طرق إزعاج أصحاب المصلحة في المشروع

بصفتك مدير مشروع، فإن جزءا من عملك هو التأكد من أن أصحاب المصلحة - أي فريق عملك وكبار العملاء والموردين - يحصلون على ما يحتاجونه من المشروع. يجب أن يكون أصحاب المصلحة الخاصة بك أبطال الرئيسية الخاصة بك. وينبغي أن يكونوا مساندين لكم، مما يساعدكم على تحقيق أهداف المشروع والتأكد من أن الجميع يسحبون في نفس الاتجاه.

ولكن من السهل أن تزعجهم. وعندما يحدث ذلك، فإنها يمكن أن تتحول إلى الناس الذين لا يريدون أن تفعل شيئا مع المشروع الخاص بك لفترة أطول.

هذا خطر كبير على مدير المشروع لأنك بحاجة إلى مساعدتهم ودعمهم لكي يكونوا ناجحين. وبدون مساهمتهم، قد لا تتمكنون من تقديم مشروعكم.

إليك طرق لإزعاج أصحاب المصلحة في المشروع وما يجب عليك فعله بدلا من ذلك.

عدم التواصل

يجب أن يكون التواصل حوالي 80٪ مما تفعله كمدير مشروع. عندما لا تخبر فريقك، والموردين أو العملاء ما يجري، ثم أنها سوف تحصل بسرعة منزعج. والأسوأ من ذلك أنها تميل إلى سد الثغرات مع شرحها لما يحدث، وهو على الأرجح ليس دقيقا ويمكن أن يضر بسمعة المشروع.

بدلا من ذلك: وضع تقارير واضحة للمشروع. تلبية لهم بشكل فردي وفي مجموعات وإبقائهم على علم في كل خطوة من الطريق. وضع خطة اتصال المشروع وإجراء تحليل أصحاب المصلحة بحيث يمكنك العمل من الذي يحتاج إلى سماع ما وعندما يحتاجون إلى سماع ذلك.

استخدم أدوات الاتصال الخمسة عشر هذه للمساعدة في الحصول على رسالتك.

عدم تقديم رأيهم

الاتصالات شيء واحد، ولكن هذا يميل إلى أن يكون حول تحديثات الحالة وتتبع المشروع. عليك أن تفعل أكثر من ذلك لإشراكهم في المشروع.

هذا يمكن أن يزعج الناس عندما يكونون خبير الموضوع في منطقة معينة، وأنت لا تسأل عن مدخلاتهم على شيء أنهم مؤهلون تأهيلا عاليا للتعليق عليها.

يمكن لمديري المشاريع الوقوع في فخ الاعتقاد بأنهم بحاجة إلى القيام بكل شيء واتخاذ جميع القرارات بأنفسهم، ولكن هذا ليس هو الحال على الإطلاق.

بدلا من ذلك: اسأل رأيهم حول كيفية التعامل مع قضايا المشروع عند ظهورها. أخذ وجهات نظرهم بعين الاعتبار. لم يكن لديك للقيام بما يقترحونه، ولكنه يساعد على بناء علاقات إذا كنت تستمع.

يمكنك القيام بذلك من خلال اجتماعات المشروع وتكون متاحة للاستماع عندما يأتون لك مع الاقتراحات. إذا كان فريقك، تأكد من أن لديهم فرصة كافية لوضع وجهات نظرهم عبر.

الاعتقاد المؤهلات الخاصة بك أعطيك القوى العظمى

كونك بمب ® لا تجعلك أفضل مدير مشروع في العالم (على الرغم من أنه قد يساعد قليلا). عقد شهادة PRINCE2® ممارس، أو أبمب أو أي تسمية إدارة المشروع الأخرى لا تجعلك وراء العيب.

الحديث عن مؤهلاتك في كل وقت وكيف أن الكتب تفعل أشياء هي وسيلة مؤكدة لإزعاج أصحاب المصلحة الخاصة بك. انهم لا يريدون أن نسمع عن عشرات كبيرة في الامتحان أو كيف يتم تطبيق منهجية على مشروعهم. في الواقع، كل ما يريدون هو أن المشروع يسير على ما يرام. انهم لا يهتمون كثيرا كيف تصل الى هناك، في معظم الأحيان.

لا تفترض أن لديك مؤهلات ومعرفة كيفية القيام بإدارة المخاطر، على سبيل المثال، أنك لن تتعرض لخطر المشروع.

يحدث ذلك أفضل منا! لذلك فمن الأفضل أن تكون متواضعة ومكرسة، ووضع المهارات الخاصة بك إلى الاستخدام الجيد بطريقة عملية في حين لا يؤمنون أنها وضعت لك فوق أقرانك.

بدلا من ذلك: يجب أن تعطي مؤهلاتك بهدوء الثقة للقيام بعملك بأقصى قدرتك، ولكن ستجد أن الكثير من الناس الذين يعملون كمديري المشاريع يحملون شهادات. في الواقع، كثير من الناس الذين يعملون في الصناعات المتخصصة يحملون شهادات وبالنسبة لكثير من الشركات، وثائق التفويض في مجال خبرتك، سواء كانت الهندسة المعمارية، والمحاسبة أو إدارة المشاريع، هي ببساطة عامل النظافة.

لا تتوقع أن يعجب أصحاب المصلحة ولا يتحدثون عنها طوال الوقت. إظهار المهارات الخاصة بك من خلال تقديم المشروع بشكل جيد وتبين كيف يمكنك تطبيق المعرفة التي تعلمتها في الفصول الدراسية.

تغيير الموعد النهائي

عندما يكون الجميع قد اشتركوا في تنفيذ المعالم ومعرفة ما يحدث عندما يمكنك العمل جميعا بشكل متناغم كفريق واحد.

عند تغيير المواعيد النهائية ولا تخبر أحدا، هذا عندما يبدأ الناس في الإزعاج.

اقرأ التالي: ما هو معلم المشروع؟

تغيير التواريخ له تأثير كبير على عمل الآخرين. قد يكون لديهم حجز وقت العطلة حول عملهم الحاسم على المشروع. وقد يكون عليهم أن يعيدوا تعبئة الموارد في فرق أخرى لأن هناك حاجة إلى شخص ما في المشروع في وقت معين. إذا قمت بتغيير التواريخ دون فهم كل هذه الخلفية، ثم هل يمكن وضع المشروع في خطر.

بدلا من ذلك: سوف يفهم راعي المشروع إذا لم تتمكن من ضرب المعالم المتفق عليها. الأشياء تتغير. هناك عناصر جديدة تضاف إلى نطاق المشروع الخاص بك أو الأشياء التي اتخذت بها. ولكن ليس من عملك أن تتفق على التغييرات في المواعيد النهائية وحدها.

العمل مع فريق المشروع الخاص بك لفهم تأثير التغيير. ثم اقتراح حل لرعاة المشروع الخاص بك، وشرح الأساس المنطقي وراء تغيير التواريخ. تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة على بينة من التغيير وكيف يمكن أن تؤثر على عملهم. ثم، مع اتفاق الجميع، وجعل التغيير وتحديث وثائق المشروع الخاص بك. يجب عليك ببساطة إجراء تغييرات على التواريخ دون السماح بقية الفريق يعرف أولا.

إضاعة الوقت

الاجتماعات! نحن جميعا نحبهم، أليس كذلك؟ وينبغي أن تكون فعالة، وإدارة جيدة واستخدام كبير من الوقت الجميع.

ولكن هذا ليس هو الحال دائما. وكثيرا ما يشكو أصحاب المصلحة من إضاعة الوقت في الاجتماعات. لم يكن هناك جدول أعمال، أو القرار الذي كانوا يتوقعون أن يتم جعل لأن الناس الخاطئين كانوا في الغرفة.

لديك أيضا فرص أخرى لإضاعة وقتهم - انها ليست مجرد اجتماعات. لا تفوض البريد الوارد الخاص بك عن طريق وضعها في نسخة من رسائل البريد الإلكتروني عندما لا تحتاج إلى أن تكون.

بدلا من ذلك: أصحاب المصلحة على المشاريع لديهم وظيفة أخرى للقيام كذلك، لذلك هم بحاجة إلى استخدام وقتهم بحكمة. تأكد من أن اجتماعاتك لديها جدول أعمال. خطط لهم، ودعوة الأشخاص المناسبين والتأكد من المتابعة بعد ذلك.

اقرأ التالي: 6 طرق للتحضير لاجتماع المشروع.

لا ترسل سوى رسائل البريد الإلكتروني إلى الأشخاص المعنيين. إذا كنت بحاجة إلى سيسي شخص ما، تأكد من أنهم يفهمون لماذا من المهم بالنسبة لهم أن تكون على علم، وتجنب "الرد جميع" اللعين بقدر ما تستطيع.

فقط كن واعيا لحقيقة أن الآخرين مشغولون وأن مشروعك ليس أولوية قصوى في كل وقت (إذا كان في أي وقت من الأوقات).