7 نصائح للتفويض الفعال

العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة أصبحوا مقربين من جميع الصفقات والقيام ببعض الشيء عندما يتعلق الأمر بإدارة أعمالهم. هذا التنوع يمكن أن يكون رصيدا هائلا عند بدء الأعمال التجارية لأول مرة.

ومع مرور الوقت، فإن صاحب الأعمال الصغيرة الذي لا يزال يفعل كل شيء له أو نفسها سوف ضرب ما أسميه نقطة توقف النجاح. حتى يتم تطوير فريق وبعض المهام اليومية ومسؤوليات إدارة الأعمال تفويض، والأعمال التجارية لا يمكن أن تنمو، ومن المرجح أن يكون صاحب الأعمال مفرطة ومحبطة للغاية.

هناك الكثير من القرارات والعمليات التي يجب مراعاتها عندما يحين الوقت لبناء فريق ومندوب، وهناك خطوات يجب اتخاذها في وقت مبكر من العملية لجعلها أكثر فعالية. في ما يلي أهم سبع نصائح للوفد الفعال للحصول على المسار الصحيح.

1. تحليل احتياجاتك أولا

معرفة ما لتفويض والذين تحتاج إلى فريقك للقيام بذلك بشكل فعال، يتطلب صورة واضحة عن كل ما لديك على لوحة الخاص بك. أفضل طريقة لمعرفة مكان وقتك تسير، وخاصة الوقت الذي يحدث حيث لا ينبغي أن يكون، هو عن طريق تتبع وقتك - كل وقتك، على حد سواء للفوترة وغير قابلة للفوترة العمل.

إذا كنت تتبع كل ما تفعله خلال يوم العمل الخاص بك، أراهن أنك سوف يفاجأ أن نرى أين وقتك تسير وما يؤهل كما أكبر المصارف الوقت. هذا وحده يمكن أن يكون أداة قوية لتحديد المهام المحتملة لتفويض، وحتى المهام للقضاء على من عملك.

2. استكشاف خياراتك

يمكن للوفد أن يتخذ أشكالا مختلفة، ويعتمد كل خيار على نشاطك التجاري واحتياجاتك. نظام الوفود الأكثر فعالية هو واحد يمكنك أن تثق وسوف تنمو وتتغير مع احتياجاتك تنمو وتتغير.

اثنان من أكثر خيارات التفويض شيوعا تشمل تعيين موظف والاستعانة بمصادر خارجية لمقاول مستقل مثل مساعد الظاهري.

هناك العديد من الجوانب التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بين الموظف والمقاول المستقل.

3. دوكومنت إيفيريثينغ

قبل البدء في التفويض، ستحتاج إلى البدء في تتبع جميع المعلومات والمعرفة والعمليات التي تجعل نشاطك التجاري يعمل كآلة جيدة التزييت. قد يكون هذا تحديا لأنك ربما لا تفكر في هذه البيانات في كثير من الأحيان. أنت فقط تفعل ما يجب القيام به. ولكن وجود وثائق شاملة وواضحة أمر ضروري من أجل التفويض بفعالية.

بشكل عام، يجب أن تتضمن جميع عملياتك وأنظمتك ملخصا كتابيا واضحا حتى يتمكن أي عضو في فريقك في المستقبل من القفز والانتقال إلى المكان الذي توقفت فيه. وينبغي أن تكون وثائق العمليات هذه وأي معلومات أخرى مطلوبة في موقع مركزي يمكن للجميع الوصول إليه.

4. وضع خطة تعيين الأولويات

بعد أن تم توثيق العمليات الخاصة بك وأنشأت نظاما لتقاسم تلك المعلومات، سوف تحتاج إلى التفكير من خلال أولويات تفويضك العليا وكيف ستعين وتتبع وإدارة العمل المفوض.

ركز على أولوياتك الأولى أولا. يمكنك تحديد قائمة بأسماء الوفود ذات الأولوية العالية المحتملة عن طريق الإجابة على هاتين المسألتين البسيطتين:

1. هل يلزم استكمال ذلك الآن؟
2. هل أنا بحاجة إلى القيام بهذه المهمة بنفسي أو يمكن لشخص آخر؟

5. استخدام التكنولوجيا

التكنولوجيا يمكن أن تجعل فرق التفويض سهلة ومساعدة على التغلب على العديد من التحديات المختلفة. ويمكن لجميع الفرق الاستفادة من استخدام التكنولوجيا، سواء كان ذلك لتبادل الملفات، وجدولة أو حتى فرص التدريب عبر الإنترنت.

إذا كنت تقوم ببناء فريق ظاهري مع أعضاء في مواقع جغرافية مختلفة، يمكن أن تجعل التكنولوجيا تشعر بأن جميع أعضاء فريقك يجلسون في نفس الغرفة. استكشف التكنولوجيا المتوفرة لديك قبل التفويض حتى تتمكن من إنشاء نظام يجعل مشاركة المعلومات والتعاون سهلا.

6. التواصل جيدا وغالبا ما

التواصل الجيد أمر حيوي لكل نوع من فريق. وبدون ذلك، ليس هناك فريق. عندما يتعلق األمر بالتفويض الفعال، ال يقتصر األمر على أن تكون االتصاالت واضحة وموجزة ومتسقة، ولكن عليك أيضا التأكد من حصول كل عضو من أعضاء الفريق على نفس المعلومات.

واحدة من الطرق لتحقيق ذلك هي من خلال جدولة الاجتماعات وجها لوجه، أو المؤتمرات التي تركز على الفريق، إذا كان أعضاء فريقك في مواقع مختلفة. وينبغي أن تركز هذه الجلسات على التعاون وتبادل المعلومات وبناء الفريق. من المهم أيضا أن تظل في متناول بين اجتماعات الفريق للإجابة على الأسئلة، وتقديم التوجيه والمساعدة في حل المشاكل عند الضرورة.

7. زراعة الثقة

الثقة هي واحدة من أهم العوامل عندما يتعلق الأمر بالتفويض، ويذهب في كلا الاتجاهين. يجب أن تثق بأن أعضاء فريقك سيكملون العمل الذي يتحملون مسؤوليته، ويحتاج أعضاء فريقك إلى الثقة بأنك تقدم لهم كل المعلومات التي يحتاجونها للقيام بالعمل، وأنكم ستكونون مستعدين لنسخها احتياطيا عندما ضروري.

يمكنك إنشاء فريق يقوم على الثقة من خلال:

• كونك تحترم بعض
• الاستماع والسماع ما يقوله الآخرون
• التركيز على الاتصالات متسقة
• قائلا ما عليك القيام به والقيام بما يمكنك أن تقول
• كونها صادقة

يمكن أن يكون الوفد الفعال الجواب على صاحب الأعمال الصغيرة التي تواجه تحديا من الوقت الذي يكافح من أجل العثور على الوقت لنمو عمله. وعندما تتخذ تدابير لتثبيت نفسك لعملية تفويض فعالة، فإنك لا تعطي لنفسك الوقت فقط للتركيز على أنشطتك التجارية الأكثر حيوية، ولكن كنت تخفيف بعض الضغوط من القيام دائما كل شيء بنفسك.