نصائح لإدارة تدفق معلومات تخطيط الأحداث

الحفاظ على مجموعات متعددة في نفس الصفحة هو واحد من أكبر التحديات التي تواجه منظمي الحدث على أساس يومي. في حين أن الجميع المشاركين في الحدث يريد أن يكون ناجحا، من دون مسار محدد للاتصالات، سيكون هناك دائما فرصة للتفاصيل من خلال سقوط الشقوق. ويمكن تجنب منع عمليات المراقبة من خلال إنشاء مخطط معلوماتي منذ البداية. اتبع الإرشادات أدناه لإبقاء جميع الأطراف تعمل في نفس الاتجاه.

- 1>>

كن الرئيس

معظم الأحداث هي جهد مشترك بين عدة إدارات مختلفة، ولكن في نهاية اليوم، يجب أن يكون هناك قائد واحد للإشراف على الإنتاج بأكمله. يجب على كل شخص في الفريق التركيز على تخصصها، وفهم أهمية حدودها. حدد نفسك كمخطط رائد منذ بداية المشروع. اشرح لزملائك في العمل أهمية تدفق المعلومات وتوضح ما يحدث عند تجاهل البروتوكولات. وبما أن لا أحد يريد أن يكون مسؤولا عن خلق قضية، شرح قواعد الحوار الداخلي في اليوم الأول.

اللجان المنظمة

والهدف هنا هو إقران العمال الذين تتقاطع مسؤولياتهم بطريقة أو بأخرى. على سبيل المثال، يجب أن يكون قسم التسويق على نفس لجنة الفريق السمعي البصري لضمان جميع الرسومات والشعارات يتم عرضها بشكل صحيح. إنشاء الفرق التي تحتاج بشكل طبيعي للعمل معا سوف تقضي على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الزائدة التي تميل إلى تضيع في المراوغة.

اختر جهة اتصال واحدة من كل لجنة للإبلاغ عن التطورات الأخيرة.

المواعید النھائیة

سوف یؤدي نشر المواعید النھائیة مقدما إلی خفض مستویات الإجھاد لجمیع الأشخاص المعنیین. يمكنك تعزيز قيمة المواعيد النهائية الخاصة بك عن طريق إنشاء مخطط انسيابي يوضح كيفية عمل كل لجنة سوف تستخدم لتحقيق كل شيء معا.

الموظفون عموما يستجيبون بشكل أفضل عندما يعرفون قسم آخر ينتظر ردهم. إن مشاركة هذه المعلومات تحافظ على شفافية العملية وتؤكد المسؤولية دون استخدام إجراء سلبي.

إبقاء المديرين التنفيذيين على علم

واحدة من أكبر الأخطاء التي يمكن أن تجعل من العمل وراء الكواليس حتى كنت على استعداد لتقديم الأفكار لقادة التنفيذية الخاصة بك. نادرا، إذا كان من أي وقت مضى، سوف تذهب إلى مكتبهم وترك دون الحاجة إلى تغيير بعض جوانب هذا الحدث الخاص بك. تنقذ نفسك هذا الإحباط من خلال استباقي لقاء معهم على فترات منتظمة خلال عملية التخطيط. فمن الأسهل بكثير لإجراء تغييرات في منتصف المشروع الخاص بك بدلا من تدور مرة أخرى في نهاية المطاف.

اتصل بالبائعين

آخر خطأ بريء يمكن أن يحدث هو الاتصالات الثانوية مع البائعين.يحدث ذلك عندما يأخذ زميل العمل المبادرة للاتصال بائع مباشرة لتبادل تفاصيل التخطيط التي لم تكن على علم بها. نتيجة هذه المحادثات الجانبية يمكن أن يكون لها تأثير كبير على كيفية عقد الحدث معا. والطريقة الوحيدة لمنع ذلك هي تقييد البائع من تلقي الطلبات من الموظفين الآخرين. قد تعتقد أنه يبدو قاسيا في البداية، ولكن عليك النوم أسهل بكثير معرفة كل المعلومات تدفقات من خلالك.

التحديثات الاستباقية

كونك المخطط الرئيسي للحدث يتطلب منك مشاركة أكبر قدر من المعلومات التي تتلقاها. الحفاظ على وثيقة التخطيط الرئيسي الذي يحدد تفاصيل الحدث، وإرسال التحديثات الأسبوعية لجميع أعضاء اللجنة الخاصة بك. الحفاظ على الاتصالات الخاصة بك قصيرة وإلى هذه النقطة. كنت تريد من الجميع لقراءة الملاحظات في تحديثات البريد الإلكتروني الأسبوعية الخاصة بك، ولكن إذا كنت رامبل باستمرار، فإنك سوف تفقد بسرعة انتباههم.

إدارة تدفق المعلومات من الأحداث الخاصة بك يتطلب نفس الإجراءات مثل الاتصالات بين الإدارات. إبقاء الجميع على بينة من مسؤولياتهم، وتبادل التحديثات الهامة مع جميع الأطراف المعنية. الفرق الحاسم هو أنك الرئيس التنفيذي للمشروع. دورك هو إدارة جميع التفاصيل التي تأتي في وترجمتها إلى رؤية مشتركة تلبي احتياجات كل قسم.

أساس النجاح هو التأكد من تدفق جميع المعلومات في نفس الاتجاه.