أفضل مهارات مديرو المكاتب تحتاج مع أمثلة

مسؤولو المكاتب مسؤولون عن التأكد من أن المكتب بأكمله أو مجمع المكاتب يعمل بسلاسة. ويمكن أن يعني أيضا إدارة أي مساعدين إداريين والإشراف عليهم. مديري المكاتب عادة لا يحتاجون إلى تعليم متخصص، ولكنهم يحتاجون إلى الكثير من الخبرة ذات الصلة في كل من الأدوار الإدارية والتنظيمية.

إذا كنت تبحث عن هذا النوع من العمل، يمكنك تحسين فرصك بشكل كبير من خلال معرفة أي من المهارات والخبرات الخاصة بك لتسليط الضوء خلال عملية التطبيق والمقابلة.

كيفية استخدام قوائم المهارات

انظروا إلى قائمة المهارات المطلوبة. قد تجد لديك أكثر منهم مما كنت تعتقد كان لديك. استخدام أسماء المهارات ذات الصلة الخاصة بك ككلمات رئيسية في سيرتك الذاتية ورسالة تغطية، وبالتالي فإن المشرف على التوظيف سوف تكون قادرا على رؤية بوضوح أن لديك ما يبحثون عنه. تأكد من قراءة الوصف الوظيفي بعناية، حتى تعرف أي المهارات هي الأكثر أهمية لصاحب العمل المحتملين. البحث عن الشركة يساعد أيضا.

عند التحضير لمقابلتك، عليك أن تكون على الأقل مثالا محددا واحدا على الأقل لوقت أظهر فيه كل من المهارات التي تتوقع أن تناقشها. لا تتوقع منهم أن تأخذ كلمتك لهذه الأشياء.

يمكنك أيضا مراجعة قوائم مهاراتنا المدرجة حسب الوظيفة وأنواع المهارات.

أمثلة على مهارات مدير المكتب

ليست جميع وظائف مدير المكتب تتطلب بالضبط نفس مجموعة المهارات. وسيعتمد الكثير على عدد مساعدي المكاتب الذين يجب أن تشرف عليهم، وعدد الأشخاص الذين يستخدمون المكتب الذي ستديره، وما هي أنواع البرامج والأنظمة الأخرى التي يستخدمها صاحب العمل.

ولكن هناك بعض المهارات التي فعليا جميع مديري المكاتب فعالة لديها ولا يمكن الاستغناء عنها.

المهارات الإدارية
بصفتك مدير مكتب، ستكون مسؤولا عن إكمال العديد من المهام الإدارية. ويشمل ذلك توظيف الموظفين وإطلاقهم، وإجراء تقييمات للأداء، وتدريب الموظفين الجدد والإشراف على الآخرين.

الموافقة على الطلبات الرسمية، وإجراء العمليات التجارية العامة والحفاظ على الأوراق وسجلات الموظفين قد تقع في نطاق السلطة القضائية الخاصة بك أيضا.

سيكون لديك أيضا للتخطيط، وتولي معالجة البريد، والجدول الزمني وحضور الاجتماعات. قد تتم مطالبتك بممارسة حل النزاعات، وتفويض العمل، وأن تكون صانعا للسياسات والقرارات أيضا.

مهارات تحليلية
جزء من عملك هو العثور على طرق للقيام بعملك بشكل أفضل. إذا كنت تستطيع تحديد أوجه القصور في كيفية تشغيل مكتبك وتقديم الحلول، قد تكون قادرة على حفظ صاحب العمل الخاص بك الكثير من المال وحفظ زملائك الكثير من تفاقم. مدير مكتب كبير سوف يكون دائما يسأل نفسها من كل عملية، والممارسات، والإجراءات، "هل هذا أمر منطقي؟هل هذا هو أفضل ما يمكننا فعله؟ "وفيما يلي قائمة من المهارات التحليلية التي يمكن أن تشمل على سيرتك الذاتية.

الاهتمام بالتفاصيل
كما مدير مكتب، باك توقف معكم. سوف تكون مسؤولة عن طلب اللوازم المكتبية الصحيحة في الوقت المناسب، للحفاظ على السجلات بدقة وبطريقة منظمة، وتتبع احتياجات وقضايا كل شخص آخر في المكتب. إذا كنت تفعل ذلك الحق، وسوف يبدو المكتب لتشغيل نفسها. إذا كنت تحصل على التفاصيل الصغيرة خاطئة، قد يكون غيرهم من الناس غير قادرين على القيام بوظائفهم.

مهارات الاتصال
مثل مساعدي المكتب، غالبا ما تكون من أوائل الزوار الذين يشاهدونهم، وربما تكون في بعض الأحيان الشخص الوحيد الذي يرونه، إذا كان المهني الذي مكتب هذا يحدث ليكون خارج. لذلك يجب عليك أن تكون بمثابة موظف استقبال فعال في نفس الوقت الذي تقوم فيه بواجباتك الأخرى.

قد تكون أيضا نقطة الاتصال الأساسية بين مختلف الأشخاص الذين يستخدمون المكتب، وربما بين مكتبك وآخرين داخل نفس المؤسسة. قد تضطر إلى ممارسة حل النزاع. سيكون لديك بالتأكيد لتفويض العمل. كل ذلك يضيف إلى الكثير من الاتصالات، سواء المكتوبة واللفظية، وكلها يجب أن تكون دقيقة وفعالة، ودية، والمهنية في جميع الأوقات.

مهارات الكمبيوتر
من المهم أن مديري المكاتب لديهم مجموعة واسعة من مهارات الكمبيوتر.

ستتوقف التفاصيل على صاحب العمل، ولكنها ستشمل إدخال البيانات وجداول البيانات ومهام تقنية المعلومات العامة.

إدارة المكاتب يمكن أن تكون قدرا هائلا من المسؤولية. مديري المكاتب تعمل عموما في قمة منظمة، بأيديهم في كل جانب من جوانب الشركة. إذا كان هذا الدور المركزي يناشد لك، مراجعة قائمة مهاراتنا لمعرفة ما إذا كان يمكن أن يكون مهنة بالنسبة لك.

المسائل المالية
قد تشمل مسؤولياتك مسك الدفاتر، والفواتير، والميزانية، والمحاسبة. قد تكون هناك حاجة أيضا للتعامل مع الرواتب، والمصروفات النثرية، والقراء. ويمكن أن تقع تقارير ربع سنوية ونصف سنوية في نطاق واجباتك أيضا. على الأقل، إذا كان مكتبك يعالج المال على الإطلاق، سوف تكون مسؤولا في نهاية المطاف عن التأكد من التعامل معها بشكل جيد

مهارات القيادة
كمشرف على ما قد يكون مجموعة كبيرة من مساعدي المكاتب، سوف تحتاج إلى الحفاظ على الجميع دوافع ومنسقة. سيكون لديك لجعل العمل الجماعي يحدث. وسوف تشمل وظيفتك وضع معيار لعمل الجميع والتأكد من تلبية هذه المعايير. وغالبا ما تعني القيادة مساعدة الآخرين على النمو في حياتهم المهنية، ومساعدة الناس على البدء الذاتي والتواصل بشكل جيد مع بعضهم البعض.

المهارات الاجتماعية
المهارات الشخصية تلعب دورا كبيرا في كونه مدير مكتب. سيطلب منك أن يكون لها موقف إيجابي، تحية الزوار والانخراط في العمل الجماعي.

نقاط القوة المتنوعة
يميل مديرو المكاتب إلى مجموعة مهارات متنوعة تساعدهم على أداء مهامهم. وهذا يشمل إيلاء الاهتمام للتفاصيل، كونها مرنة عموما حول المهام التي سيكون لديك لأداء وموثوق بها.

يجب أن يكون مديري المكاتب أيضا شبكات الاتصال، المفكرين المنطقيين، متعددة المهام وحل المشاكل. وينبغي أن تكون إدارة الوقت وتنظيمه ذات طبيعة ثانية بالنسبة للأشخاص الذين يعملون في هذا الدور.