مهارات الكتابة - التواصل مع الكلمات

من بين جميع الصفوف التي أخذتها في الكلية ودراسات الدراسات العليا، فإن الاثنين اللذين ساعدانني أكثر في مسيرتي كانا اللغة الإنجليزية و اللغة الإنجليزية للأعمال. في هذه الصفوف تعلمت مهارات الكتابة الفعالة التي استخدمتها في كل وظيفة كان لي من أي وقت مضى. لا وظيفة أخرى ولكن عملي في هذا الموقع شملت الكتابة كجزء من وصف وظيفتي. على الرغم من هذا، كان مطلوبا من الكتابة في كل وظيفة، وكان من المسلم به أنني سوف تكون قادرة على القيام بذلك.

هذا هو الحال مع معظم الوظائف - ما إذا كان يجب عليك كتابة المذكرات الداخلية، أو مراسلة العملاء، أو المساعدة في تصميم مواد المبيعات. كتابة النثر الجميل والشعر هو موهبة. الكتابة بفعالية، ومع ذلك، هي المهارة التي يمكن تعلمها.

تنظيم الكتابة

ما إذا كنت تنشئ مذكرة إلى زميلك في العمل أو تقرير لرئيسك، يجب عليك أن تقرر ما هي المعلومات التي تريد نقلها. إليك كيفية القيام بذلك:

1. سرد كل بند تحتاج إلى مناقشة في المذكرة أو تقرير.
2. وضعها في النظام من الأكثر إلى الأقل أهمية.
3. اكتب ملخصا موجزا لمذكرتك بأكملها - ستكون هذه الفقرة الأولى.
4. قم بالتوسيع على كل بند مدرج في الخطوة 1.
5. إذا كان يجب على المستلم اتخاذ أي إجراء، فذكر أنه في الفقرة الختامية.

بعض النصائح

تجنب الوراثة. قل بصوت عال ما تحاول الكتابة. الاستماع إلى كيفية صوت الكلمات. على سبيل المثال، الجملة، "اكتشفت أنني يجب أن نلقي نظرة على أرقام المبيعات الماضية من أجل التوصل إلى خطة لمساعدتنا على إعادة تقييم تقنية المبيعات لدينا" يمكن أن يكون أكثر بساطة كما "يجب أن تأخذ انظر إلى أرقام مبيعاتنا السابقة لإعادة تقييم تقنية المبيعات لدينا ".

اكتب لجمهورك.

استخدم لغة بسيطة. أنت لا تريد أن يحتاج القارئ إلى قاموس لفك ما تحاول أن تقوله. يجب أن لا تحاول إقناع القارئ الخاص بك مع المفردات الضخمة الخاصة بك. وهناك احتمالات سوف يحبط القارئ بدلا من ذلك. معظم الناس شعوذة عدة مهام في نفس الوقت، والمهتمين في الحصول على المعلومات الضرورية فقط.

أنت مسؤول عن تحقيق ذلك. فبدلا من القول، "أوراق اعتماده الطبيعة الشاذة له كمرشح فائق للوظائف"، يقول "صديقه يجعله المرشح الأعلى لهذا المنصب".

ابتعد عن المصطلحات التي قد لا يفهمها القارئ. إذا كان عملك تقني جدا، ولكن الشخص الذي تكتبه ليس على دراية جيدة في هذا المجال، التمسك الكلمات التي يفهمها هذا الشخص. على سبيل المثال، إذا كنت مصمم موقع ويب، فإن هذه الجملة في مذكرة إلى العميل، وهو طبيب نفسي، لن يكون لها أي معنى: "ما الذي تريد مني استخدامه ك بجكولور لموقعك: # ADD8E6 أو #FFFFFF؟" أي شخص يتقن تصميم صفحة ويب يعرف أن هذا السؤال يمكن ترجمتها إلى "ما الذي تريد لون الخلفية من موقعك ليكون: الضوء الأزرق أو الأبيض؟"ومع ذلك، لا تتوقع أن يكون عميلك أكثر دراية بهذه المصطلحات التقنية مما كنت عليه أثناء نقاشها حول مصطلح نفسي مثل تريتشوتيلومانيا.

إن اللقطة المليئة باليوم تبقي القارئ بعيدا - أو على الأقل لا أو جعلها تتذكر ما تقوله، فأنت تريد أن تكون كتاباتك لا تنسى، لأننا نسمع في كثير من الأحيان، نصبح محسوسا لهم.ولذا، لا ترتبط الكلمات بشكل فريد بكتاباتك.

بدلا من قول " لا تؤجل حتى يوم غد ما يمكنك القيام به اليوم "في مذكرة لمرؤوس كنت تحاول تحفيز، أقول ببساطة،" وقف المماطلة.

عندما يكون ذلك ممكنا، استخدم الصوت النشط، والصوت النشط يجعل الجملة أقوى وأقصر عادة، دعونا نحاول هذه الأمثلة الصوت السلبي: "زادت المبيعات بسبب الشبكات فعلت." صوت نشط : "زيادة مبيعات الشبكات".

لا تكون زائدة عن الحاجة، وليس من الضروري أن نقول "2 ص. م. في فترة ما بعد الظهر "أو" المرأة الحامل الحامل ". م "أو" 2 في فترة ما بعد الظهيرة "أو" المرأة الحامل "أو" المرأة الحامل "كل ما ينقل ما تريد قوله وأقل وردية.

بالطبع الانتباه إلى قواعد اللغة استخدام سترونك والأبيض <> عناصر من نمط <>> <> <> <> <> <> <> <> <> <> <> <> <<> <> <> <> <<> من هذه الموارد متوفرة على الانترنت. التدقيق اللغوي هو واحد من أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها، وبما أنك ربما تفعل معظم كتاباتك على جهاز الكمبيوتر، لديك حق الوصول إلى التدقيق الإملائي والنحوي الآلي. حذار على الرغم من بعض الكلمات، قد يتم تفويتها من خلال التدقيق الإملائي دون الكشف عن أي أخطاء إملائية.لقد قام شخص آخر بمراجعة المستند الخاص بك، إذا كان الوقت ممكنا، وضع كومبوسيتي الخاص بك على الفور، وتصحيحها في وقت لاحق، أو حتى أفضل، في اليوم التالي.