9 مهارات تسهيل الاجتماع للمديرين

يمكن أن تكون الاجتماعات إما فرصا لتبادل الأفكار ومناقشة التحديات وتحديد خطط العمل، أو أنها قد تنتهي في وقت غير منتج. لسوء الحظ، المديرين هم في كثير من الأحيان المساهمين الرئيسيين في اجتماع عملية الخلل.

تقدم هذه المقالة أفكارا للمديرين على جميع المستويات لتعزيز مهاراتهم في تسهيل الاجتماعات لدعم تحسين إنتاجية الاجتماع.

أين يذهب المديرون خطأ مع الاجتماعات

العديد من المديرين يعتقدون أنهم يعرفون كيفية "تشغيل" اجتماع.

يضعون جدول الأعمال، ويفعلون كل ما يتحدثون، ويجعلون جميع القرارات. في حين أن هذا قد يشعر سهلة وفعالة للمديرين، فإنه في كثير من الأحيان مضيعة للوقت الناس، وأنه لا الاستفادة من القدرات الإبداعية للفريق. في الواقع، له تأثير معاكس حيث يميل الموظفون إلى الانسحاب، ويؤجلون إلى المدير الذي يريد بوضوح أن يكون مسؤولا.

هناك الكثير من الأسباب التي تجعل المديرين لا يشاركون في اجتماعاتهم، بما في ذلك:

• الخوف من ترك الذهاب.
• الاعتقاد الكاذب بأنهم، لأنهم مسؤولون، يحتاجون إلى تقديم كل الإجابات.
• عدم الثقة في قدرات أو مهارات حل المشاكل من موظفيها.
• عدم وجود مهارات تسهيل الاجتماع.

في حين أن العناصر الثلاثة الأولى هي سلوكيات المديرين الفقراء، وآخر واحد، ومهارات التيسير، ويمكن تعلم وتعزيز مع الممارسة.

تعزيز مهارات تسهيل الاجتماع الخاص بك

بحكم التعريف، وسائل تسهيل، " لجعل أسهل أو أقل صعوبة. مساعدة . "لكي يتمكن المدير من تسهيل عقد اجتماع (بدلا من تشغيله)، يجب أن يكون مستعدا للتخلي عن سلطته وأن يكون منفتحا على النتائج والنهج المختلفة.

تسهيل الاجتماع المناسب ينطوي على إشراك الجميع في تحديد وحل المشاكل. ستعمل الفرق دائما على تطوير حلول أفضل وأكثر إبداعا من أي مدير يمكن أن يكون أكثر عرضة لدعم تنفيذ الحلول.

فيما يلي تسعة مهارات مطلوبة لتسهيل الاجتماع، وكلها يمكن تعلمها وتحسينها مع الممارسة:

1. تخطيط جدول الأعمال. يبدأ اجتماع تعاوني مع تخطيط جدول الأعمال. اختيار الموضوعات التي تدعو المشاركة، ط. ه. ، فإن المشكلة التي يتعين حلها هي أكثر جاذبية من المواضيع "الإعلامية". ومع ذلك، يجب تخصيص وقت كاف للسماح بمشاركة المجموعة.
2. البيئة والمناخ. اللوجستية المسألة! عندما يكون الناس غير مريح، لا يمكن أن نرى بعضنا البعض، لا يمكن أن تسمع، أو هي جائعة، سوف تعاني نتائج الاجتماع. تعلم كيفية استخدام الخدمات اللوجستية كوسيلة لتشجيع مشاركة كبيرة وإزالة الحواجز.
3. طرح الأسئلة. أسئلة عظيمة تحفز مناقشة كبيرة.
4. الاستماع النشط عندما يعيد المدير صياغته ويتحقق من فهمه ويطرح أسئلة المتابعة، فإنه يشجع المزيد من المشاركة و (999)> العصف الذهني.
5. معظم الناس يعتقدون أنهم يعرفون بالفعل كيفية العصف الذهني، لكنهم عادة لا يفعلون ذلك. في العديد من البيئات، يتم تقليل فعالية العصف الذهني بسبب سوء إدارة العملية، والضغوط الاجتماعية والسياسية القوية، ومهارات التسيير الضعيفة، حيث أن العديد من الناس لم يسبق لهم أن عانوا حقا من قوة جلسة عصف ذهني تدار بشكل جيد، انظر: "15 طريقة للمطر على " مهارات بناء توافق الآراء
6. الإجماع لا يعني أن الجميع يجب أن يوافق على قرار، وهذا يعني أن الجميع فرصة لتبادل وجهات نظرهم واقتراح الأفكار. وستسھل عملیة التسھیل المناسبة المجموعة من مشارکة الفکرة إلی وضع قرار فعال. ويتطلب التوصل إلى توافق في الآراء وقتا أطول، ولكنه سيحظى عادة بقبول أقوى من المجموعة ككل. ومع ذلك، تذكر أن توافق الآراء ليس الهدف النهائي. والقرار الفعال للمشكلة المطروحة هو أهم قضية. راجع إطار عمل إتخاذ القرارات من ست خطوات للحصول على مزيد من المعلومات حول كيفية قيادة الفريق من خلال عملية صنع القرار بتوافق الآراء. حل النزاعات.
7. كلما كان هناك عدد كبير من الأشخاص المتورطين في حل المشكلة، الصراع أمر لا مفر منه. وفي الواقع، ينظر الباحثون في الفريق إلى الصراع حول المهمة أو القضية كجزء من عملية اتخاذ القرارات الفعالة. يجب على المدير أن يتعلم كيفية تسخير قوة الصراع بطريقة إيجابية. انظر: "حل النزاعات للمجموعات الصغيرة". مهارات التواصل غير اللفظي.
8. وبينما يجادل الباحثون حول النسب الدقيقة، فإن معظمهم يتفقون على أن أكثر من 50٪ من التواصل غير لفظي. يجب أن يكون المدير قادرا على قراءة نغمة المجموعة ولغة الجسد من أجل تقييم مستوى مشاركتها، وصحتها، والتزامها. تسجيل.
9. تتضمن مجموعة الميسرة الميسرة معرفة متى تتحول إلى لوحة فليب شارت أو لوح معلومات لالتقاط ما يقوله الناس. إن القيام بذلك يجعل الناس يشعرون بأن أفكارهم مسموعة وقيمتها، كما أنها تشكل سجلا قيما لاستخدامه في تخطيط العمل ومتابعته. الخط السفلي:

الوقت هو قيمة ثمينة في الحياة وفي العمل. نسعى جاهدين لإدارة الاجتماعات لتحقيق الكفاءة والفعالية المثلى. تعلم وممارسة وتطبيق مهارات التسهيل تسعة المذكورة أعلاه هو مكان عظيم للبدء.

-

تم التحديث بواسطة فن تافه