أساسيات إدارة الميزانية للمدراء الجدد

بابليشيد 8/1/2015

الاحتمالات، عندما يتم ترقية شخص ما إلى دوره الإداري الأول، ستكون هذه هي المرة الأولى التي يدير فيها ميزانية الإدارة.

يتلقى معظم المديرين الجدد تدريبا رسميا قليلا أو لا يحصلون على أي تدريب رسمي على كيفية إعداد توقعات الميزانية أو تتبع نفقاتهم أو كيفية إجراء تعديلات منتصف العام. وغالبا ما يتم تسليمهم جدول بيانات أو تقرير من مديرهم، أو إدارة المالية، ويتوقع أن يعرف كيفية القيام بذلك، أو التعلم عن طريق التجربة والخطأ.

في حين أن "التجربة والخطأ" يمكن أن يكونا وسيلة فعالة لتعلم مهارة جديدة، فإنه سيكون من الأفضل إذا لم يكن مدير جديد أن يجعل الكثير من الأخطاء المؤلمة.

فيما يلي بعض الدروس المستفادة من تجربتي الخاصة والتعلم بالخطأ، والتي أعتقد أن معظم المدراء الجدد يمكنهم الاستفادة منها:

استثمر الوقت للتعلم من البداية

ليس هناك وقت أفضل لطرح الأسئلة "الغبية" من عندما كنت العلامة التجارية الجديدة لشيء ولم تفعل ذلك. من الأفضل أن نسأل وقضاء وقت التعلم مقدما، بدلا من الانتظار حتى شخص ما للإشارة إلى أخطائك. اطلب الوقت من مديرك (أو سلفه إذا استطعت) مراجعة الفلسفة الأساسية والأهداف الشاملة والشكل وكل بند. إذا كان لدى مؤسستك شخص مالي، اطلب من هذا الشخص قضاء بعض الوقت معك أيضا. وسوف يكون معظم الاغراء ومستعدة لتبادل خبراتهم. بعد كل شيء، إذا كان يمكن تدريب لك كيفية القيام بأشياء وفقا لمواصفاتها مقدما، عليك أن تكون أقل من الصداع بالنسبة لهم في وقت لاحق.

خذ دورة "المالية والميزانية لغير المديرين"

تحقق مع كليات إدارة الأعمال المحلية الخاصة بك، تحت عنوان "التعليم التنفيذي". "معظم المدارس التجارية تقدم 1-3 أيام، دورات غير الائتمان. أثناء أو بعد الدورة، خذ الوقت لمراجعة التقرير السنوي لشركتك، وفهم النسب والتقارير المالية المختلفة.

إدارة القسم الخاص بك الميزانية مثل الأعمال التجارية الخاصة بك

عندما نعمل للمنظمات الكبيرة، ونحن ننتهي لعلاج "الشركة" المال مثل أنه ينمو على الأشجار. لا يفعل ذلك، والآن أصبح عملك مديرا لأخذ الملكية الشخصية لموارد القسم الخاص بك.

كن لاعب فريق

إذا أمكن، راجع ميزانية مديرك. في حين أنه من المهم تحمل ميزانيتك، فإن وحدتك هي جزء من كيان أكبر حجما. اطلب من مديرك أن يظهر لك أين تناسب ميزانيتك الصورة الكبيرة وتدعمها، فضلا عن الترابط مع زملائك. قد تكون هناك أوقات تحتاج فيها إدارة أخرى إلى المال لتحقيق أهداف ذات أولوية أعلى من أهدافك. لا تنتظر أن يطلب منك أو قد اتخذت بعيدا - تكون استباقية وتقديم لمساعدة مدير النظير الخاص بك. عليك أن ينظر إليها على أنها استراتيجية وتعاونية.

لا تلعب ألعاب غبية

فقط لأن "الجميع يفعل ذلك"، لا يعني أنها ليست غبية وسيئة للشركة. مثال على لعبة ميزانية غبية نموذجية أن المدراء اللعب هو "استخدامه أو فقده الإنفاق. "عندما تقترب من نهاية العام، وميزانيتك تعمل تحت توقعاتك. في السنوات السابقة، عندما كنت تحت الانفاق، تم تعيين ميزانية العام المقبل الخاص بك على أساس ذلك العام الفعلي.

لذلك، حتى لا يكون لديك خفض الميزانية الخاصة بك مرة أخرى، تذهب على فورة التسوق - شراء الاشياء التي لا تحتاج أو تخزين فقط في حال كنت قد تحتاج إليها.

تتبع النفقات الخاصة بك شهريا وجعل التصحيحات الاستباقية

لا تفترض أن "شخص ما" سوف اقول لكم عندما كنت على الميزانية. في الواقع، قد يكون لديك حتى لطلب التقارير الشهرية أو تتبع نفسك. لا تنتظر حتى نهاية العام، عندما انها مفاجأة (لك ورئيسك في العمل). وبحلول ذلك الوقت، فوات الأوان للتحقيق وإجراء التصحيحات. كن مسؤولا، وقياس نفسك، وتقديم تقرير استباقي إلى مديرك.

كن شفافا وقم بإشراك فريقك

شارك ميزانيتك مع فريقك، وربما شاركهم في إعداد التوقعات. إن إشراك فريقك ومساعدتهم على فهم عملية وضع الميزانية يخلق إحساسا بالملكية المشتركة ويشجع موظفيك على إيجاد طرق مبتكرة لإدارة النفقات.

كن استراتيجيا

لا تأخذ فقط العام الماضي وتضيف 10٪ إلى توقعات العام المقبل. البدء بوضع استراتيجية وأهداف، ثم تحديد الموارد المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف. إذا كنت بحاجة إلى أكثر من العام الماضي، ثم إعداد حالة الأعمال لتبرير طلبك للحصول على تمويل إضافي.

لا تفرط

في حين أن إدارة الميزانية هو دور مهم لمدير، لا يغيب عن بالنا من أهم الأصول: شعبك! تأكد من أنك تنفق ما لا يقل عن خمسة أضعاف الوقت اللازم لتطوير فريقك أن كنت طحن الأرقام.