الأمور التي يجب مراعاتها قبل أن تشتري برامج المحاسبة

برامج المحاسبة أمر لا بد منه لأي شركة صغيرة من أجل تتبع الإيرادات والنفقات ومعلومات العملاء وأية بيانات مالية أخرى. بل هو أيضا أداة عظيمة لصنع القرار منذ التقارير في الوقت المناسب وأدوات تحليل الميزانية التي تأتي مع معظم برامج المحاسبة المحاسبة تعطي أصحاب الأعمال فرصة للتراجع إلى الوراء ويكون الفهم العام للتمويل الشركة. ولكن في بحر من البرامج والعلامات التجارية البرمجيات، كيف يمكنك اختيار البرمجيات المحاسبية الصحيحة للأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك؟

ما يجب مراعاته قبل أن تشتري برامج المحاسبة

بما أن برامج المحاسبة أمر حيوي بالنسبة إلى نشاطك التجاري الصغير، فمن المهم التأكد من إجراء بعض الأبحاث قبل شراء أي نوع معين من الإدارة المالية أو برامج المحاسبة. سوف نلقي نظرة فاحصة على احتياجات شركتك تسمح لك لقياس متطلبات الوظائف اليومية التي تحتاج إليها. وفيما يلي بعض فقط من الأشياء التي يجب القيام بها ونضع في اعتبارنا قبل أن تلتزم بشراء برامج المحاسبة.

1. قم بتحليل الاحتياجات

قبل اتخاذ قرار بشأن برنامج محاسبي معين، يجب إجراء تحليل الاحتياجات لتقييم الميزات والوظائف والتقارير التي ستحتاج إلى البرنامج للقيام بها. خذ الوقت للتفكير في ما المعاملات المحاسبية الهامة لعملك بحيث يمكنك اختيار البرنامج الذي يمكن التعامل معها بكفاءة. يجب إدراج أية تقارير تحتاج إلى إنشاءها أو عناصر التحكم التي تحتاج إليها أو التكامل الذي تريده مع تطبيقات الجهات الخارجية.

سيكون هذا التحليل للاحتياجات هو الأساس الذي تبدأ من خلاله عملية الاختيار.

2. قراءة برامج المحاسبة التعليقات

قراءة مراجعات العملاء الأخرى للمنتج سوف تعطيك فكرة أفضل عن ما كنت شراء. العديد من المواقع الاستهلاكية مثل الأمازون، لديها عدد لا يحصى من الاستعراضات التي تناقش سهولة الاستخدام، وتقديم التقارير والدعم، التوافق نظام التشغيل والسعر.

3. البحث عن ما يناسب احتياجاتك

معظم الشركات الصغيرة يمكن استخدام البرمجيات الصغيرة المحاسبة التجارية مثل قراء مباشرة خارج من مربع. أنشأ معظم البائعين ميزات وإعداد نماذج لإعداد التقارير بحيث يمكنك بسهولة إنشاء أي تقرير تحتاجه. ومع ذلك، قد تجد أنك بحاجة إلى برامج خاصة بالصناعة، مثل برامج المحاسبة غير الربحية، أو برامج محاسبة البناء، أو برامج المحاسبة في نقاط البيع لتلبية احتياجات المحاسبة والإبلاغ الفريدة في مجال عملك.

4. النظر في سهولة الاستخدام

أنت أو موظفيك سوف تضطر إلى تعلم كيفية استخدام برامج المحاسبة التي تشتريها. فمن المرجح أن يكون لديك دوران الموظفين على مر السنين. لذلك، يجب عليك أن تنظر في اختيار حزمة برامج المحاسبة التي لا تلبي احتياجاتك فقط، ولكن من السهل تعلم نظرا للوقت والموارد التي يمكن أن تلتزم بتدريب الموظفين على كيفية استخدام البرنامج.إذا كان لديك موارد قليلة للحصول على الموظفين وتشغيلها على البرنامج الخاص بك عندما يكون هناك دوران، ثم اختيار بسيطة وسهلة الاستخدام برنامج المحاسبة البرمجيات مثل قراء أو بيكتري قد يكون الطريق للذهاب لأعمالك الصغيرة. على الرغم من أنه قد يكون هناك برامج أفضل للمحاسبة في السوق، فإن أعمالك الصغيرة لن ترى فوائد هذه البرامج إذا كان موظفوك لا يعرفون كيفية استخدامها بشكل صحيح.

5. فكر في الدعم

ستحتاج إلى اتخاذ قرار بشأن نوع الدعم الذي تريده لمساعدتك في استخدام المنتج. يقدم معظم البائعين مجموعة كاملة من خيارات المساعدة المتاحة لك - البريد الإلكتروني والهاتف والدعم عبر الإنترنت. سيقدم بعض الموردين دعما مجانيا إذا اشتريت البرنامج، في حين أن معظمهم سيقدمون خطط الدعم الفني التي يمكنك شراؤها بالإضافة إلى برنامج المحاسبة. يجب أن تقرأ أي منتديات حول تجربة المستخدمين الآخرين مع دعم العملاء من بائع البرامج التي تختارها لأنها ليست كلها متساوية. بعض بائعي البرامج المحاسبية يقدمون الدعم الكافي، في حين أن البعض الآخر لا يفعل ذلك.

6. النظر في قابلية التوسع

كم نمو تتوقع أن ينمو نشاطك التجاري على المدى القصير إلى المتوسط؟ بعد إجراء التوقعات الخاصة بك حول نمو عملك، سوف ثم تريد أن ترى كيف قابلة للتطوير تحتاج برنامج المحاسبة الخاص بك يحتاج إلى أن يكون لتلبية هذا النمو.

هل تحتاج إلى برامج المحاسبة لتشغيلها على أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المكتبية أو على الأجهزة النقالة أيضا؟ هل تحتاج إلى برامج المحاسبة التي هي قادرة على تشغيل على شبكة؟ كم هو مكلفة لإضافة المزيد من المستخدمين إلى برنامج المحاسبة الخاصة بك؟ ستحتاج إلى النظر في هذه الأسئلة، وإذا كان نشاطك التجاري الصغير سيعمل على شبكة ما، فمن الأفضل الاتصال بمتخصص في تقنية المعلومات لضمان توافق برامج المحاسبة التي تختارها مع جهازك. يجب أن يكون متخصص تكنولوجيا المعلومات قادرا على التأكد من أنك تلبي مواصفات الأجهزة / البرمجيات، في حين أيضا تقديم اقتراحات الشبكات الأخرى التي من شأنها تحسين عمليات عملك.

7. هل تحتاج إلى إدارة الوثائق؟

بعض الشركات الصغيرة تريد العمل في بيئة ورقية، في حين أن البعض الآخر أكثر راحة مع كونها قديمة الطراز القديم. مهما كانت العملية التي تختارها، يجب التأكد من أن البرنامج مصمم لتلبية احتياجاتك. على سبيل المثال، إذا كنت تريد مكتب رقية، ثم تحتاج إلى التحقق من ميزات إدارة الوثائق من برنامج المحاسبة الخاصة بك. وبدلا من ذلك، يمكنك شراء أداة لإدارة المستندات من جهة خارجية، ويمكنك البحث لمعرفة ما إذا كانت هناك برامج محاسبة تتكامل مع نظام إدارة المستندات للمساعدة في تبسيط عمليات سير عمل شركتك.

8. هل يمكن استخدام إدارة سير العمل؟

إذا اخترت العمل في بيئة مكتبية ورقية، فسيلزمك اختيار برنامج محاسبي يحتوي على عمليات سير عمل مدمجة أو يتيح لك بناءها للوفاء بعمليات عملك. ونظرا لأنك لن تمتلك نسخا بدنیة للورق تطفو حول مکتبك للمراجعة والموافقة، فستحتاج إلی القدرة علی تصمیم عملیات الموافقة علی المھام البسیطة والمعقدة مثل ورقة الوقت أو المورد أو التحقق من الموافقة.

9. النظر في احتياجات أمن البيانات

أمن البيانات المحاسبية مهم دائما لأنك سوف ترغب في التأكد من حماية المعلومات الشخصية الخاصة بك، والمعلومات الشخصية الموظف الخاص بك، ومعلومات العميل الخاص بك. ومع ذلك، قد تعمل في صناعة، مثل الرعاية الصحية، حيث لديك متطلبات الامتثال إضافية مثل هيبا. ويمكن أن تؤدي عقوبات هذه الانتهاكات إلى شل نشاطك التجاري، حيث تصل إلى 500 ألف دولار في بعض الحالات. مهما كان مستوى الأمن المطلوب، سوف تحتاج إلى التأكد من أن التصاميم هي في صلب برنامج المحاسبة الخاص بك أو أنه يمكنك إنشاء الميزات الأمنية اللازمة في خطة تكنولوجيا المعلومات لتلبية هذه الاحتياجات.