5 طرق لتحسين إدارة نفقات الموظفين

هل كشفت مؤخرا عن ثقوب كبيرة في ميزانيتك فقط لمعرفة أنها تتزايد بسبب نفقات الموظفين غير المحسوبة؟ حسابات حساب الشركات هي ميزة كبيرة من الشركات ولكن يمكن أيضا أن تكون على حسابها إذا لم تدار بشكل مناسب. سواء كنت إضاعة قسم المحاسبة أو إدارة ساعات مطاردة بعد تقارير حساب أو فقدان الآلاف من الدولارات في النفقات التي لا يمكن تبريرها، فمن المرجح أن تعاني بعض مشاكل التدفق النقدي الرئيسية عاجلا أو آجلا.

من تحفيز سلوكيات أفضل لتحسين القيود، إليك بعض الطرق لتحسين إدارة النفقات بشكل عام.

1. الحد من حسابات المصروفات.

   إذا كنت تواجه مشكلة في التثبت بالضبط من حسابات النفقات التي تدفع ثمنها، فإن الحد من عدد الحسابات النشطة هو أحد الطرق للحفاظ على التكاليف من الخروج عن نطاق السيطرة. استخدام موفر بطاقة الائتمان الذي يدعم إنشاء بطاقات الموظف مع الحد الأقصى للإنفاق محددة، أو يوفر حسابات نقدية مع الدفع اليومي. إذا كان الموظف يحتاج إلى مصروفات تتجاوز المبلغ المحدد، يتطلب إيصالات ومبررات لنفقات الحساب. قد تحتاج إلى اتخاذ هذه الخطوة الإضافية من خلال تحديد المخصصات حسب موقف الموظف أو الحيازة للحفاظ على العمليات المنظمة ومفهومة مع نمو شركتك.

2. تقديم حوافز لتشجيع تتبع النفقات.

   تتبع النفقات هي مسؤولية أخرى قد لا يرغب موظفوك في اتخاذها. إضافة المزيد من الأوراق في حين انهم بالفعل في رحلة عمل يمكن أن يكون محبطا، حتى تعطي لهم حافزا للقيام بذلك. توفير امتيازات إضافية أو دفع بدل يومي لتقديم في الوقت المحدد استلام، وربما في شكل إدارة أو مسابقة على مستوى الشركة. بعض الامتيازات التي يمكن النظر فيها يمكن أن تشمل الهدايا الصغيرة، الاعتراف بالموظفين أو الغداء. استطلاع موظفيك لمعرفة ما الامتيازات التي ترغب في الحصول عليها ومن ثم إنشاء معايير وعتبات لإصدار الجوائز حتى الموظفين يعرفون ما تهدف ل.

3. توضيح النفقات المقبولة وغير المقبولة.

   ما هو رأيك هو نفقات الموظفين مقبولة وما يعتقده الموظف قد يكون أمرين مختلفين. بدلا من وجود حجج مع الموظفين على النفقات غير الضرورية، قم بإنشاء دليل تشغيلي يحدد بالضبط ما تعتبره النفقات المقبولة للتكاليف العامة مثل وجبات الغداء والعشاء واللوازم التجارية. وينبغي أن يشمل ذلك الحد الأقصى من القيود على النفقات مثل تذاكر الطيران والوجبات أو الفنادق ومعالجة الترقيات والإضافات التي قد يميل موظفيك لإضافتها إلى حساب النفقات الخاصة بهم. وينبغي تفسير المعقول والمبرر بأكثر العبارات مباشرة وواضحة.

4. مزامنة بيانات بطاقة الشركات مع برامج المحاسبة.

   العديد من البرامج المحاسبية سحب معاملات البطاقة مباشرة من نهاية بطاقة الائتمان حتى أنك لا تنفق قدرا كبيرا من الوقت مطابقة الإيصالات إلى المعاملات.يمكنك أيضا أن تطلب من الموظفين استخدام تتبع النفقات والإبلاغ البرمجيات بحيث يمكن مسح وتطابق إيصالات في الوقت الحقيقي. وسوف يساعد على الحفاظ على كل شيء منسقة، وتساعدك على تحديد أي انتهاكات لقواعد حساب مقبولة.

5. أتمتة قيود النفقات.

   استخدام نظم إدارة النفقات التي تسمح لك لتحديد المعلمات في تكاليف المصاريف والفئات، والنفقات غير مقبولة. عند التعامل مع هذه التكاليف تلقائيا، يمكنك خفض على مقدار الوقت الذي تنفقه على العمل على النظام. إذا كان هناك قضايا رئيسية، ونظام يجلب هذه انتباهكم دون الحاجة إلى المدخلات الخاصة بك على أساس يوما بعد يوم. إعطاء الموظفين الفرصة لمعرفة كيف يعمل هذا البرنامج حتى أنهم يفهمون كيف سوف تكون مراقبة إنفاقهم. وهذا من شأنه أن يساعد على تقليل عدد الموظفين الذين ينتهكون قواعد النفقات بشكل كبير.

وأخيرا، لا ننسى أن بعض الموظفين قد لا مجرد "الحصول عليه". يمكنك النظر في إلغاء امتيازات حساب حساب الموظفين التي تنتهك باستمرار قواعد الشركة وبدلا من ذلك تتطلب النفقات الأولية من النفقات.

من خلال سداد النفقات المقبولة فقط، يجب أن تقضي عمليا على احتمال حدوث انتهاكات. بطبيعة الحال، نضع في اعتبارنا أن الموظفين الذين يجب أن يكون مصاريف كبيرة قد لا يكون الموارد الشخصية للقيام بذلك - العمل لشركتك لا ينبغي أن تخلق عبئا لا مبرر له على موظفيك. من خلال إيجاد نقطة اجتماع متناغمة، يجب على شركتك وموظفيك وإدارة نفقتك أن تجد وسائل أكثر إنتاجية.