طلب تقديم اقتراح (رفب)

مقدمة

عندما يتم تحديد متطلبات الأعمال المعقدة، تكون الشركة جاهزة للعثور على مورد لتلبية المتطلبات. الخطوة الأولى في العثور على بائع هو إنشاء وإرسال طلب اقتراح (رفب). يجب أن تحتوي وثيقة طلب تقديم العروض بالتفصيل على كل جانب من متطلبات العمل، وما تطلبه الشركة من بائع محتمل لتلبية المتطلبات المحددة في طلب تقديم العروض.

سيقوم البائع بتقديم عرض بناء على فهمه للمتطلبات المحددة في طلب تقديم العروض، وسيتم تقييم العطاءات المنافسة لإنتاج إما اختيار المورد الفائز أو قائمة قصيرة من الباعة الذين سوف ثم تقديم العروض إلى الشركة.

تحديد طلب وثيقة اقتراح

وثيقة طلب تقديم العروض أمر بالغ الأهمية للحصول على بائع يمكنه الوفاء بمتطلبات عمل العميل. إذا كانت الوثيقة معيبة، إما عن طريق متطلبات غامضة أو متطلبات مفقودة أو متطلبات غير معقولة على البائع، فإن عملية تقديم العروض سوف تؤدي إلى عطاءات غير مكتملة، أو في بعض الحالات، لا عروض على الإطلاق. ولا یطلب من الموردین تقدیم عطاءات إلی کل طلب تقدیم العروض الذي یحصلون علیھ، وحتی لو استطاعوا الوفاء بمتطلبات طلب تقدیم العروض، فقد لا یکون لدیھم القدرة علی تسلیم المتطلبات في الوقت المناسب. وكثيرا ما يتم العثور على وقت لاحق عندما يقوم العميل بإرسال طلب تقديم العروض إلى صغار البائعين الذين قد يكونون قادة في مجال عملهم ولكن ليس لديهم الوسائل أو القدرة على تلبية احتياجات العميل.

كل طلب تقديم العروض سيكون مختلفا بناء على المتطلبات التي تم تحديدها والاحتياجات المحددة للعميل. حتى داخل نفس الشركة، قد تختلف وثيقة طلب العروض في التركيز اعتمادا على المتطلبات الأساسية. بالنسبة لبعض طلبات تقديم العروض، قد يكون التركيز على السعر، في حين قد يركز البعض الآخر على أوقات التسليم أو متطلبات الجودة للبنود المطلوبة.

السمات الخاصة لوثيقة رفب

هناك بعض ميزات وثيقة طلب تقديم العروض المطلوبة. على سبيل المثال، يجب أن يكون لكل طلب تقديم العروض تاريخ ووقت محددين يطلب فيه العميل من جميع الموردين المحتملين تقديم عطاء. إذا تم تقديم عروض الأسعار بعد ذلك التاريخ، فيجب تجاهلها. إذا تعذر على المورد تقديم عرض أسعار في الوقت المحدد، فقد يشير ذلك إلى احتمال حدوث مشكلة مع المنظمة وربما مخاوف بشأن التسليم.

ومع ذلك، يجب على العميل إعطاء الباعة الوقت الكافي لتقديم العطاء. إذا كانت المتطلبات معقدة بشكل خاص، قد يحتاج البائعون إلى تجميع فريق استجابة لكسر المتطلبات في المناطق التي يمكنهم فهمها ثم تجميع عرض الأسعار. إذا كان الجدول الزمني المحدد في طلب تقديم العروض قصير جدا، قد يتم الاستعجال عن الردود ويمكن أن يخمن البائعون تعقيدات المشروع بدلا من فهمه بالكامل.وسيؤدي ذلك إلى عطاءات غير دقيقة وعملية رفب ضائعة.

يجب أن تشير وثيقة طلب تقديم العروض إلى العملية إذا كان لدى البائعين أسئلة إضافية حول المتطلبات المحددة في طلب تقديم العروض. وينبغي ألا يسمح للبائعين بالاتصال بالعملاء لأن ذلك يمكن أن يؤدي إلى إعطاء مورد واحد معلومات إضافية تمنحهم ميزة تنافسية.

من الأفضل ترتيب مكالمة جماعية بحيث يمكن لممثلي كل بائع طرح الأسئلة الموجهة إلى العميل والاستماع إليها. وهذا يكفل الإنصاف في عملية تقديم العطاءات.

يجب أيضا أن تحدد وثيقة طلب تقديم العروض بوضوح تنسيق رد الموردين على طلب تقديم العروض. إذا لم يتم تحديد ذلك بشكل واضح، سيتم إرسال الردود التي هي في أشكال مختلفة وسيكون من المستحيل مقارنة عروض البائعين. يجب أن يحدد تنسيق الاستجابة ما هو مطلوب من المورد في كل قسم، مثل المراجع، والسير الذاتية لأعضاء الفريق المحتملين، ومستند مع فهم الموردين للمتطلبات، وتنسيق التسعير. إذا كان كل بائع يلتزم بتنسيق الاستجابة الصحيح، فهذا سيجعل المقارنة بين عروض الأسعار أسهل.