كيف يمكنك فصل المهام مع الموظفين الصغار؟

تقسيم المسؤوليات المحاسبية هو مفتاح حفظ الكتب الدقيقة والحد من مخاطر الاحتيال. على سبيل المثال، الموظف الذي يحسب المدفوعات النقدية يجب أن لا تكون مسؤولة أيضا عن دفع النقد إلى البنك.

في شركة أصغر من دون قسم المحاسبة الضخمة، وتقسيم المهام أسهل من القيام به. والواقع أن أحد أكبر المخاطر التي تتعرض لها الشركات الصغيرة هو عدم الفصل بين الواجبات الرئيسية، الأمر الذي يزيد من احتمالية التعرض للمخاطر والتعرض لممارسات مسك الدفاتر السيئة.

ما إذا كان لديك مخاطر مشروعة للتصحيح في العمليات الخاصة بك الآن أو ببساطة تريد ضبط هيكل الشركة لدرء أي مشاكل محتملة في المستقبل، وهنا بعض الأفكار لمساعدتك على تقسيم المسؤوليات حتى عندما كنت لم يكن لديك العديد من الموظفين المتاحة.

تتطلب الاجازات الدورية

تم الكشف عن العديد من حالات الاحتيال عندما يأخذ صاحب العمل أول إجازة لها منذ سنوات أو يضطر مدير إلى قضاء يوم مريض يكسر سجلا طويلا من الحضور المثالي. في هذه الحالات، بدائل تحاول أداء المهام اليومية المخصصة لها ولكن لاحظ أن الأرقام هي خارج. عندما تحقق الإدارة، وجدوا موظفهم المثالي جاء دائما للعمل على إبقاء أي شخص آخر من اكتشاف الغش.

المشكلة هي أن الموظفين الذين يأتون دائما للعمل غالبا ما ينظر إليهم على أنهم أكثر الموظفين قيمة وجديرة بالثقة. وهذا يخلق فرصة لهم للاستفادة من استقلالهم وعدم وجود أي شخص يتفقد عملهم.

لا تدع أي موظف يذهب أشهر أو سنوات دون أخذ عطلة حقيقية. موظف جيد يستحق كسر، وكنت في حاجة الى فرصة للقبض على واحدة سيئة. في الواقع، يعتبر ذلك العلم الأحمر إذا كان الموظف لا يفوت يوما من العمل مهما كانت مريضة أو كيف في حاجة إلى عطلة انه قد تكون.

تدوير الموظفين من المواقع أو التحولات الأخرى

لدى العديد من الشركات الموجهة نحو المستهلك موظف واحد أو اثنين يعملون في متجر في وقت معين.

عندما يكون شخص ما وحده، قد يشعر بإغراء أكبر للسرقة وخوف أقل من الوقوع.

كما هو الحال مع أخذ الإجازات، وتريد لتدوير الموظفين حولها. يمكنك الاحتفاظ بها في مواقعها المفضلة أكثر من مرة، ولكن يكون لهم أحيانا العمل في مخازن مختلفة أو تحولات مختلفة. وبهذه الطريقة، يمكنك أن تبحث عن اتجاهات مثل إيصالات نقدية تنخفض دائما عندما يكون موظف معين يعمل نوبة محددة مقابل عندما يعمل الآخرون نفس التحول.

إرسال مهام المحاسبة

لا تحتاج إلى القيام بكل ما تبذلونه من المحاسبة في مكان واحد. بدلا من أن يكون لديك موظفي الخط الأمامي أو المديرين تحاول أن تفعل كل شيء، يمكنك إرسال المهام.

• الموظفين في كل مخزن يمكن أن يدخل المبيعات وغيرها من البيانات المحاسبية الخام.
• يمكن أن يتحمل أحد كبار المديرين في موقعك الأكبر مسؤولية تفويض التسويات في حسابات العملاء.
• محاسب في مكتب مركزي يمكن التوفيق بين حساباتك وإعداد البيانات المالية الخاصة بك.

إذا لم يكن لديك مواقع متعددة أو عدة موظفين مؤهلين، فهذا لا بأس به. خدمات مسك الدفاتر الخارجية يمكن أن تساعدك على سد الثغرات.

إنشاء سياسات وإجراءات واضحة

في حين أن العديد من الناس يختارون العمل للشركات الصغيرة والمتنامية لأنهم ليس لديهم بيروقراطية الشركات الكبيرة، وتحديد السياسات والإجراءات مهم في أي حجم الأعمال.

تذكر أن الأخطاء تحدث في كثير من الأحيان أكثر من خيانة الأمانة.

إذا أعطي شخص ما مهمة لأداء من تلقاء نفسه مع القليل من التوجيه حول كيفية القيام بذلك، وقال انه قد تفعل ذلك بطريقة تزيد كثيرا من فرصه في صنع خطأ مكلف. إذا كنت تعطي شخص عملية واضحة لمتابعة وشرح أنك تريد القيام به بهذه الطريقة للحد من مخاطر الأخطاء، وقال انه من المرجح أن تفعل ذلك بالضبط كيف طلبت منه أن يفعل ذلك.

هذا مهم بشكل خاص للموظفين الذين لديهم درجة عالية من الحكم الذاتي وليس لديهم المديرين دائما التحقق من عملهم. من ناحية أخرى، حتى لو قمت بتقسيم المهام وإخبار الموظفين بكيفية تنفيذها، عليك التأكد من أنه من الواضح أنها يمكن أن تتحول لك للحصول على المساعدة أو التوجيه في أي وقت.