مجموعة أدوات تقييم مقدم الطلب

العثور على نظام تتبع مقدم الطلب المناسب الذي يلبي جميع احتياجات مؤسستك يمكن أن يكون مهمة ساحقة. يمكن أن يكون تحديا حتى معرفة أين تبدأ عند النظر في أنظمة تتبع مقدم الطلب وكيفية مقارنة كل حل.

هنا سوف تجد مجالات هامة للتحقيق، أسئلة لطرح والاستجابات لتحليل خلال عملية تقييم نظم تتبع مقدم الطلب. وستوجه هذه المعلومات شركتك في البحث عن نظام تتبع مقدم الطلب المناسب لتلبية احتياجاتك.

تحديد صانعي القرار في نظام تتبع الطلب

يجب على الشركة تنظيم نفسها داخليا قبل البدء في أي عملية تقييم نظم مقدم الطلب. عند التحضير لتقييم نظام تتبع مقدم الطلب، من الضروري تشكيل تعاون بين أصحاب المصلحة وإعطاء صانعي القرار الوقت للتوصل إلى قرار مستنير.

يجب أن تكون لجنة الاختيار الخاصة بك على استعداد لتقييم نقاط القوة والضعف لدى كل بائع نظام تتبع مقدم الطلب. وينبغي أن تضم لجنة الاختيار هؤلاء الأعضاء.

• اختيار تنفيذي: هذا هو عادة نائب الرئيس الأول (نائب الرئيس) أو نائب الرئيس (الموارد البشرية) الذي يمكن أن تمكين أعضاء اللجنة الأخرى مع توجيه واضح ورؤية. وينبغي أن يكون لدى الشخص أيضا القدرة على شرح اختيار البائع من حيث العائد على الاستثمار (روي) إلى نظرائه.
• مدير الاختيار: يجب أن يكون هذا الشخص لديه فهم كامل لعملية التوظيف ونقاط الألم للشركة من أجل خلق البحث المناسبة والتكتيكات الاختيار.
• عضو اللجنة: لضمان تمثيل صوت المستخدمين، وسيتم اعتماد الحل المختار بنجاح.
• اللجنة المساهمون: هم أعضاء من الإدارات الأخرى التي توفر مدخلات إضافية لعملية اختيار نظام تتبع المتقدم. ويمكن لمن لديهم خبرة مالية تقديم مدخلات بشأن الاستقرار المالي للبائعين أو مقارنة التكلفة الإجمالية لكل نظام تتبع مقدم الطلب فيما يتعلق بميزانية المشروع. يمكن للمساهمين في تكنولوجيا المعلومات تثقيف أعضاء اللجنة على القدرات التقنية لنظم تتبع المتقدمين للبائعين والمساعدة في مقارنة كل حل بنظامك الحالي.
  يجب أن يكون أعضاء اللجنة أشخاصا يمكنهم التعرف على قيمة أدوات التكنولوجيا، وتحسين العمليات، وخدمة العملاء من حيث صلتها برؤيتكم المؤسسية لإدارة المواهب.

توثيق عملية التعيين الحالية

بعد أن تقوم بتجميع لجنة اختيار نظام تتبع المتقدمين، تتمثل مهمتك الأولى في إنشاء وثيقة تتعقب عملية طلب الموظف وعملية التوظيف ودور مدير التوظيف ، المجند، والمرشح لاستكمال استئجار.ثم يجب على لجنتكم أن تناقش لماذا كل خطوة ضرورية وماذا يمكن أن يحدث إذا تم القضاء عليها.

تبسيط عملية التوظيف الخاصة بك وتأكد من كل خطوة تضيف قيمة حقا وتساعدك على إنتاج نوعية التوظيف. وهذا سيسمح لجنتك بمقارنة احتياجات عملية التوظيف الخاصة بك مع قدرات كل نظام تتبع مقدم الطلب. هذا التقييم هو فرصة عظيمة للتعرف على أفضل الممارسات في التوظيف واستعراض وتحسين عملية التوظيف الحالية.

تحديد متطلبات نظام تتبع مقدم الطلب

بعد أن حددت عملية تعيين شركتك بوضوح، فإن لجنتك مستعدة تماما لتحديد متطلبات شركتك لنظام تتبع مقدم الطلب. ضع في اعتبارك أنك تريد الحصول على إجابة واضحة للأسئلة التالية:

• لماذا تشتري نظام تتبع المتقدم هذا؟
• هل عملية التوظيف الحالية تتماشى مع أهداف شركتك؟

إن إبقاء هذه الأسئلة في الاعتبار سيساعد لجنتك على تقديم حل قوي لشراء حل تتبع مقدم الطلب. من أجل نظام تتبع مقدم الطلب اخترت أن يكون لديك اتصال قوي لعائد الاستثمار، يجب على لجنتك خلق توقعات واضحة لما تريد في نظام تتبع مقدم الطلب.

يجب على نظام تتبع المتقدمين الخاص بك بناء علاقة أفضل بين الموظفين والمديرين التعاقدين، وتبسيط عملية إنشاء طلب الشراء والموافقة عليها، وتحسين نوعية التعيينات الخاصة بك. نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك يجب أن تبسيط جهود التوظيف من المهنيين الموارد البشرية من خلال الأتمتة، وخلق عملية توظيف أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة. هذا هو الوقت المثالي لمعالجة التحديات المشتركة للموارد البشرية، مثل:

• ارتفاع حجم السير الذاتية مع عدم وجود طريقة فعالة لقبول ومراجعة وإدارة.
• ارتفاع حجم فرص العمل مع الاتصالات الداخلية مرهقة.
• عدم القدرة على الوصول إلى المعلومات بسرعة والإبلاغ عن جميع مقاييس التوظيف.
• فقدان المتقدمين المؤهلين بسبب التخزين العشوائي للسير الذاتية.
• ازدواجية جهود التجنيد بين مختلف الفروع والأقسام محليا أو خارجيا.
• نفقات صيانة ودعم تقنية المعلومات الزائدة مع التكنولوجيا المحلية.
• التتبع غير الفعال لبيانات امتثال إيو-أوفكب.
• تكافح للحصول على الاهتمام المناسب من تكنولوجيا المعلومات لترقيات التكنولوجيا والتحسينات.

أيضا، أغتنم هذه الفرصة للنظر في قيمة التحسينات من العمليات والتكنولوجيات الجديدة مثل:

• تجنب استخدام وحدات مختلفة،
• تحسين التواصل و
• معالجة القضايا العالمية.

للحفاظ على هذا يمكن التحكم فيها تحتاج إلى تحديد الأساسية "يجب أن يملكون" من أجل القضاء على البائعين غير المؤهلين. على سبيل المثال، كعامل أساسي قد تقرر لجنتك أنك لن تنظر إلا إلى البائعين الذين يقدمون حلا مستندا إلى الويب بدلا من نظام مثبت، حيث أن الحل المستضاف يزيل أي عبء على فريق تقنية المعلومات.

تحديد متطلبات نظام تتبع مقدم الطلب

تحديد أهداف العمل الواضحة سوف يربط أولوياتك بمتطلباتك.ومن الضروري أن تركز لجنتكم على متطلبات النظام األولية. يجب أن تتجنب اللجنة تشتيت انتباه عناصر النظام التي لا تتماشى مع أولويات شركتك. لقد أدركت أهداف العمل الهامة والمتطلبات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند تشكيل أهدافك الخاصة.

المتطلبات الرئيسية التي يجب مراعاتها في نظام تتبع مقدم الطلب

• كفاءة العمليات: يمكن أن تؤدي عملية مركزية العملية إلى تحسين مجموعة متنوعة من المهام بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر طلبات التوظيف وتتبع وإدارة برامج إحالة الموظفين ونقلهم.
• يسمح المرشحين لتطبيق بسرعة وسهولة لمؤسستك للراتب واستئجار ساعة دون المرور من خلال صفحات متعددة من الأسئلة.
• يمكن تسهيل عالية الحجم التجنيد في حين تبقى فعالة من حيث التكلفة.
• و شكلي للغاية، حل قابلة للتطوير التي يمكن تكوين لعملية فريدة من نوعها لدينا إدارة التوظيف وقادرة على تلبية احتياجاتنا المتطورة مع نمو منظمتنا أو عملياتنا تتغير.
• تحسين قدرات إعداد التقارير: تواجه العديد من المنظمات تحديا في تحديد إجمالي إنفاقها على الموردين، والمصادر، ومقارنة المقاييس. التنسيق من خلال مصدر واحد سيسمح بتقديم تقارير مركزية دقيقة.
• يسمح المجندين للبحث في قاعدة البيانات على جميع المعلومات، ومعايير محددة.
• يتضمن مركز التقارير الذي يمكن المستخدمين من تشغيل تقارير مخصصة وحفظ معايير لاستخدامها في المستقبل، بالإضافة إلى تشغيل تقارير قياسية عن الصناعة، بما في ذلك تكلفة كل استئجار، والوقت المناسب للتعبئة، وفعالية المصدر، والمزيد.

بناء هوية العلامة التجارية والتوعية

• إنشاء اتصال بين مقدم الطلب وتجربة العمل الإيجابية سوف الحرفية الاعتراف العلامة التجارية. العلامة التجارية القوية يمكن أن تولد الثقة التي من شأنها دفع حركة مقدم الطلب وتعزيز تجمع المواهب الخاصة بك.
• يمكن الوصول إلى صفحات الويب الخاصة بالمركز الوظيفي من خلال موقع شركتك على الويب.
• يسمح المجندين بسهولة نشر المعلومات المهنية لموقع الشركة على شبكة الإنترنت.
• توفير قدرات متعددة اللغات للدعم العالمي.
• إيو / آب المتوافقة.
• ستظل القدرة على الحفاظ على قياس دقيق لهذه المعلومات متوافقة مع اللوائح الفدرالية وتجنب أي إجراءات قانونية ضد المنظمة. وسوف يساعد أيضا على إنشاء نوعية مقدم الطلب.
• قادرة على التقاط وتتبع والإبلاغ عن البيانات الطوعية المتعلقة بتكافؤ فرص العمل، مع الاستمرار في الامتثال للمبادئ التوجيهية التي حددها مكتب تكافؤ فرص العمل / المكتب.
• قادرة على فرز المرشحين قبل أسئلة القضاء من أجل تحديد أولئك الذين يستوفون المؤهلات الأساسية لهذا المنصب.
• تحسين الاتصالات.
• يهيئ بيئة توفر معلومات فعالة، وتوحيد جميع المستخدمين وتبسيط عمليات المنظمة.
• يشمل مركز اتصالات لتسهيل التواصل بين الموظفين، ومديري التوظيف، والمرشحين. كما يسمح للمستخدمين لجدولة المواعيد، وترك الملاحظات ومقابلة ردود الفعل، لإرسال رسائل جماعية، والرد التلقائي لمقدمي الطلبات عند استلام السيرة الذاتية.

دعم العملاء لنظام تتبع مقدم الطلب

• يعتمد اعتماد المستخدم بالكامل على مستوى دعم العملاء الذي يقدمه البائع أثناء التنفيذ وبعده.
• فريق دعم متاح بسهولة، مخصص لإدارة قضايا الشركة والمستخدمين مع توظيف أفضل الممارسات الصناعية.
• أعلى مستوى من الدعم متاح في أي تهمة لشركتك.

أنظمة تتبع مقدم الطلب تقييم البائع

من المستحسن أن تطلب طلب تقديم عروض (رفب) من البائعين المحتملين قد قررت لجنتكم النظر فيها. هذه هي فرصتك للحصول على توضيحات حول أي موضوع لمساعدة اللجنة الخاصة بك تحديد ما إذا كان برنامج تتبع مقدم الطلب يمكن أن تفعل المهمة المطلوبة. يجب على لجنتكم النظر في القضايا الرئيسية التالية لوضع طلب تقديم العروض الفعال:

• هل يدعم النظام الشواغل الرئيسية لجنتكم؟ ويرتبط ذلك بالجزء السابق من عملية التقييم؛ يجب أن تعرف العملية الخاصة بك تماما قبل أن تتمكن من تحديد ما هي الميزات التي تحتاج إليها. لا يمكن أن تشتت لجنتك من خلال الحلول التي قد تقدم وظائف ليست الأولوية الرئيسية الخاصة بك. في حين أنها قد تبدو جذابة، العديد من الميزات والوظائف المبهرج لن تخلق أي قيمة لمؤسستك إذا لم يتم اعتمادها من قبل المستخدمين.
• هل قام البائع بتثبيت النظام في مؤسسة أخرى ذات حجم مماثل؟
• يجب أن يكون لجنتك إمكانية الوصول إلى المراجع التي يمكن أن تعطيك فكرة عن قضايا مثل رضا العملاء والمتابعة، وعملية التنفيذ، والرسوم الخفية. تذكر، الميزات ليست ذات قيمة دون اعتماد المستخدم قوية.
• ماذا تنطوي عملية التنفيذ؟ ويبدأ معدل التبني الناجح بالتنفيذ السليم. تريد أن تتأكد من أن البائع الذي اخترته لا يترك المستخدمين دون التدريب المناسب والدعم المستمر. يجب أن يتركز التنفيذ على عملية التوظيف في مؤسستك، وليس تعلم كيفية استيعاب نظامها.
  يجب ألا يكون لديك الشعور بأن برنامج التنفيذ الخاص بك سوف يترك لك الشعور بالضياع وغير متأكد من قدرات البائع. أثناء عملية التقييم يجب أن يكون لدى لجنتك انطباع بأن تطبيقك سيخلق أساسا قويا لشراكة طويلة مع مزود نظام تتبع مقدم الطلب، استنادا إلى أولويات الإدارة وأهداف العمل. تذكر أن اعتماد المستخدم العالي لنظام تتبع مقدم الطلب سيؤدي إلى تحقيق عائد استثمار أعلى.

المزيد عن أنظمة تتبع مقدم الطلب تقييم البائع

• ما هي رؤية واستراتيجية نمو البائع؟ يجب أن يثبت البائع القيادة والبصيرة كرائدة في السوق. من أجل تقديم حل شامل، يجب على البائع أن يأخذ بعين الاعتبار احتياجاتك الخاصة والاستعداد للتغيير والنمو في المستقبل.
• حدد ما إذا كان هذا الحل يساهم في خطة العمل الخاصة بك؟ في النهاية، سيحتاج على الأرجح سيكتيون إكسكوتيف إلى عرض عائد استثمار متوقع من أجل تقديم حالة قوية للحل.
  يجب على مدير تنفيذي الاختيار أن يبحث عن وفورات في أشياء مثل الإعلان التوظيف، قيمة الموظف من استخدام شركات البحث، وتحسين العملية المقدمة من قبل البائع. يجب على الشركة أيضا حفظ على الاحتفاظ بالموظفين وجودة المرشح. قد يكون من الساحق إنشاء وثيقة مفصلة تماما من الاستفسارات التي سوف تشمل جميع الموضوعات اللازمة لتقييم نظام تتبع مقدم الطلب.
• ما وراء الميزات والوظائف، يجب أن تتأكد لجنتك من قدرة البائع على العمل كشريك طويل الأجل لمؤسستك. كما تقوم اللجنة الخاصة بك بإجراء عملية تقييم البائع الخاص بك، وتريد التأكد من النظر في عوامل مثل:
• الاستقرار المالي: بذل العناية الواجبة على البيانات المالية لجميع البائعين المحتملين قيد الاستعراض. سوف تجد هذا هو الموضوع المثالي الذي يمكن للمساهم لجنة المالية الخاصة بك إرشادك.
• نوعيات الشركاء الاستراتيجيين: لتقديم حل كامل، سيشارك بعض البائعين مع شركات الخدمات الأخرى من أجل تقديم مجموعة شاملة من الخدمات لعملائها. يجب أن تكون لجنتكم على علم بأي شراكات مع البائعين المتنافسين. يمكن أن توفر المعلومات نظرة ثاقبة على الشراكة المحتملة بين شركتك والبائع.
• قدرات التوظيف: بغض النظر عن حجم شركتك، تحتاج إلى التأكد من أن المورد لديه القدرة على دعم دورة حياة الموظف كاملة، من تتبع مقدم الطلب، على متن الطائرة، وتخطيط الخلافة إلى الصعود. وهذا سوف يمنع شركتك من الخروج من حلها، مما من شأنه أن يؤدي على الأرجح إلى تفاقم، وتقييم جديد، ورسوم التنفيذ مكلفة.
• تطوير المنتجات المستقبلية: تأكد من أن البائع ينقل فهم قوي للتحديات التي تواجه التوظيف الآن وفي المستقبل. يجب أن يكون البائع الذي تختاره على نبض التكنولوجيا والصناعة الأخبار من أجل التكيف مع الاحتياجات المتغيرة الخاصة بك وضمان أن يتم استخدام تكوينات الحل إلى أقصى إمكاناتها.
• التكامل مع هريس: على الرغم من أنك قد ترغب في مساهمة لجنة تكنولوجيا المعلومات في تقديم هذه المعلومات، إلا أنه لا ينبغي أن تؤثر على لجنتك في استخدام نظام تتبع مقدم الطلب الذي لن يخدم القسم بكامله. أي بائع يستحق النظر ينبغي أن توفر القدرة على نقل المعلومات الرئيسية من نظامها في نظام هريس الخاص بك مع الحد الأدنى من الصعوبة.

ملخص اختيار البائع لأنظمة تتبع مقدم الطلب

يمكن أن يتراوح الجدول الزمني لعملية اختيار البائعين لنظام تتبع مقدم الطلب من شهر إلى ستة أو أكثر لإكماله. وفيما يلي جدول زمني مقترح يسمح للجنة الخاصة بك بوضع إطار زمني لعملية اختيار البائعين لنظام تتبع مقدم الطلب.

يرجى العلم بأن هذا يخضع للتغيير استنادا إلى تاريخ التنفيذ المفضل.

الجدول الزمني لاختيار البائع الخاص بك لأنظمة تتبع مقدم الطلب

• تشكيل لجنة اختيار - أسبوع
• تحديد احتياجات الشركة - 1-2 أسابيع

تقييم موضوعي للبائعين ضد الشركة المحددة يحتاج إلى العملية التالية: << إنشاء قائمة طويلة من البائعين المحتملين - 1 أسبوع

1. طلب تقديم طلبات تقديم إيضاحات حول أي موضوع أو قلق - 4 أسابيع
2. إنشاء قائمة مختصرة باستخدام معايير التقييم الرئيسية - 1-2 أسابيع
3. - 3-6 أسابيع
4. إظهار الأنظمة المختلفة - في أقرب وقت ممكن
5. عروض المبيعات - في أقرب وقت ممكن
6. زيارة الموقع - حسب الحاجة
7. ضع في اعتبارك أن الهدف الرئيسي لنظام تتبع مقدم الطلب هو لتمكين المستخدمين.وينبغي أن يكون أعضاء اللجنة قادرين على التعرف على قيمة أدوات التكنولوجيا، وتحسين العملية، ورؤية الشركة ودعم العملاء من أجل تضييق استراتيجي للبائعين في قائمة قصيرة من الاحتمالات الحقيقية ووضع قيمة لها.

من المحتمل ألا تكون لقوائمك القصيرة العديد من الاختلافات الوظيفية المميزة؛ ولذلك فمن المهم إبقاء العناصر الأقل وضوحا من ذلك البائع في الاعتبار.

يجب على لجنتكم أن تتطلع إلى مصادر المعلومات مثل موقع البائع على الويب ومجموعات الأخبار وبوابات الموارد البشرية والمعارض التجارية. التواصل مع الزملاء في الشركات الأخرى التي هي مماثلة في الحجم والاحتياجات والصناعة للتعلم من تجاربهم.

الشراكة مع بائع خدمة المنحى الذي هو أكثر ملاءمة متوافقة مع رؤية مؤسستك وأهداف للمستقبل سوف تثبت لا تقدر بثمن لجميع اللاعبين الرئيسيين في تطبيق نظام تتبع التقييم الخاص بك، واختيار، والتنفيذ.

المزيد عن التوظيف والتوظيف

توظيف النجوم: أفضل عشر طرق للحصول على المرشحين كبيرة.

• استخدام لينكيدين لتوظيف الموظفين.