نظام إدارة الوقت الذي يعمل فعلا

يخطئ كثير من الأشخاص تتبع الوقت لإدارة الوقت. انهم دينيا تتبع كل ما يفعلونه كل يوم، لأسابيع أو حتى أشهر.

ثم يتوقفون عن فعل ذلك لأنهم لم يحققوا أي تغييرات إيجابية. بالتأكيد، لقد القضاء على عدد قليل من الأحداث وأولوية بعض الآخرين. لكنها لم تدير حقا أي شيء. لقد أعاد ترتيبها فقط. في نهاية يومهم انهم لا يزال فرازلد والإحباط.

ولكن تتبع كيفية قضاء وقتك ليس إدارة الوقت. إدارة الوقت حول إجراء تغييرات على الطريقة التي تقضي بها وقتك.

لإدارة الوقت الفعلي، يجب عليك تطبيق نظام إدارة الوقت الذي سيساعدك على معرفة أين يمكن و يمكن إجراء التغييرات … وهو ما يعني أن الخطوة الأولى من إدارة الوقت هي تحليل كيفية قضاء وقتك في الواقع حتى تتمكن من حدد التغييرات التي تريد إجراؤها.

تصنيف لإدارة الوقت الفعال

كيف يمكنك إدارة الوقت فعلا؟ السر هو في الفئات. انظر إلى التقويم الخاص بك غدا. ربما يكون بالفعل مليئا بالأحداث والأنشطة التي كنت تأمل في تحقيقها. كما كنت تعمل أو بعد ذلك، عليك أن تكون ملء الفراغات مع تفاصيل حول ما فعلت فعلا.

في نهاية اليوم، انظر إلى القائمة وقم بتسمية كل مهمة و / أو حدث مع إحدى الفئات التالية. كم من الوقت خلال يوم عملك كنت تنفق فعلا:

1) إطفاء الحرائق. مكالمة هاتفية غير متوقعة. تقرير ضروري لاجتماع كان ينبغي طباعته بالأمس. ملف مفقود يجب أن يكون على مكتبك. كم من يومك أنفقت فعلا في وضع الأزمات؟ وبالنسبة لمعظم الناس، فهذه فئة سلبية تستنزف طاقتها وتتدخل في إنتاجيتها.

- مساعدة في تنظيم الملفات

كيفية إعداد نظام إدارة الوثائق

اتقان نظام الإيداع

10 نصائح لتنظيم الملفات الإلكترونية

2) التعامل مع الانقطاع.

المكالمات الهاتفية والناس الذين يسقطون من قبل مكتبك ربما أعلى القائمة عند تعيين الأحداث لهذه الفئة. مرة أخرى، بالنسبة لمعظم الناس، هذه فئة سلبية لأنها تتداخل مع (وأحيانا تقتل) الإنتاجية.

مساعدة في التعامل مع الانقطاع

التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة

البقاء على الجدول الزمني عند العمل

تشغيل الأعمال المنزلية الناجحة مع الأطفال

3) القيام بالمهام المخطط لها.

هذا هو الاستخدام الأكثر إيجابية من الوقت خلال يوم عملك. كنت في السيطرة وإنجاز ما كنت تنوي إنجازه. ويمكن أن تشمل المهام المخطط لها المكالمات الهاتفية والاجتماعات مع الموظفين، وحتى الرد على البريد الإلكتروني - إذا كانت هذه هي المهام التي كنت قد وضعت على جدول الأعمال الخاص بك. 4) العمل دون انقطاع.

قد لا تعمل على مهمة كنت تخطط للقيام بها، ولكن كنت تحصل على إنجاز شيء، وبالنسبة لمعظم الناس، وهذا هو إنتاجية للغاية، وضع العمل الإيجابي. 5) انقطاع دون انقطاع.

تلك الأوقات خلال يوم العمل التي تستخدم لإعادة تنشيط وإعادة تجميع. قد يحسب الغداء أو استراحة منتصف الصباح إذا كان دون انقطاع. إذا كنت محظوظا بما فيه الكفاية للعمل مع الشركة التي تقدم مرافق التدريب في الموقع أو غرف قيلولة (فورتشن)، التي من شأنها أن تعول أيضا. يحتاج الجميع إلى قدر معين من التوقف دون انقطاع في يومهم لتكون منتجة خلال وقت عملهم.

أسبوع من الماضي هو مفتاح المستقبل

الآن بعد أن فهمت فئات نظام إدارة الوقت هذا، فقد حان الوقت لاستخدامها لتحليل أسبوع العمل "النموذجي" الخاص بك. باستخدام أي نظام التقويم الذي تستخدمه لإدراج التعيينات والأنشطة في حياتك اليومية، والعودة وحدد الأسبوع النموذجي الأخير. تذهب من خلال إدخالات كل يوم عمل وتصنيفها وفقا لفئات إدارة الوقت أعلاه إذا لم تكن بالفعل. الحفاظ على مجموع التشغيل في الجزء السفلي من كل يوم سوف تجعل من السهل أن نرى كيف كنت قد قضيت وقت العمل الخاص بك كل يوم.

الآن لديك البيانات التي تحتاجها لإجراء تغييرات على الطريقة التي تقضي بها وقتك في العمل. هل تنفق الكثير من الوقت لإخماد الحرائق؟ ثم تحتاج إلى إجراء التغييرات التنظيمية أو المادية لمنع أو تأجيل هذه الأزمات المستمرة. قم بتنظيف وإعادة تنظيم مكتبك، على سبيل المثال، حتى تتمكن من العثور على الملفات التي تحتاج إليها بسهولة، ووضع روتين لوضع الملفات التي تحتاجها لليوم التالي على مكتبك قبل أن تغادر لهذا اليوم.

لا تحصل على ما يكفي من التوقف دون انقطاع خلال يوم عملك؟ ثم تحتاج إلى الجدول الزمني بالنسبة لك. على سبيل المثال، توقف عن تناول طعام الغداء في مكتبك وترك المبنى فعليا لوقت الغداء المحدد.

من خلال تطبيق فئات العمل في إدارة الوقت وإجراء التغييرات التي تحتاج إلى إجراؤها لقضاء المزيد من وقتك خلال يوم العمل في الفئات الإيجابية وقصر الوقت في الفئات السلبية، ستتمكن حقا من تحقيق فعالية إدارة وقتك - وتحقيق الهدف الحقيقي لإدارة الوقت، ليشعر على نحو أفضل.