الموظفين نظرة عامة على الملفات ونموذج سياسة الملف

ملف الموظفين هو الوثائق المحفوظة لأصحاب العمل لتاريخ وحالة علاقة العمل بأكملها مع موظف واحد. ويحافظ صاحب العمل على وثائق التوظيف هذه في ملف الموظفين لثلاثة أسباب.

• يريد صاحب العمل الحصول على معلومات دقيقة في متناول يدك وتنظيمها عندما تحتاج إلى الوصول إلى المعلومات لأي سبب كان. التغييرات في الاتصالات في حالات الطوارئ، عناوين الموظفين، وتتبع تقييم الأداء، خطابات التأديبية، والاعتراف بالموظفين، والمواد تطبيق التوظيف هي أمثلة على أنواع المعلومات التي صاحب العمل سوف تريد أن تكون قادرة على الوصول بسرعة.

• یحتاج صاحب العمل إلی الاحتفاظ بوثائق حول قضایا الموظفین مثل اختیار الموظفین والأداء وتاریخ العمل ومبررات التعویض والترقیة الداخلیة، علی سبیل المثال لا الحصر.
  تتطلب مطالبة لجنة تكافؤ فرص العمل أو دعوى قضائية أو حتى الحاجة لتبرير عدم رفع أو ترقية لموظف أن يكون صاحب العمل قد جمع هذا النوع من وثائق الموظف واحتفظ به.
• بعض سجلات الموظفين مطلوبة من قبل الحكومة الفدرالية أو حكومات الولايات لأصحاب العمل للحفاظ عليها. تنظيم معلومات الموظف في ملف الموظفين منطقي للوصول والامتثال القانوني والاستعداد.

أنواع ملفات الموظفين

يحتفظ صاحب العمل عموما بعدة أنواع من ملفات الموظفين، للاستخدام التجاري، لسرية الموظف، والخصوصية الطبية، والامتثال القانوني. أنا لست على علم بأي قانون يقول كم عدد الملفات التي يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بها.

ومع ذلك، هناك العديد من القوانين، وهناك أفضل الممارسات للموظفين لسرية الموظف، التي تحكم محتوى ملفات الموظفين والذين لديهم إمكانية الوصول إلى تلك المعلومات.

هذه هي ملفات الموظفين التي يحافظ عليها معظم أرباب العمل في الولايات المتحدة. (قد تختلف القوانين والممارسات العالمية).

• ملف الموظفين: هذا هو ملف الموظف الرئيسي الذي يحتوي على تاريخ علاقة الاستخدام.
• ملف كشوف المرتبات تريد الاحتفاظ بملف منفصل لكافة كشوف المرتبات المتعلقة بالمرتبات والمزايا.
• الملف الطبي للموظفين: يتطلب قانون النقل والتأمين الفيدرالي للتأمين الصحي لعام 1996 (هيبا) من أرباب العمل حماية السجلات الطبية للموظفين على أنها سرية.
• I-9 نماذج الموظفين: تحتاج إلى الحفاظ على ملف منفصل لجميع الموظفين (وليس لكل موظف) I-9 أشكال لأنك لا تريد الموظفين الحكوميين، والمخولين للتحقق من هذه النماذج تحت مجموعة متنوعة من الظروف، وتبحث من خلال الرئيسي الخاص بك، ملفات الموظفين الموظفين السرية.

وصول الموظفين إلى ملفات الموظفين

يسمح للموظفين بالوصول إلى ملفات الموظفين الخاصة بهم تحت إشراف وإشراف موظفي الموارد البشرية.وتعتبر ملفات موظفي الموظفين ملكا لصاحب العمل الذي يتحمل مسؤولية الحفاظ عليه وحمايته.

نموذج سياسة ملف الموظفين

فيما يلي نموذج سياسة ملف الموظفين لاستخدامها في شركتك. ويناقش مختلف الملفات الموصى بها والذين يجب أن يكون الوصول إلى كل ملف.

سياسة العينة

تحتفظ الشركة بثلاثة ملفات للموظفين لكل موظف.

يتم حفظ ملف الموظفين لكل موظف من (اسم شركتك). وتحتوي ملفات الموظفين هذه على وثائق سرية ويديرها موظفو الموارد البشرية ويحتفظون بها.

يقتصر الوصول إلى هذا الملف على موظفي الموارد البشرية ويفترض أن مدير كل موظف يحتفظ بملفه الخاص مع الوثائق ذات الصلة بأداء عمل الموظف.

تتضمن المستندات النموذجية في ملف الموظفين طلب التوظيف، نموذج الاتصال في حالات الطوارئ الأسرية، تاريخ الإجراءات التأديبية الموثقة، السيرة الذاتية، كتيب الموظف، وصحيفة تسجيل صاحب العمل، والمعلومات الشخصية الحالية، والمراجع الوظيفية.

ليس كل ملفات الموظفين تحتوي على نفس المستندات ولكن كل ملف من الموظفين يحتوي على بعض الوثائق التي هي نفسها.

يتم أيضا حفظ ملفات الرواتب . ملفات الرواتب تحتوي على تاريخ من وظائف الموظف، والإدارات، والتغيرات التعويض، وهلم جرا. الوصول إلى ملف الرواتب يقتصر على الموظفين المناسبين المحاسبة والموارد البشرية.

كما يتم حفظ ملف طبي للموظفين . محتويات الملف الطبي غير متاحة لأي شخص باستثناء الموظفين المعينين بالموارد البشرية والموظف الذي يتم الاحتفاظ بسجلاته في الملف. في اسم شركتك)، تتلقى الملفات الطبية أعلى درجة من التخزين الآمن والسرية.

يجوز للموظف عرض ملف الموظف الخاص به عن طريق الاتصال بموظف الموارد البشرية خلال ساعات العمل العادية. ولا يجوز لأي موظف أن يغير أو يزيل أي وثيقة من ملف موظفيه يجب أن ينظر إليها بحضور موظف من موظفي الموارد البشرية.

تعرف أيضا باسم ملفات الموظفين وسجلات الموظفين وملفات الموارد البشرية والتوثيق

إخلاء المسؤولية - يرجى ملاحظة:

سوزان هيثفيلد تبذل قصارى جهدها لتقديم إدارة الموارد البشرية، ، والمشورة في مكان العمل على حد سواء على هذا الموقع، وربطها من هذا الموقع، لكنها ليست محامية، والمحتوى على الموقع، في حين موثوق، ليست مضمونة للدقة والشرعية، ولا ينبغي أن تفسر على أنها المشورة القانونية .

يوجد في الموقع قوانين وقوانين جمهور وعمالة على مستوى العالم تختلف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر، وبالتالي فإن الموقع لا يمكن أن يكون نهائيا على كل منهم لمكان عملك. عندما تكون موضع شك، احرص دائما على الحصول على مشورة قانونية أو مساعدة من موارد حكومية أو اتحادية أو حكومية دولية للتأكد من صحة تفسيرك القانوني وقراراتك. المعلومات الواردة في هذا الموقع هي للإرشادات والأفكار والمساعدة فقط.