تشغيل برنامج بطاقة المشتريات

بطاقة الشراء، أو بطاقة P، هي شكل من أشكال بطاقة ائتمان الشركة التي يتم إصدارها للموظفين الذين يمكنهم بعد ذلك الحصول على السلع والخدمات دون الحاجة إلى معالجة المعاملة من خلال إجراءات الشراء التقليدية، مثل وذلك باستخدام طلبات الشراء أو أوامر الشراء.

هناك عدد من برامج بطاقات المشتريات المختلفة، بعضها ينطوي فقط على استخدام البائعين المعتمدين من قبل الشركة، في حين يسمح البعض الآخر لأي بائع لاستخدامها.

إن المشتريات التي يقوم بها الموظف باستخدام بطاقات المشتريات هي عادة قيمة صغيرة ومنخفضة القيمة. وهناك الكثير من ردود الفعل السلبية حول برامج بطاقة المشتريات تستهدف تحديدا إساءة استخدام البطاقة من قبل الموظفين. غير أن فوائد برامج المشتريات أكبر بكثير من المخاطر والتكاليف التي ينطوي عليها تشغيل البرنامج.

-

فوائد بطاقات المشتريات

وجدت حكومة الولايات المتحدة أن المشتريات التي تقل قيمتها عن 2500 دولار تشكل فقط 2 في المائة من إجمالي الإنفاق الحكومي، ولكنها تمثل 85 في المائة من جميع المشتريات. وبما أن التكاليف الإدارية لهذه المشتريات الصغيرة كثيرا ما تجاوزت الإنفاق الفعلي للدولار، زاد استخدام بطاقات المشتريات في العديد من الإدارات الحكومية. وقدرت إحدى الوكالات الحكومية، وهي وزارة التجارة، أن استخدام بطاقات الشراء قد وفرها أكثر من 22 مليون دولار سنويا على التكاليف الإدارية وخفض وقت معالجة المشتريات.

- 3>>

وقد سمح استخدام البطاقات لشراء الإدارات لتركيز جهودها على 15 في المائة من إجمالي إنفاق المشتريات التي تمثل 98 في المائة من إجمالي الإنفاق.

تنفيذ الضوابط الداخلية

إساءة استخدام بطاقات المشتريات هي أخبار رئيسية ولكن غالبا ما تظهر هذه الانتهاكات، وخاصة في الإدارات الحكومية، قيمة عالية من الدولار، ولكنها غالبا ما تكون أقل من نصف واحد في المائة من إجمالي الإنفاق.

ومع ذلك يحدث سوء المعاملة ولكن يمكن السيطرة عليها من خلال تنفيذ الضوابط الداخلية المناسبة للحد من النفايات وسوء المعاملة.

اتجاه إدارة قوي أمر حاسم لبرنامج ناجح بطاقة المشتريات. وينبغي أن تحدد الإدارة بوضوح ما هي الاستخدامات المسموح بها للبطاقة وتعرف وفرض عقوباتها على انحراف الدفع والاحتيال وإساءة الاستخدام. وبطبيعة الحال، يجب أن تكون إجراءات المكتب الخلفي وموارده جاهزة لتنفيذ الضوابط. إذا لم تكن هناك موارد كافية لمراقبة والتعامل مع إساءة استخدام بطاقات المشتريات، فإن الانتهاكات ستستمر وتزداد نظرا لعدم وجود التزام في البرنامج من قبل مستخدميها.

من يحصل على بطاقة؟

آخر سلبي ينظر في برامج بطاقة المشتريات هو أن الشركات تعتقد أنها بحاجة إلى إعطاء بطاقات لجميع موظفيها أن إجراء عمليات الشراء. ليست هذه هي القضية؛ ويجري إصدار بطاقة الشراء ويجري إعطاء الثقة.يجب أن تكون الشركة قادرة على الثقة المستخدم من البطاقة لأنها في الواقع إنفاق أموال الشركة. وينبغي أن تكون هناك عملية للموافقة يتم فيها اختيار الموظفين ومراجعتها والموافقة عليها. إذا كان لدى الموظف ائتمان سيئ ثم يجب أن تعطى بطاقة شراء الشركة؟

فرض حدود للإنفاق

مثل أي بطاقة ائتمان، يجب أن يكون هناك حد ائتماني للمستخدم.

تمنح شركات بطاقات الائتمان حاملي البطاقات حد أقصى بناء على قدرتهم على الدفع. بالنسبة لحاملي بطاقات المشتريات، ينبغي على الشركات منح حاملي البطاقات حد اإلنفاق المناسب لموقفهم وإنفاقهم المحتمل. على سبيل المثال، قد تكون هناك حاجة إلى شخص يعمل كمحلل IT فقط لشراء حبر الطابعة وملحقات أجهزة الكمبيوتر الصغيرة التي قد مجموع سوى بضع مئات من الدولارات سنويا. يجب أن يعكس حد الإنفاق لهذا الموظف هذا ولا يعطى حد إنفاق شامل قدره 2500 $ التي يمكن أن تعطى لجميع موظفي تكنولوجيا المعلومات. يجب مراجعة حدود اإلنفاق بشكل دوري بحيث يتم إعطاء مستوى مناسب للموظفين على أساس إنفاقهم الفعلي.