ما تحتاج إلى معرفته حول الجداول الزمنية للإعلانات

تعتمد العديد من الصناعات على الجداول الزمنية لمراقبة إنتاجية الموظفين وحساب الأرباح والمنافع. البعض يستخدم نظام "الحضور إلى الحضور" مع البطاقات الزمنية الرسمية، والبعض الآخر يعتمد على نظام إدارة الوقت الذي يسجل تفاصيل معقدة حول الطريقة التي يقضيها الوقت كل يوم. وهذه الأخيرة هي التي تستخدمها وكالات الإعلان والتسويق والتصميم في جميع أنحاء العالم.

إدخال البيانات على هذه الجداول الزمنية، عادة من قبل الموظفين في قسم الإبداع، بتسجيل الساعات التي أنفقت على كل جزء من المشروع.

هذا لا يعني فقط إنشاء الحملة، ولكن الإحاطة الأولية، وعرض العميل، وحتى الوقت الذي يقضيه في يطلق النار واستوديوهات الإنتاج. فقط من خلال الحصول على صورة واضحة عن الطريقة التي تم إنفاق الوقت يمكن للوكالة التعامل بفعالية عبء العمل، وترتيب الفواتير العميل، والطريقة التي يتم تخصيص الوقت بين الفرق.

- 2>>

الجدول الزمني باختصار

في الأيام الأولى من الإعلان، مثل العديد من المهام في تلك الحقبة، تم تسجيل الوقت يدويا على الورق مع الأقلام وأقلام الرصاص (والكثير من محو). في هذه الأيام، يتم إدخال الوقت في الكمبيوتر أو قرص باستخدام قطعة متطورة من البرامج التي يمكن سحب التقارير من جميع الأصناف.

معظم المحلات التجارية لديها قالب مماثل جدا التي تشمل:

- <>>

• رقم الوظيفة
• العميل
• المهمة
• أي وجميع الموظفين المعينين
• تاريخ و عدد ساعات العمل
• السعر بالساعة < العمل الإضافي
• عند بدء مشروع للعميل، سيقوم مدير الحساب أو مدير حركة المرور بفتح رقم وظيفة والبدء في تتبع الساعات.

وهذه عادة ما تطابق الاقتراح أو العطاء المقدم إلى العميل، وسيتم تقسيمها إلى ساعات يقضيها أساسا في: البحث والتخطيط والاستراتيجية والتنمية الإبداعية والإنتاج وإدارة المشاريع.

إذا ذهب كل شيء إلى التخطيط، فإن الساعات الفعلية التي تنفق على المشروع ترتبط بشكل جيد مع التقدير، ولكن هذا ليس هو الحال في العادة.

التنمية الإبداعية غالبا ما يأكل أكثر من أي جزء آخر من العملية، وذلك بسبب تغيير في الاتجاه، ملاحظات العملاء، أو عدم القدرة على كسر الموجز. هذا يمكن أن تصبح نقطة خلاف مع العميل، لأنها لا تريد أن تنفق الكثير من المال الاضافي على وقت الإبداعي لأن الإدارة الإبداعية تواجه صعوبة في تحديد الحل.

ومع ذلك، يجب ملء الجدول الزمني بشكل صحيح لتتبع ذلك الوقت، وإظهار العميل كيف تم إنفاق المال، وكيف تعمل الوكالة. إنها طريقة جيدة لمعرفة ما إذا كانت بعض المشاريع كثيفة العمالة إلى حد كبير لتحقيق الربح، أو إذا كان البعض الآخر مربحا جدا لجدارة الاستثمار في هذا العميل لمزيد من العمل. وباختصار، هذا هو دور الجدول الزمني.

الإيجابيات من الجداول الزمنية

وهنا لماذا الجداول الزمنية هي شريان الحياة من أي وكالة:

المال

• - تيمشيتس تظهر وكالة (حتى في المنزل) كم عدد الساعات المسجلة لكل جزء من كل حملة. فإنه من السهل ثم لمعرفة ما إذا كان العميل التجنيب يستحق ذلك، أو إذا حان الوقت لوضع العميل على أساس كل مشروع على حدة. مع وجود وكالة في المنزل، قد لا يؤدي ذلك الوقت مباشرة إلى الفواتير، لكنه لا تظهر إدارة مدى فعالية تحريك وقت الإدارة الإبداعية. إذا تم اكتشاف أنها تنفق 90٪ من وقتهم على جانب واحد فقط من الأعمال التجارية، التي يمكن أن تخلق بعض الإشارات الحمراء.

الشفافية

• - إذا تم تنفيذ الجداول الزمنية بشكل صحيح، فمن السهل أن نرى أين تعمل الأشياء بسلاسة، وحيث الاختناقات أو أوجه القصور تزحف في. لماذا واحد مؤلف التأليف نصف الوقت على عميل واحد من آخر هو ؟ وإذا كانت هناك حاجة إلى المزيد من التصميمات، فإن نظرة سريعة على الجدول الزمني سوف نرى ما إذا كان القسم يعمل بأكثر من اللازم. الالتزام والمساءلة

• - يتوقع معظم العملاء انفاق مبلغ معين من الساعات على المشروع. إذا كانوا لا يعتقدون أن كمية مناسبة من الجهد وضعت في وظيفة، والجداول الزمنية يمكن أن توفر البيانات ليقول خلاف ذلك. كما انها طريقة لإظهار بعض العملاء فقط كم القيمة التي يحصلون عليها من الوكالة. تحليل

• - الأداء السابق غالبا ما يكون مؤشرا جيدا للمستقبل. إذا كان العميل يمتص الحياة خارج الوكالة وجعلها جهنم على الجميع، والبيانات من الجداول الزمنية يمكن أن تظهر إذا كان يستحق الحفاظ على هذا العميل حولها، أو إذا حان الوقت للسماح لهم بالرحيل. على الجانب الآخر من المعادلة، يمكن أن تظهر وكالة ربحية بعض العملاء، والتي تتطلب الحد الأدنى من العمل الإبداعي والجهد، ولكن الحد الأقصى للعائد على الاستثمار.
  سلبيات الجداول الزمنية

مع كل تلك النقاط الإضافية، ما هي المشكلة؟ حسنا، هناك سبب في أن الجداول الزمنية محاطة عالميا من قبل الجميع تقريبا باستثناء عدد كرونشرز الوكالة:

الوقت

• - كثير من الناس في الوكالات، وخاصة في الإدارات الإبداعية، لا يريدون تكريس أي وقت من الأوقات إلى الادارة. كما الإبداعية، فإنه يمكن أن يكون ضارا للخروج من العصف الذهني الإبداعي كبيرة لملء ساعات. العديد من مديري الحسابات لديهم نفس المشاكل. انها سخرية، ولكن الوقت لنادرا ما يتم تخصيص الجداول الزمنية. أخطاء

• - هذا يذهب مباشرة إلى النقطة الأولى. ستترك العديد من تصميمات الإعلانات الجداول الزمنية حتى آخر دقيقة قبل إعداد تقرير الفوترة في نهاية الشهر. وهذا يعني أن دقة الجدول الزمني يذهب من جيدة إلى حد ما مروعة. من الصعب تذكر عدد الدقائق التي أنفقتها على وظيفة واحدة قبل أسبوعين، لذلك غالبا ما تكون قطعة من التخمين. إذا تم تخمين جميع الجداول الزمنية، فإنه يجعلها عديمة الفائدة تقريبا. ضعف التركيز

• - الوقت ليس مؤشرا رائعا للإعلان الممتاز. متجر واحد يمكن أن تنفق 40 ساعة ولا تنتج أي شيء من المذكرة، وآخر يمكن أن تعمل 10 وإنتاج تحفة. الجداول الزمنية لا تسجل نوعية التفكير، فقط الوقت الذي يقضيه القيام بذلك.
  مستقبل الجداول الزمنية

الجداول الزمنية هنا للبقاء، ويجب أن يتم يدويا. تتبع الوقت الآلي لا يعمل، لأنه يتطلب يدويا البدء والتوقف. إذا كنت قد نسيت لبدء الساعة، تفقد ساعات. ننسى لوقفه وبعض الفواتير الفقراء يتم تحريرها لساعات العمل التي أنفقت على مشروع آخر. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى مشاكل (وحتى الدعاوى القضائية) مع الإفراط في الفوترة، وفقدان عميل قيم.

الطريقة الوحيدة لضمان حسن الوقت تتبع هو الإصرار على الجميع في الوكالة التحديثات الجداول الزمنية مرتين على الأقل في اليوم، مرة واحدة قبل الغداء ثم مرة أخرى قبل الذهاب إلى المنزل. إذا تم ذلك، فإن الجداول الزمنية تكون دقيقة ومفيدة. وإذا لم يتم ذلك، يجب على الوكالات أن تكون خلاقة مع الدافع. العثور على وسيلة لتحفيز عملية تتبع الوقت. إعطاء الموظفين الذين يحتفظون بسجل دقيق من وقتهم مكافأة أسبوعية، أو بضع ساعات من يوم الجمعة. قد يبدو مثل مضيعة للوقت والمال، ولكن الجداول الزمنية دقيقة يمكن أن يكون يستحق أكثر بكثير إلى وكالة من بضع مئات من دولارات الولايات المتحدة هنا أو هناك كل أسبوع.