ما هو سجل الشركات؟ - تعريف

ما هي سجلات الشركات؟

سجلات الشركات هي تلك السجلات التي تحتاج الشركة الأمريكية للحفاظ عليها من أجل إظهار أنها تعمل بالطريقة المطلوبة من قبل دائرة الإيرادات الداخلية وقوانين الدولة التي يتم فيها تأسيس الأعمال (تشكلت على أنها الكيان التجاري للشركات).

لماذا سجلات الشركات اللازمة؟

هناك حاجة إلى سجلات الشركات لإظهار أن المؤسسة تعمل بشكل مناسب كما هو مطلوب من قبل دائرة الإيرادات الداخلية، لإظهار أن المؤسسة هي كيان منفصل والحفاظ على درع الشركة من المسؤولية.

ما هو "دفتر سجلات الشركات"؟

بعض الشركات لديها سجلات الشركات "كتاب" الذي يتضمن جميع الوثائق المطلوبة. في حالات أخرى، يتم الاحتفاظ بسجلات الشركات عبر الإنترنت أو في خزانة الملفات. يجب أن تكون السجلات في مكان واحد ومتاحة إذا كانت دائرة الإيرادات الداخلية تقوم بمراجعة شركتك.

يمكنك أيضا الاحتفاظ بسجلات شركتك "في السحاب"، ولكن قد تتضمن هذه السجلات معلومات سرية وعمليات ملكية، لذا تأكد من أن الخادم آمن. سوزان وارد، الأعمال الصغيرة كندا خبير، لديه مقال كبير عن إدارة الوثائق التي قد تساعدك مع هذا المشروع.

كيف يتم إنشاء سجلات الشركات؟ من الذي يحتفظ بسجلات الشركات؟

يتم إنشاء سجلات الشركات من قبل مجلس إدارة الشركة الخاصة بك. يقوم المجلس بإنشاء وثائق مثل مواد تأسيس الشركة والتقارير السنوية الخاصة بك. ويقوم المجلس أيضا بإنشاء وتحرير الوثائق مثل الاقتراحات والدقائق أثناء اجتماعات المجلس.

يتم تعيين سكرتير الشركة عادة للاحتفاظ بجميع سجلات الشركات. بطبيعة الحال، يجب أن يتم التوقيع على جميع السجلات، وأي إجراءات اتخذت يجب أن يكون الوثائق. إذا كان للشركة أسهم في الأسهم، فإن سكرتير الشركة (عادة مكتب هذا الفرد) بتتبع سجلات ملكية الأسهم.

كما يقوم السكرتير العام للشركة بإلقاء كلمة في كل اجتماع من اجتماعات مجلس الإدارة، مشيرا إلى أعضاء مجلس الإدارة الحاضرين والمغيبين.

الاحتفاظ بسجلات قرارات المجلس

توافق مجالس الشركات على السياسات العامة والقرارات (القرارات)، ولا تشارك في اتخاذ القرارات اليومية للأعمال. واحدة من أهم الأنشطة من مجلس إدارة الشركات هو اتخاذ القرارات. القرارات هي في الأساس الوثائق التي تسجل قرارات المجلس. يمكن إجراء قرارات الشركات في العديد من المسائل بما في ذلك:

• سجلات المعاملات الرئيسية للشركة
• الموافقات على العقود
• سجلات بيع أو شراء العقارات (الأراضي والمباني)
• التوظيف أو تسريح العمال عدد كبير من الموظفين
• التوسع في سوق جديد أو موقع جديد

يجب تسجيل جميع هذه القرارات، وأكثر من ذلك.

ما هي السجلات الأخرى التي يجب تضمينها؟

• عقد التأسيس وأي مواد تعدل هذه الوثيقة. يتم إيداع هذه المقالات مع ولايتك، ولكن ما زلت بحاجة إلى نسخة من الأصل وجميع التغييرات.
• اللوائح الداخلية للشركة. واللوائح هي المبادئ التوجيهية التي تحكم عمل مجلس إدارة الشركة. وتشمل اللوائح واجبات الضباط، ومعلومات عن الاجتماع السنوي، وكيف يحدد المجلس السياسة والتصويت.
• محضر جميع اجتماعات المساهمين والمديرين، بما في ذلك الاجتماع السنوي
• التقارير السنوية
• سجل الأسهم لتتبع معاملات الأسهم وملكية الأسهم.
• قرارات الشركات والقرارات الضريبية
• قرارات التوظيف والتعيين
• قرارات تضارب المصالح
• قرارات القروض المقدمة من المؤسسة
• القرارات المتعلقة باستحقاقات الموظفين وخطط التقاعد
• قرارات أرباح الأسهم

اتبع قانون الولاية في تشكيل مجلسك والاحتفاظ بسجلات

عندما تقوم بتشكيل مؤسستك، سوف تحتاج إلى التحقق مع ولايتك للتأكد من أنك تتبع إرشادات الدولة لتنظيم وإدارة الشركة الخاصة بك. جميع الدول لديها لوائح محددة تحكم الشركات. تحقق مع وزير الدولة لولاية الخاص بك أو مع المحامي الخاص بك للحصول على مزيد من المعلومات.

العودة إلى كوربوراتيون ستارتوب تشيكليست