إستراتيجيات لتحسين الحسابات الدائنة

بالنسبة إلى العديد من الشركات، لا تحظى إدارة الحسابات الدائنة بالكثير من الاهتمام إلا إذا حدث خطأ ما. ومع ذلك، هناك الكثير التي يمكن الحصول عليها من قسم الحسابات الدائنة التي يتم تشغيلها بشكل جيد. على العكس من ذلك، هناك الكثير من المشاكل التي يمكن أن تأتي من واحد الذي هو مجرد ليمبينغ على طول. وكثيرا ما يكون لهذه الإدارة تأثير هائل على التدفق النقدي للأعمال التجارية، وهناك فرص يمكن اكتسابها أو فقدانها من الاستفادة من اتفاقات الدفع مع الموردين.

يجب أن تكون دائرة الحسابات الدائنة بشكل جيد قادرة على الاستفادة من تخفيضات الحجم وخصومات الدفع المبكر، فضلا عن تحديد أفضل طريقة للحفاظ على أكبر قدر ممكن من النقد للأعمال التجارية من أجل مصروفات واستثمارات أخرى. وينبغي أن تكون هذه الدائرة قادرة أيضا على ضمان وفاء الموردين بالتزاماتهم على أساس الاتفاقات والعقود، لذلك إذا لم يتم الوفاء بمعايير الجودة أو الجودة، يتم حل القضايا واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.

- <>

الحسابات المشتركة مشاكل الدفع

على الرغم من أن هناك العديد من الفرص لخفض التكاليف وتحرير النقد، وهناك أيضا عدد من العقبات التي تواجه الشركات عندما تحاول تحقيق هذه الأهداف. كشفت دراسة كانون كانون الأول / ديسمبر لعام 2014 بشأن حسابات الدفع الدائنة أن معالجة الورق كانت واحدة من أكبر مصادر المشاكل بالنسبة للعديد من المنظمات، مع الوقت الذي يستغرقه التعامل مع الفواتير الورقية كونها أكبر مشكلة.

-

من مصادر القلق الرئيسية الأخرى:

• ضمان أن المدفوعات تتم في الوقت المحدد
• تبسيط عملية الموافقة على الفاتورة
• الحصول على أفضل شروط الدفع مع الموردين والتأكد من أن الالتزامات
• التعامل مع مجموعة متنوعة من أنظمة المحاسبة والفواتير المورد
• تسجيل والتحقق من أمن البيانات والمعاملات

العديد من القضايا المدرجة أسوأ أو التي تم إنشاؤها عن طريق الاعتماد على الفواتير الورقية. الأعمال الورقية المفقودة هي مشكلة متكررة في العديد من المنظمات، مما يؤدي إلى الدفعات المتأخرة أو المفقودة. بالإضافة إلى ذلك، في حين أن عددا من الشركات ترغب في رقمنة الأوراق الخاصة بهم، فإن غالبية الموردين لا تزال إرسال الفواتير الورقية أو إرسالها عن طريق الفاكس.

معظم الشركات الصغيرة تعامل مع حساباتها الخاصة بأوراق الدفع، ويتم الكثير من ذلك يدويا. ونظرا لأن عددا قليلا من الموردين قد تحولوا إلى الفواتير الإلكترونية، فإن معظم المنظمات تنفق كميات كبيرة من اليد العاملة يدويا على إدخال البيانات وخلق نسخ رقمية من الوثائق.

استخدام الوثائق الورقية يبطئ في كثير من الأحيان عملية الموافقة على الفاتورة منذ نسخ يجب أن يتم تسليم وتسليمها إلى أعضاء الإدارة المناسبة للمراجعة. وعندما يتعذر الوصول إلى الوثائق الورقية أو يمكن الحصول عليها بسهولة في شكل رقمي، فإن من الصعب تحليل البيانات وضمان الحصول على أفضل اتفاقات الدفع والالتزام بالالتزامات.وفي الوقت المحدد، يمكن أن تضيع اتفاقات الخصم المبكر السداد إذا لم تتمكن الشركات من تسديد الدفعات عندما يطلب منها ذلك، وبالتالي فإن المسائل المتعلقة بالأوراق يمكن أن تكون مكلفة.

التحسينات والتحسين

يرجع ذلك إلى حقيقة أن عددا من القضايا المتعلقة بالإدارة السليمة للدوائر الحسابات الدائنة تنبع من نفس الأسباب الجذرية، وهناك أيضا بعض التعديلات التي يمكن للمنظمات أن تجعل من شأنها أن تأخذ الرعاية من العديد المخاوف في نفس الوقت. ثلاثة من أكثر الطرق فعالية التي يمكن للشركات أن تبسط حساباتها عمليات إدارة الدفع هي:

• استخدام التعرف على الأحرف الكائن لرقمنة الأوراق
• الاستفادة من البوابات الإلكترونية التي يمكن الوصول إليها الموردين
• إنشاء سير العمل إدارة

أوكر

في حين أن العديد من الشركات تستفيد بشكل روتيني من الماسحات الضوئية لإنشاء نسخ رقمية من الأوراق، وهذا عادة ما ينطوي فقط على إنشاء صورة للمستند الذي يتم حفظه على جهاز كمبيوتر. وهذا يعني أن المعلومات لا تزال بحاجة إلى إدخالها يدويا في قاعدة بيانات، لذلك في حين أن فقدان السجلات هو أقل من قضية، فإنه لا يزال يستغرق وقتا طويلا.

التعرف على الأحرف الكائن أو أوكر، ينطوي على مسح مستند واسترجاع البيانات منه. يمكن إضافة هذه البيانات تلقائيا إلى قاعدة بيانات أو جدول بيانات. وتساعد عملية التعرف الضوئي على الحروف على تقليل مشكلة أخطاء إدخال البيانات يدويا وتسمح بإدخال المعلومات بمجرد استلام الأوراق. أوكر يستغرق تقريبا نفس الوقت للموظف كما مسح مستند لإنشاء ملف صورة، وعموما لا يتطلب أي خطوات إضافية. في بير غارتنر، هناك منظمات قادرة على نشر 80 في المئة أو أكثر من فواتيرها دون أن يضطر الموظف إلى المشاركة مباشرة.

بوابات الموردين

يمكن أن يساعد تبسيط عملية إدخال الفواتير والبيانات في نظام مركزي الشركات على إنشاء أو الاستفادة من بوابة إلكترونية تتيح لأصحاب الأعمال ومورديها تتبع الطلبات، والنظر في الفواتير والاطلاع على الدفعات مصنوعة. ومن شأن إتاحة هذه البيانات لعدد من األفراد في مؤسسة ما أن يساعد على ضمان أن يكون لدى إدارة الحسابات الدائنة اإلشراف السليم، ويمكنها أن تساعد في تسريع الوقت الذي تستغرقه الموافقة على الفواتير. السماح للموردين بالوصول إلى البوابة يمكن هذه الشركات من تقديم الفواتير وتتبع المدفوعات وكذلك أن تكون على بينة من أي مشاكل مع الإمدادات المستلمة أو الفواتير الفواتير.

إنشاء سير العمل والعمليات

ومع ذلك تقرر المنظمة التعامل مع جهود إدارة البيانات الخاصة بها، فمن المهم أن تكون هناك عملية راسخة لإدارة الحسابات والمدفوعات. وهذا يمكن الشركات من التأكد من أن العمليات تعمل وتعرف البدائل إذا كانت مرهقة أو تؤدي إلى أخطاء أو تأخيرات. وفقا لشركة ديلوات، ينبغي لهذه العمليات أن تفصل ما تفعله دائرة الحسابات الدائنة عندما تتلقى فاتورة، وكيف يتم إدخال البيانات ومشاركتها، وما هي العملية للحصول على الفواتير المعتمدة. وينبغي أن تكون هناك أيضا مبادئ توجيهية لتحديد أفضل السبل للتعامل مع دفع أنواع مختلفة من الموردين.

في حين أن العديد من الموردين يقدمون خصومات على الدفع في غضون 30 أو 90 يوما، فإنه قد لا يستحق الخصم إذا كان ذلك يحول دون تدفق نقدي للمنظمة. ومن الضروري أيضا أن تكون هناك طريقة للتحقق من أن كل من الشركة والموردين يفيان بوصفات العقد أو الاتفاق. ويمكن أن يساعد إنشاء سير العمل للتعامل مع هذه القضايا المنظمات على اتخاذ الخيارات الصحيحة.

عندما لا يتم تسليم الموردين في الوقت المحدد، بكميات كافية أو كميات مناسبة من الأسهم، قد لا ترغب الشركات في دفع الفواتير حتى يتم حل هذه المسائل. ويمكن أن يكون سير العمل حاسما في تحديد ما ينبغي عمله عند ظهور هذه القضايا. بالإضافة إلى ذلك، المدفوعات إلى الموردين أيضا تحتاج إلى أن يتم في الوقت المناسب لمنع فقدان الخصومات أو تكبد عقوبات على التأخر في الدفع. ويتعين توثيق كل اتفاق للموردين وتحديثه مع تغير الأمور، وينبغي أن تكفل العمليات معالجة كل حساب على النحو المناسب.

قد يساعد إنشاء سير العمل أيضا شركة ما:

الاستعانة بمصادر خارجية

رقمنة السجلات، وتنفيذ التعرف الضوئي على الحروف واستخدام البوابة التي يمكن للموردين الوصول إليها قد لا يكون شيئا ضروريا للشركات الصغيرة، ولكن لا ينبغي للمنظمات أن تفترض أن التكلفة سوف تمنع الأعمال التجارية من أن تكون قادرة على الاستفادة منها. وفي حين أن تكلفة إنشاء النظم الإلكترونية والمحافظة عليها قد تكون باهظة بالنسبة للعديد من المنظمات الصغيرة والمتوسطة الحجم، فإن القيام بذلك داخليا ليس ضروريا في كثير من الأحيان. هناك مجموعة متنوعة من موفري الجهات الخارجية التي يمكن للمؤسسات الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهام. يمكن للمنظمات الحصول على مساعدة خارجية للحصول على كل شيء من إنشاء عملية التعرف الضوئي على الحروف لمساعدة الشركة على إنشاء سير العمل لتحليل عقود الموردين.

في حين أن المنظمات قد لا تكون قادرة على دفع تكاليف تنفيذ مجموعة متنوعة من أنظمة تكنولوجيا المعلومات من تلقاء نفسها، بعد التعامل مع طرف ثالث لهم في كثير من الأحيان بأسعار معقولة جدا. وستحتاج الشركات إلى مقارنة تكاليف استخدام الأطراف الخارجية لتطوير هذه النظم ضد الوفورات المحتملة وقيمة تحرير الأموال النقدية، ولكن الاستعانة بمصادر خارجية تتيح للمنظمات الاستفادة من التكنولوجيا والنظم التي تكون عادة مكلفة للغاية.

• تأكد من أن طلبات الشراء يتم إنشاؤها لكل طلب جديد
• تحقق من تطابق الفواتير مع المنتجات المستلمة والوفاء بالاتفاقيات التعاقدية
• تحقق من السجلات للتأكد من أن الدفعات يتم إجراؤها في الوقت المحدد وعدم تكرارها
• تحديد أفضل طريقة لتسديد الفواتير، من خلال تحويل الأموال عبر الإنترنت أو بطاقات الائتمان، لتقليل الرسوم