أفضل طريقة لتسديد الموظفين عن الأميال

ما هي أفضل طريقة لتعويض الموظفين عن الأميال لقيادة أعمالهم؟ ناقشت هذا السؤال مع كريغ باول، الرئيس التنفيذي لشركة موتوس، موتوس يوفر إدارة المركبات ومنصة السداد التي تضمن تسديدات عادلة ودقيقة للموظفين المتنقلين.

ما هي الخيارات لإنشاء نظام قيادة لنشاطي التجاري؟

الشركات العاملة أصبحت متنقلة بشكل متزايد، مع المزيد من الموظفين القيادة للعمل على أساس يومي.

لديك بديلان لعملك: برنامج أسطول من السيارات المملوكة للشركة، أو برنامج سداد للموظفين الذين يقودون سياراتهم الخاصة.

برنامج أسطول (السيارات المملوكة للشركة) هو خيار جذابة لأرباب العمل الذين يحتاجون إلى توفير وسائل النقل لوظائف محددة، مثل شاحنات الخدمة، والشاحنات الصغيرة، وسيارات التسليم، أو تلك التي لديها متطلبات المعدات الأخرى. برنامج الأسطول يعطي السيطرة عملك والرقابة على أشياء مثل التأمين وصيانة السيارة والقدرة على اختيار ميزات السيارة التي تجد الشركة مهمة. وتشمل هذه الميزات مثل العلامات التجارية للشركات، وعناصر السلامة و تيليماتيكش لكسب 24/7 نظرة ثاقبة أين توجد سياراتهم ويجري دفعها.

-

برنامج تعويض للموظفين الذين يقودون سياراتهم الخاصة يستخدم

الشركات التي لا تتطلب سيارات متخصصة أو شاحنات لموظفيها، مثل المبيعات والخدمات التجارية.

تسديد التكاليف يوفر المرونة والاختيار للعمال، ويتطلب إدارة داخلية أقل، ولا يتطلب تكاليف مقدما أو استنزاف رأس المال.

ما هو المهم في تحديد أي نظام لاستخدام؟

بغض النظر عن نموذج - أسطول أو سداد - تحتاج إلى تعويض الموظفين بشكل صحيح للاستخدام التجاري المرتبطة مركباتهم، أو مواجهة العواقب، مثل التدقيق مكلفة مصلحة الضرائب، أو ما هو أسوأ، الطبقة العمل دعاوى قضائية. للحصول على برنامج أسطول،

اسأل نفسك عن الغرض الأساسي للبرنامج - كموظف يخدم (فائدة) أو لتوفير احتياجات عملك النقل. إذا كان هدفك الأساسي هو توفير أداة عمل، يجب أن يسمح لك بتخفيض نفقات الأسطول عن طريق استرداد التكاليف المرتبطة باستخدام الموظفين الشخصي للمركبات. مع برنامج سداد،

يمكنك اختيار إما بدل سيارة مسطحة، برنامج سنتا لكل ميل، أو معدل الأميال القياسي إرس لتسديد العمال. ولكن كل هذه الخيارات الثلاثة يمكن أن تتسبب في فقدان الشركات آلاف الدولارات لكل موظف سنويا لأنها لا تأخذ في الحسبان بدقة تكاليف كل سائق على حدة، مثل أسعار الغاز المتغيرة وعدد الأميال المدفوعة.

ما هو فافر ولماذا هو أفضل بديل لسداد الأميال؟

فافر هو إجراء إرس الإيرادات التي تسدد الموظفين معفاة من الضرائب للتكاليف الثابتة والمتغيرة المرتبطة القيادة للعمل. وقد تشمل التكاليف الثابتة رسوم التأمين والترخيص ورسوم التسجيل، بينما تشمل التكاليف المتغيرة الوقود والصيانة.

فافر هو الحل سداد أدق لأنه يوفر تسديد مخصص لكل موظف المحمول على أساس التكاليف المحلية للشخص والأعمال الأميال، والتي يمكن أن تختلف من شهر لآخر.

ولكن التسجيل الدقيق لجميع التكاليف الثابتة والمتغيرة يمكن أن يكون معقدا للإدارة - وهذا هو السبب في أن معظم أرباب العمل لا يستخدمونه.

العديد من أرباب العمل يفضلون بدلا من ذلك بدلات سيارة مسطحة أبسط كنهج "مقاس واحد يناسب الجميع" (500 دولار شهريا لكل موظف، على سبيل المثال). ولكن هذه الطريقة لا تمثل حقيقة أنه لا يوجد رحلتين عمل هي نفسها، لذلك لا ينبغي تسديد أي اثنين من الموظفين بنفس المبلغ. وسداد برنامج سنتا لكل ميل أكثر إنصافا ولكنه لا يزال غير دقيق.

لماذا لا يكون معدل الأميال القياسي إرس هو البديل الأفضل؟ معظم الشركات تستخدم معدل الأميال التجارية إرس لحساب ما يجب أن تدفع كل موظف على حدة. غير أن معدل ضريبة الدخل الداخلي ليس معدل السداد المطلوب لأنه يستند إلى متوسط ​​التكاليف الوطنية لتشغيل مركبة خلال

سنة سابقة.

معدل إرس هو متوسط ​​التكلفة في الوقت المحدد باستخدام بيانات السنوات السابقة، وليس معدل السداد الفعلي. ويمكن للموظفين أن ينفقوا على السفر أكثر مما يحصلون عليه، أو يمكن تعويضهم إذا ما انخفضت أسعار الغاز، ولن يتم إدخال أي تعديلات على ما يدفعونه لأنه يستند إلى أرقام العام الماضي.

ما هي معظم الشركات التي تحصل على خطأ عندما يتعلق الأمر بدلات السيارات المسطحة مقابل السداد؟

بدلات السيارات المسطحة ليست عادلة فقط عندما يتعلق الأمر بتسديد الموظفين الذين يعيشون في مواقع مختلفة. على سبيل المثال، يمكن لموظف واحد أن يعيش في منطقة حيث أسعار الغاز 12 سنتا أرخص من الأسعار في المدينة التالية على حيث يعيش موظف آخر. كما أن التكاليف الثابتة للسفر التجاري، مثل سعر أقساط التأمين على السيارات والضرائب، تختلف اختلافا كبيرا حسب الموقع.

تختلف تكاليف القيادة الأخرى أيضا. على سبيل المثال، أقساط التأمين على السيارات تختلف اختلافا كبيرا من قبل الدولة، من 825 $ في شارلوت، كارولينا الشمالية إلى 3 $، 150 في ديترويت، ميشيغان. تكلف الضرائب لنفس $ 21،000 سيدان 249 $ في ولاية نيفادا، ولكن يمكن أن يكلف ما يصل الى 1، 689 $ في ولاية رود آيلاند. تكاليف الإصلاح السنوية ليست هي نفسها في كل ولاية، إما، في المتوسط ​​393 $ في ولاية نيو جيرسي ولكن فقط 270 $ في فيرمونت. إن دفع نفس المعدل الثابت للموظفين الذين يعيشون في مواقع مختلفة يتجاهل هذه الفروق تماما.

ونظرا لأن علاوات السيارات تعامل كالتعويض، فإنها تخضع للضريبة أيضا لكل من صاحب العمل الذي يدفع الضرائب فيكا (الضمان الاجتماعي والضرائب الطبية)، والموظف الذي يدفع كل من فيكا وضرائب الدخل. وهذا يعني أن الشركة تدفع مبلغ بدل السيارة بالإضافة إلى المساهمة الضريبية فيكا، في حين أن الموظف يأخذ المنزل مبلغ بدل السيارة، وأقل ضرائب الدخل ومساهمتها فيك.في نموذج السداد الخالي من الضرائب مثل فافر، الموظف "يأخذ المنزل" بالضبط المبلغ الذي يسدد رب العمل.

ما هي الأخطاء التي تقوم بها الشركات في فرض رسوم على الاستخدام الشخصي لمركبة أسطول؟

بعض أرباب العمل يسمحون لموظفيهم باستخدام سيارات الأسطول المملوكة للشركة كمرشح لاستخدامهم الشخصي للقيادة. ولكن، سوف تفاجأ كم من الشركات لا يدركون أن هذا الاستخدام الشخصي خاضع للضريبة للموظف. كما أن الشركات لا تملك طريقة جيدة لحساب المبلغ الذي يجب أن يدفعه كل سائق مقابل هذه الإعانة الخاضعة للضريبة.

غالبا ما تتقاضى المنظمات مبلغا مسطحا لتغطية الاستخدام الشخصي لجميع السائقين، بغض النظر عن عدد الأميال الشخصية التي يقودونها. هذا يمكن أن تعمل لتكون ميزة نقدية كبيرة للموظفين الذين يستخدمون أسطول المركبات الكثير جدا للاستخدام الشخصي. ولكن الموظفين الذين يقودون أسطول المركبات بدقة للاستخدام التجاري والحفاظ على سياراتهم الخاصة للاستخدام الشخصي خارج ظروف العمل قد يكون مبالغ فيها بشكل غير عادل.

ماذا يحدث إذا لم تسدد الأعمال التجارية موظفيها بدقة؟ يكلف العمال الذين يتقاضون أجورا غير دقيقة عن نفقات القيادة المرتبطة بالأنشطة التجارية العديد من الشركات بآلاف الدولارات سنويا (حوالي 3 آلاف دولار لكل موظف سنويا، حسب ما تم حسابه من قبل موتوس). ومع ذلك، هذا لا شيء

مقارنة بتكاليف الدعاوى القضائية. وفي السنوات الأخيرة، نجح العمال في مقاضاة أرباب عملهم بمبلغ يصل إلى 7 ملايين دولار للتعويض عن ممارسات السداد غير المنصفة. وفي ولایة کالیفورنیا، أصبحت ھذه الدعاوى القضائیة بسرعة القاعدة، ولیس الاستثناء، لأن القسم 2802 من قانون العمل في کالیفورنیا صارم بشکل خاص. يكفل قانون كاليفورنيا أن "على صاحب العمل أن يعوض [عدم الإضرار] بموظفه عن جميع النفقات أو الخسائر التي يتكبدها الموظف نتيجة مباشرة لأداء واجباته. "

وهذا ما كان يفسر عادة من قبل أرباب العمل على أنه يقتصر على تكاليف المعدات أو الأدوات المستخدمة في العمل، ولكن يستخدم الآن أكثر وأكثر في حالات السداد الأميال (راديو شاك وألعاب" R "لنا سبيل المثال).

برامج أسطول تأتي أيضا مع مجموعة من التحديات الخاصة بهم عندما يتعلق الأمر بدقة شحن الموظفين للاستخدام الشخصي لهذه المركبات. یجب توثیق الاستخدام الشخصي لمرکبات الشرکة بشکل مناسب ویتم تحمیل الموظفین للاستعمال الشخصي. وتؤدي الأميال الشخصية التي لم يتم الإبلاغ عنها إلى تعرض الشركات لخطر عمليات تدقيق مكلفة من مصلحة الضرائب الأمريكية وقد تكلف الشركة في عمليات رد المبالغ المدفوعة المفقودة.

ما هي بعض الموارد التي يمكن أن تساعد عملي؟

• يمكن لنشاطك التجاري استخدام نفس التكنولوجيا التي تمكن موقع العمل الرقمي الجديد من تتبع نفقات الأميال التجارية. في ما يلي بعض الأمثلة: الأجهزة الذكية التي تعمل بنظام تحديد المواقع العالمي
• لجمع وتخزين معلومات سفر رجال الأعمال تطبيقات الجوال

لأتمتة تتبع عدد الكيلومترات في الأميال وحساب دقيق لكل عمل من أعمال الموظف وتخفيفه وشخصيته اميال.

مع التطبيقات النقالة المناسبة ومنصة البرمجيات، يمكنك القضاء على المهام اليدوية للسائقين لزيادة الإنتاجية، وخفض التكاليف، وضمان الامتثال إرس - كل حين اكتساب نظرة ثاقبة سلوك القيادة وكفاءة القوى العاملة المتنقلة.