ما يفعله مديري المشاريع طوال اليوم؟

غالبا ما يسألني عما يفعله مدير المشروع لأن الدور واسع النطاق. وهنا أخذ بلدي على دور مدير المشروع. هذا هو ما يفعله مديرو المشاريع كل يوم.

مدراء المشاريع …

تطوير فكرة كبيرة

أول وظيفة من مدير المشروع هو تطوير فكرة كبيرة. لم يكن دائما مثل هذا. ولم يكن من المتوقع منذ وقت طويل أن ينال مديرو المشاريع فكرة كاملة، وربما تكون قضية تجارية كاملة، وتحويلها إلى خطة مشروع يمكن تنفيذها.

اليوم، تطور دور مدير المشروع إلى حد ما، ومن المحتمل أن تجد نفسك تتورط في وقت سابق وأسبق في المشروع قبل أن يصبح حتى "مشروع".

ستعمل مع راعي المشروع لتجميع الفكرة لتشكيل صورة أولية للمشروع والعمل على ما إذا كان ذلك ممكنا.

ضع معا الفريق

إذا كانت فكرتك الكبيرة ممكنة، فستكون خطوتك التالية هي تشكيل فريق يمكنه العمل على تحويل هذه الفكرة إلى حقيقة. ستحتاج إلى عدد من الأشخاص الذين يمكنهم تنفيذ أدوار مختلفة في فريق المشروع.

من الناحية المثالية، كنت تبحث عن خبراء الموضوع في كل مجال وظيفي، ولكن عليك أيضا أن تأخذ توافر في الاعتبار. لا يمكن لمديري المشاريع دائما الحصول على الموظفين الذين يريدون على فريق لأن هؤلاء الخبراء مشغولون على مشاريع أخرى. إذا لم تكن قادرا على الانتظار حتى تصبح متاحة، سيكون لديك للعمل مع الناس الذين هم متاحون.

لن تحتاج إلى كل من يشارك في الفريق طوال الوقت. بعض الخبراء الفنيين، مثل المحامين أو ضباط الصحافة، سوف تحتاج فقط للانضمام للفريق في النقاط ذات الصلة على طول الطريق. جزء من مهارة إدارة المشاريع وإدارة الموارد هو التأكد من أن تدع لهم معرفة المهام الخاصة بهم هي الخروج ومن ثم جعلها تصل إلى سرعة على المشروع في أقرب وقت الحاجة خبراتهم.

تنظيم ما سيحدث

خلال بدء المشروع ومراحل البدء المبكرة، سوف تعمل مع فريقك لتحديد بالضبط ما يجب القيام به. وهذا ينطوي على وضع تعريف واضح للعمل والتأكد من أن الجميع يفهم الأهداف.

من المفيد صياغة كل هذا من حيث قيمة الأعمال أو الفوائد: وبعبارة أخرى، شرح لماذا كنت الشروع في هذه القطعة الجديدة من العمل.

يؤدي الفريق

الآن كنت قد وضعت معا فريقك، وأنت تعرف جميعا ما لديك لتحقيق معا، انها مهمة مدير المشروع لضمان أن يعمل كل فريق معا لتحقيق ذلك.

انها اصعب مما يبدو! ويعني النجاح في قيادة فريق ما التفاوض على تحديات الخلافات والنزاعات والتركيز على الاتصالات في جميع الأوقات. لديك لتحفيز فريقك للقيام بعمل عظيم، حتى عندما تكون الأوقات صعبة.كما يشمل التدريب والتدريب والتوجيه وتطوير الأشخاص الذين يعملون في المشروع، حتى لو لم يعملوا مباشرة بالنسبة لك. هذا غالبا ما ينسى النفقات العامة على المشاريع ولكن تذكر أن الناس أداء أفضل إذا كانوا يشعرون بأن تحترم وتشجع على بذل قصارى جهدهم. إذا كنت تستطيع أن تجعل المشروع الخاص بك مكانا حيث ينمو الناس وتطوير مهارات جديدة، ثم الناس سوف ترغب في العمل معكم.

يقود الفريق أيضا إنشاء وإدارة التعاون على الفريق. ويمكن أن يكون ذلك من خلال أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت أو اجتماعات الفريق وجها لوجه، أو أي شيء بينهما. إن التعاون وبناء شعور "الفريق" سيساعدان موارد مشروعك على التكيف عندما يكون هناك صراع أو أوقات صعبة على المشروع، مثل الموعد النهائي الذي يتم إحضاره فجأة إلى الأمام.

إدارة المال

تكلفة المشاريع، والقدرة على وضع ميزانية المشروع هي مهارة أساسية لمدير المشروع. ومع ذلك، لا ينتهي دورك هناك. تحتاج إلى أن تكون قادرة على إدارة الأموال والتحكم في التكاليف على المشروع في المستقبل.

يمكنك القيام بذلك عن طريق:

• وضع تقديرات تغطي جميع مهام المشروع والموارد المطلوبة.
• العمل مع خبراء الموضوع للتأكد من أن هذه شاملة وكاملة.
• استخدام تقديراتك لإنشاء ميزانية المشروع.
• استخدام ميزانيتك لشرح لراعي المشروع وتكون واضحة حول كم المشروع سوف يكلف.

ثم، طوال المشروع، يمكنك إدارة التكاليف الخاصة بك من خلال التحكم في التكاليف دقيقة. وهذا ينطوي على مقارنة ما تنفقه في الحياة الحقيقية لتقديرات وميزانية المشروع التي وضعتها معا. نأمل، أنها ليست بعيدة جدا، ولكن إذا لاحظت اتجاها نحو إنفاق الكثير أو تقديرات غير صحيحة، ثم عليك أن تكون في وقت مبكر بما فيه الكفاية لتصحيح ذلك، مع أي حظ. يمكنك فقط إصلاح ما لاحظت، لذلك السيطرة على التكاليف جيدة أمر مهم.

نصيحة الخبراء: تتضمن مراقبة التكاليف الجيدة أكثر من مجرد تتبع الإنفاق. لديك أيضا لمراقبة كمية العمل الذي يتم القيام به على المشروع. انها مزيج من المال والمهام المنجزة التي تعطيك نظرة عما إذا كان المشروع ينفق ما وراء وسائله.

اتخاذ القرارات

دعونا نحصل على شيء واحد على التوالي: في حين أن الراعي المشروع هناك للقرارات العملاقة، كنت مدير المشروع والمسؤولة عن غالبية القرارات التي اتخذت على المشروع. حتى الكبيرة منها. حتى عندما لا تتخذ القرار، سوف تقدم توصية بشأن القرار الذي تعتقد أن الكفيل يجب أن يتخذه، لأن لديك كل التفاصيل وأمضت سنوات في النظر فيها، وقد لا تكون لديهم القدرة على القيام به أن.

إشراك أصحاب المصلحة

منذ وقت ليس ببعيد، تحدث أدب إدارة المشروع عن "إدارة أصحاب المصلحة. "اليوم من المعترف به أنه لا يمكنك" إدارة "أصحاب المصلحة. ومن السذاجة والمهينة بعض الشيء أن نقترح ذلك، لذلك نتحدث عن "إشراك" لهم بدلا من ذلك.

من الناحية العملية، لم تتغير الأدوات المعنية - انها مجرد خطاب وموقف مختلف.سوف لا تزال رسم من الذين أصحاب المصلحة على المشروع وعما إذا كانت قوية بشكل خاص أو مؤثرة فيما يتعلق العمل الذي تقوم به. وضع خطة اتصالات ووضعها موضع التنفيذ.

يعني إشراك أصحاب المصلحة العمل مع الأشخاص المتأثرين بالمشروع لضمان فهمهم للتغييرات القادمة.

اقرأ التالي: التعامل مع أصحاب المصلحة الصعبة (لأن الجميع ليس من السهل أن تعمل معهم).

تسليم أهداف المشروع

سوف تفعل ذلك بمشاركة فريقك، وهذا هو كل ما تم إنجازه حتى الآن.

أن تكون قادرة على تحقيق فعالية على ما وعدت تعتمد على كونها واضحة جدا حول ما ينبغي أن يكون. ستحتاج إلى توثيق عوامل النجاح الرئيسية والتدابير التي سيتم استخدامها لتقييم ما إذا كنت قد حققت ما قمت بتحديده.

يجب أن يتم تحديد ذلك في وثيقة حالة المشروع أو وثيقة بدء المشروع (أو كليهما، إلى مستويات مختلفة من التفاصيل). ولذلك ينبغي أن يكون من السهل نسبيا أن نرى ما هي تلك الأهداف - انها أقل وضوحا للتأكد من أن كنت تسليم لهم.

التخطيط الجيد، والقيادة القوية والقدرة على رؤية الصورة الكبيرة وكذلك التفاصيل سيساعد كثيرا.

إدارة عملية التسليم

تسليم أهداف المشروع ليس نهاية دورك كمدير مشروع. أهم شيء في نهاية مرحلة التنفيذ هو التأكد من تقديم تسليم واضح وكامل للفريق الذي سيتولى إدارة المشروع في المستقبل.

تسليم جيد يعني أنه يمكنك اتخاذ خطوة إلى الوراء. لن تعد "اذهب إلى" الشخص حول المشروع، وستتمكن من الانتقال إلى مشروعك التالي مع العلم بأن فريق العمل قادر على تحقيق أفضل ما قدمته لهم.

شير ذي كنولدج

"الدروس المستفادة" هي كيفية وصف ما تم تعلمه من خلال المشروع الذي يمكن استخدامه في مبادرات أخرى في المستقبل. وينبغي أن يعقد مدير المشروع اجتماعا للدروس المستفادة في نهاية المشروع. وهذا يساعد الفريق على النمو والحفاظ على المعرفة التنظيمية. وبعبارة أخرى، فإنه يمنع الشركة مما يجعل نفس الأخطاء مرة أخرى.

لذلك هذا ما يفعله مدير المشروع طوال اليوم. قد تبدو قائمة المهام الفعلية الخاصة بك مختلفة قليلا عن هذه القائمة، ولكن أساسا كل المهام الموجودة هناك سوف تسهم في هذه العناصر من كونه مدير المشروع. انها وظيفة واسعة النطاق وصعبة، لكنه أيضا متنوعة وخيار مهنة كبيرة!