لماذا يعتبر صندوق النثريات مهما بالنسبة إلى عملك

المصروفات النثرية ليست ما كانت عليه. وفي الأيام التي دفعنا فيها جميع المعاملات التجارية الصغيرة نقدا، كان من الضروري أن نكون متعمدين بشأن تتبع تلك المعاملات. في القرن ال 21، لدينا طرق أفضل لدفع للمشتريات الأعمال الصغيرة وتتبع لهم. ولكن مفهوم "المصروفات النثرية" لا يزال مهما.

ما هو النثرية؟

المصروفات النثرية تصف المعاملات الصغيرة للأعمال التجارية.

يستخدم مصطلح "بيتي" لأنه صغير (صغير) مبالغ نقدية أو معاملات شبيهة بالنقد "بيتي" ليست صغيرة جدا بعد الآن، لذا فكر في ذلك كمبالغ صغيرة قد لا تفكر في تتبع. في هذه المقالة، سوف نستخدم مصطلح "المصروفات النثرية" لتشمل مجموعة متنوعة من المعاملات التجارية الصغيرة.

على سبيل المثال:

• شراء القهوة للمكتب
• دفع رسوم أو عدادات وقوف السيارات
• علاج الموظفين للبيتزا للاحتفال بإنجاز
• شراء هدية صغيرة على الطريق إلى اجتماع عمل.

لماذا هو النثرية المهم؟

تضيف المعاملات النثرية ما يصل. لا يمكن توثيق وتتبع تلك المشتريات الصغيرة يعني الكثير من النفقات التجارية المحتملة تركت غير مطالبين، مثل رميها بعيدا.

دعونا ننظر إلى بضعة أمثلة:

• إذا كنت تستخدم أكواب كيوريج لقهوة مكتبك، حتى إذا كنت تشتري بثمن بخس وكميات كبيرة، وسوف يكلفك حوالي 26 سنتا كوب. بالنسبة للموظف العادي في شرب القهوة، فهذا هو كوبان يوميا بمعدل 200 يوم في السنة، أي أكثر من 100 دولار لهذا الموظف الواحد. ضرب ذلك من قبل عدد من الموظفين وكان لديك مبلغ كبير من المال.
• قد تكلف البيتزا ل 10 أشخاص 50 دولارا. إذا كنت تفعل ذلك مرة واحدة في الشهر، وهذا هو 600 $ في السنة. عدم الاحتفاظ بسجل يعني 600 دولار في النفقات المفقودة.

كيف يتم تسجيل المعاملات النثرية؟

يمكنك تسجيل على زلات أو قائمة، أيهما أسهل. والشيء المهم الذي يجب تذكره هو أنه يجب تسجيل كل معاملة ويجب أن تتضمن ما يلي:

• تاريخ المعاملة
• قيمة المعاملة
• وصف عام للمعاملة ("الكعك لاجتماع المكتب"، على سبيل المثال) < لم يكن لديك لتسجيل رقم الحساب في وقت المعاملة.

عند تجديد المصروفات النثرية، المعاملات الجماعية حسب رقم الحساب وإدخالها في برنامج مسك الدفاتر الخاص بك.

هل يمكنني تتبع المعاملات النثرية عبر الإنترنت؟

أصحاب الأعمال الذكية في هذه الأيام يدفعون للمعاملات التجارية مع بطاقات الائتمان التجارية أو بطاقات السحب الآلي والتطبيقات. يمكنك تتبع وقوف السيارات مع التطبيق، ويمكنك استخدام نظام دفع رسوم التلقائي للقضاء على الوقت الذي يقضيه في "النقدية فقط" حارة في الطرق حصيلة. وبطبيعة الحال، ودفع مع الخصم الخاص بك الأعمال أو بطاقة الائتمان يجعل تتبع النفقات الصغيرة سهلة.فقط تأكد من ملاحظة الغرض التجاري على الاستلام.

ماذا لو كان عملي لا يزال لديه صندوق النقدية؟

العديد من الشركات لديها صندوق النثرية في المكتب، وخاصة شركات البيع بالتجزئة التي لديها العملاء الذين يدفعون نقدا. يتم استخدام صندوق النقد لإجراء التغيير، وفي بعض الحالات للمعاملات التجارية الصغيرة. عادة، يبدأ مربع مع رصيد النقدية، في الطوائف المناسبة. ثم، عندما يحصل على مربع النقدية منخفضة، انها تجديدها.

في حالة استخدام أموال صناديق النقد للمشتريات الصغيرة، احتفظ بسجل في المربع حتى يمكن تسجيل هذه المشتريات.

كيف يمكنني التأكد من تسجيل جميع المعاملات النثرية؟

تقع على عاتقك كمالك أعمال إعداد سياسات لاستخدام المصروفات النثرية، ومراقبة معاملات المصروفات النثرية، والتأكد من أن الموظفين يستخدمون المصروفات النثرية بشكل مسؤول. بعض الاحتمالات:

اعطاء الموظفين الموثوق بهم بطاقة الخصم التجاري، وتطلب منهم أن يقدموا تفاصيل عن الغرض التجاري لجميع عمليات الخصم المدينة.

• مطلوب الموظفين الذين يستخدمون سياراتهم الخاصة للعمل لديها تعقب رسومية. يمكنك تقديم ذلك والحصول على التفاصيل. سوف تحتاج الموظف للتحقق من الغرض التجاري.
• إذا كان الموظفون لديهم هواتف ذكية للاستخدام التجاري، فطلب منهم تضمين تطبيقات لالتقاط الإيصالات بالصور أو إرسالها إلى قسم مسك الدفاتر.
• الخط السفلي على النثرية:

يجب أن يكون إنشاء وتتبع النفقات النثرية جزءا من نظام حفظ السجلات العام لشركتك.

تذكر، إذا لم تقم بتسجيله، لا يمكنك خصمه كنفقات تجارية. تأكد من أنك تستفيد من كل تلك المعاملات النثرية، حتى تتمكن من المطالبة مصاريف الأعمال أكثر شرعية وخفض الضرائب التجارية الخاصة بك.