أعلى إستراتيجيات تحسين الحسابات المستحقة

إن وضع إستراتيجية فعالة لإدارة الحسابات المستحقة القبض هو جزء مهم من إدارة نشاط تجاري ناجح. وعلى الرغم من ذلك، فإننا نتعامل بشكل روتيني مع الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تفشل في اتخاذ نهج منهجي للوضع، وأنها أسوأ من ذلك. ويؤدي تحسين عمليات الحسابات المستحقة القبض وتحسينها إلى تحقيق العديد من الفوائد للجدول، ولا تنطبق هذه المعايير على أر نفسها. كما أن عملية أر وفعالة وفعالة تؤثر بشكل إيجابي على التسويق والمبيعات وخدمة العملاء والعمليات الشاملة.

لذلك، فإنه يستحق ذلك تكريس الوقت والجهد لتحسينه.

تحسين حسابات القبض: لماذا يهم

مثل العديد من مالكي الأنشطة التجارية، قد لا ترى على الفور فوائد التحسين المسبق لعمليات الحسابات المستحقة. كما ذكر أعلاه، ومع ذلك، فإن القيام بذلك يمكن أن تحسن بشكل كبير العديد من جوانب عملك. فهو يمنع رأس المال الحالي من الذهاب إلى النفايات، مما يزيد من السيولة. بدوره، الأعمال التجارية هي أكثر قدرة على خفض الديون، وخفض التكاليف، ونمو الأموال، وفي كثير من الحالات، تفوق المنافسة.
جزء مهم من تحسين عمليات الحسابات المستحقة القبض هو الاستمرار في بدء العملية في وقت مبكر. في كثير من الأحيان، والأعمال التجارية هي عازمة جدا على جعل المبيعات أنها تعامل حسابات القبض باعتبارها فكرة لاحقة. إن بدء العملية مبكرا يعني مناقشة أمور مثل شروط الدفع في المراحل الأولى من علاقة العميل. الحصول على عميل جديد على متن الطائرة مع المدفوعات الإلكترونية في وقت مبكر من هذه العملية هو مثال آخر على اتخاذ نهج استباقي للوضع.

قبل القيام بأي شيء آخر، بعد ذلك، تلزم شركتك لجعل الحسابات المستحقة أولوية في وقت مبكر من العملية قدر الإمكان.

الحسابات النموذجية المستحقات

غالبا ما يدفع أصحاب الأعمال حسابات القبض على الموقد الخلفي، على افتراض أن ترك جيدا بما فيه الكفاية وحده على ما يرام تماما. ومع ذلك، تسبب ممارسات أر الضعيفة عددا من القضايا للشركات.

من تقديم الائتمان للعملاء غير المؤهلين إلى الفشل في المتابعة مع الحسابات المتأخرة في الوقت المناسب، والممارسات أر الفقراء تمتص الوقت والمال والإنتاجية من الأعمال التجارية. وغالبا ما تنتج تأثير مضاعف يلمس تقريبا كل جانب من جوانب إدارة الشركة. أسوأ جزء من ذلك كله هو أن العديد من المشاكل يمكن تجنبها بسهولة.
وتشمل القضايا الأخرى ذات الصلة أر أر بشكل غير صحيح تطبيق وتخصيص المدفوعات النقدية، وعدم إيلاء الاهتمام لدقة الفواتير والفواتير وعدم توليد واستخدام التقارير بشكل صحيح إلى صفر في القضايا المحتملة. أي واحد من هذه الأخطاء وغيرها يمكن أن يسبب قضايا بعيدة المدى للشركات حتى ناجحة جدا ومربحة، لذلك هو أكثر من يستحق كل هذا العناء لاتخاذ خطوات لتصحيحها في أقرب وقت ممكن.

تحسين هذه الأنشطة الخمسة لتحسين معالجة حسابات القبض

يبدو أن تحسين عمليات الحسابات المستحقة القبض أمر شاق للغاية منذ البداية. ومع ذلك، من خلال اتباع نهج منهجي للوضع، يمكنك تنفيذ التغييرات التي سوف تؤدي إلى تحسينات سريعة ومثيرة إلى حد ما. من أجل راحتك، حددنا خمسة أنشطة، عندما يتم تحسينها بشكل صحيح، ستحسن بشكل كبير من الأداء العام لعملية حساباتك المستحقة، وتنتج بدورها العديد من الفوائد المثيرة لنشاطك التجاري ككل:

1. الحفاظ على بيانات العملاء الدقيقة - مركزية عملية البيانات الرئيسية لضمان دقة حسابات العملاء والمعلومات هي جزء حاسم من إنشاء والحفاظ على عملية فعالة حسابات القبض. على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي العناوين غير الدقيقة إلى إرسال فواتير بالبريد إلى المكان الخطأ، مما يؤدي إلى تأخير الدفعات. يجب مراجعة حسابات العملاء على أساس ثابت للتحقق من حالات الشذوذ مثل شروط الدفع غير العادية أو غير لائقة، وحدود الائتمان، والخصومات وما شابه ذلك. يجب توثيق التغييرات التي تطرأ على بيانات العميل بشكل صحيح، كما يجب وضع ضوابط لمنع الأشخاص غير المصرح لهم من الوصول إلى البيانات أو تعديلها.
2. إنشاء عملية الموافقة على الائتمان واضحة وموجزة - في كثير من الأحيان، تنزلق الشركات إلى عادات ائتمانية ضارة من أجل زيادة المبيعات. وبطبيعة الحال، هذا يؤدي إلى حلقة مفرغة يمكن أن تكون في نهاية المطاف كارثية للشركة. ويمكن أن يكون توسيع نطاق الائتمان أمرا جيدا جدا، ولكن يجب وضع عملية واضحة للقيام بذلك. وينبغي أن تتضمن تعليمات واضحة بشأن متى وكيف يتم تقييم حدود الائتمان وتجاوزها، وحين يتم تعليق الحسابات وكيفية عمل عملية تقديم الطلبات. يجب إجراء مراجعات منتظمة لعملية الموافقة على االئتمان بسبب تغير الظروف.
3. إنشاء عملية فوترة فعالة - يجب أن تكون الفواتير والفواتير للعملاء دقيقة وأن تكون مبسطة لتكون فعالة. أخطاء في التسعير، وحدات القياس وما شابه ذلك يمكن أن تعيث فسادا خطيرا. وعلاوة على ذلك، يجب إنشاء الفواتير وإرسالها في الوقت المناسب، وينبغي أن تكون الطريقة التي يتم بها إنتاجها متسقة ومحددة. وتتمثل إحدى طرق تحسين الفوترة والفوترة في أتمتة أكبر قدر ممكن من قدر الإمكان، لذا لا تخافوا من الاعتماد على التكنولوجيا هنا. استخدم تقارير الاستثناء لتحديد الحسابات التي تنطوي على مشكلات. إذا كان ذلك ممكنا، إعداد بوابة العملاء لتحويل بعض العمل للعملاء في حين يعطيهم شعورا بالاستقلالية.
4. شحذ عملية تقديم الطلبات النقدية - عند الوصول، يجب تطبيق الدفعات بشكل صحيح. وينبغي تطبيقها على العميل الصحيح والفواتير المناسبة. وإلا، إذا نشأت نزاعات أو قضايا في وقت لاحق، فإن محاولة الصفر في المشكلة الأولية ستكون صعبة للغاية. وينبغي أيضا تطبيق الدفعات بسرعة لضمان أن تعرف في أي وقت من الأوقات الحسابات الحالية والتي فات موعد استحقاقها. إحدى الطرق المحتملة لتحسين العملية هي تقديم عدد محدود من خيارات الدفع للبساطة.نشر إدخالات دفتر اليومية على وجه السرعة وقبل فترة طويلة من مواعيد القطع. كلما كان ذلك ممكنا، تجنب إلقاء النقدية إلى حسابات معلقة حتى يكون لديك الوقت لمعرفة أين هو في الواقع من المفترض أن تذهب.
5. تحسين عملية الجمع - تحسين الحسابات المستحقة بشكل صحيح يجعل من الاسهل بكثير لجمع الدفع في الوقت المناسب وبطريقة فعالة. فعندما يتم تطبيق الدفعات بشكل صحيح، على سبيل المثال، من السهل تحديد الحسابات المعرضة لخطر التخلف عن السداد. وينبغي أن تكون جهود الجمع متسقة ومنهجية. وينبغي وضع عملية محددة بوضوح للتفاوض بشأن خطط السداد لضمان توافقها مع الأهداف العامة للشركة. وينبغي أن تكون العمليات آليا قدر الإمكان للحد من مخاطر الأخطاء من الإدخال اليدوي.

ثمانية أفضل الممارسات لتبني عمليات الحسابات المستحقة

أنشأ المركز الأمريكي للإنتاجية والجودة، أو أبك، مجموعة من المعايير تسمى المعايير المفتوحة. فهي تحدد أفضل الممارسات لمعالجة الحسابات المستحقة القبض، ويجب أن تثبت أنها لا تقدر بثمن كما كنت تعمل نحو شحذ العمليات أر الخاص بك. لقد لخصنا النقاط الثماني الأكثر أهمية من معايير أبك المفتوحة لراحتك:

1. إزالة العقبات التي تحول دون استلام الدفعات - على سبيل المثال، استكشف العملاء لمعرفة طرق الدفع التي تناسبهم. من هناك، ضع في اعتبارك تقديم مجموعة مختلفة من خيارات الدفع لتسهيل دفع العملاء للفواتير في الوقت المحدد.
2. إعطاء الأولوية لإدارة الائتمان - لا تمدد الائتمان بشكل طفيف فقط للحفاظ على مبيعات التوصيل على طول. هذه الاستراتيجية تتراجع على المدى الطويل وهي مجرد مثال واحد على العديد من المشاكل المحتملة التي يمكن أن تنشأ بسبب سوء إدارة عمليات الائتمان.
3. تقييم حسابات القبض بانتظام - وضع جدول زمني محدد لرصد حالة حساباتك المستحقة القبض وتقييمها. من الناحية المثالية، ينبغي أن يتم ذلك مرة واحدة في الأسبوع على الأقل. وكلما عثرت على الأخطاء، كلما أمكنك تصحيحها - وكلما قل احتمال حدوث مشكلات كبيرة لنشاطك التجاري.
4. النظر في تقصير شروط الدفع - لا يوجد قانون يقول جميع العملاء يجب أن يكون صافي 30 شروط الدفع. في كثير من الأحيان، باستخدام شروط الدفع أقصر يطالب العملاء بطيئة الدفع لدفع ما لا يقل عن أكثر من ذلك بقليل على وجه السرعة، لذلك هو خيار جدير بالاهتمام للنظر فيها.
5. إنشاء عملية حل نزاع الفواتير - أنشئ عملية محددة للتعامل مع نزاعات الفوترة. وهذا لن يؤدي فقط إلى تبسيط العملية، ولكنه سيحسن رضا العملاء بشكل عام لأن فريقك سيعرف بالضبط ما يجب القيام به عند نشوء نزاع.
6. أتمتة - التحقيق في أنواع مختلفة من البرمجيات وغيرها من أشكال التكنولوجيا لأتمتة العديد من العمليات حسابات الذمم ممكن. أكثر من يمكنك إزالة العنصر البشري، وأكثر دقة وموثوقية العملية برمتها سيكون. العديد من البرامج باهظة الثمن، ولكن عائد الاستثمار كبير كما أن هناك أخطاء أقل، وفي كثير من الحالات، وإنتاجية الموظفين يحصل على دفعة أيضا.
7. إنشاء عملية المجموعات الاستباقية - جعل المجموعات ذات أولوية قصوى وإنفاذها من خلال وضع استراتيجية واضحة وموجزة للمجموعات. من الناحية المثالية، تهدف إلى التدخل في وقت مبكر. عندما ينزلق الحساب إلى عمود الاستحقاق السابق، يجب أن يكون فريقك في كل مكان ويعرف ما يجب فعله.
8. بيل إلكترونيا - إذا كان لديك وسيلة للقيام بذلك، بدء الفواتير العملاء إلكترونيا. في حين سيكون هناك بعض الذين لا يستطيعون دعم الفواتير الإلكترونية والمدفوعات، ومعظم الشركات على متن الطائرة مع هذه الأيام. عدد أقل من الشيكات الورقية التي لديك لمعالجة والبريد لديك لإرسال، وأسهل وأكثر دقة العملية برمتها سيكون.

كما ترون، لم يكن لديك للبدء من جديد من الصفر لتحسين وتحسين حساباتك المستحقة. يمكنك اختيار أن تأخذ على منطقة واحدة في وقت واحد، أو يمكنك يغرق البخار الكامل إلى الأمام وتجديد كل ذلك في آن واحد. وفي كلتا الحالتين، فإن أي خطوات تتخذها لتحسين حساباتك المستحقة تسدد بشكل جيد على المدى الطويل.