقعا، ومنافسا رئيسيا قطرات أسعارها، حريق يدمر المبنى المجاور وعليك أن تخلي لعدة أيام، أو بعض العوامل الأخرى تؤثر خطتك. خطوة التحكم الآن تملي عليك أن تتخذ إجراءات للحد من تأثير ويجلب الأمور إلى الهدف المطلوب في أسرع وقت ممكن.

غالبا ما يعني ذلك العودة إلى مرحلة التخطيط وتعديل الخطط.في بعض الأحيان قد يتطلب تغيير في المنظمة. وسيتعين عليك إعادة توجيه الجميع نحو الأهداف الجديدة وإلهامهم. ثم، بالطبع، يمكنك التحكم في الخطة الجديدة وضبط إذا لزم الأمر. تستمر هذه الدورة حتى إكمال المهمة.

أدوات تحكم المديرين

في خطوة التحكم، تقوم بتعيين معايير للأداء والجودة ثم تقوم بمراقبتها للتأكد من استيفائها. هناك العديد من الأدوات المتاحة لك كما أن هناك أشياء تحتاج إلى رصد.

أدوات الجدولة - عدد من أدوات البرمجيات تسمح لك لإدخال الجدول الزمني الخاص بك ومن ثم تحديث التقدم بانتظام. سيقوم البرنامج بتسليط الضوء على التغييرات في الجدول الزمني حتى تتمكن من تحديد الإجراءات التصحيحية لاتخاذ.
الضوابط المالية - كمدير، سيكون لديك عادة ميزانية. سوف تقارير من إدارة المالية تتيح لك معرفة كيف الانفاق الخاص بك (على الناس والموارد الأخرى) يطابق الخطة.
يتحكم الأشخاص - يجب التأكد من أداء جميع الأشخاص في فريقك كما هو مخطط له. إذا لم تكن كذلك، تحتاج إلى إيجاد وإصلاح السبب. هل لا يفهمون الهدف؟ أليس لديهم بعض الموارد أو المهارات التي يحتاجونها؟ هل المهمة كبيرة جدا بالنسبة لهم وتحتاج إلى تعديل أو تعيين لمورد مختلف؟ عملك كمدير يعني إعطاء أعضاء فريقك ردود الفعل على كيفية أدائها يلبي الخطة. عندما لا تفعل ذلك، تحتاج إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية. وإليك كيفية إعطاء ردود فعل سلبية لأعضاء فريقك بطريقة منتجة.