اختيار برامج إدارة المانحين لمنظمتك غير الربحية

يحين الوقت دائما عندما تحتاج برامج إدارة الجهات المانحة غير الربحية إلى الترقية أو استبدالها بالكامل.

متى تعرف متى حان الوقت، ثم ماذا تفعل؟ أعطت العديد من الإيجابيات غير الربحية هذه الإجابات عندما طلبت منهم إكمال هذه الجملة: "كنت أعرف أن الوقت قد حان للحصول على نظام جديد لإدارة المانحين عندما …"

• عندما لم نتمكن من الإبلاغ عن البيانات بالطرق التي بحاجة.

• عندما أكل الكلب بطاقات الفهرس.
• عندما كنت أريد أن أعرف الاشياء عن مانحي، واستغرق الأمر كمية سخيفة من وقت الموظفين للعثور على الجواب.
• عندما ترك "النظام" الأخير معه في رأسه.
• عندما كان الشخص الوحيد الذي لديه فكرة كيفية استخدام النظام (قاعدة بيانات قديمة الوصول) تقاعد.
• عندما تحطم جهاز كمبيوتر المتطوع وفقدنا كل شيء.

هل هذه الأسباب صحيحة بالنسبة إلى مؤسستك غير الربحية؟

ومع ذلك، فإن البت في أنك بحاجة إلى نظام جديد هو الجزء السهل. هناك عالم من المعلومات مربكة حول الأنظمة المتنافسة هناك، وليس هناك طريقة سهلة لوضع كل ذلك معا.

تحولت إلى "تقارير المستهلكين" للتكنولوجيا غير الربحية للعثور على الإجابات. إديالوير هي منظمة غير ربحية تساعد المنظمات غير الربحية الأخرى على اتخاذ قرارات البرمجيات الذكية من خلال إجراء البحوث غير منحازة ومن ثم ترجمته إلى سهلة الفهم التقارير والمقالات والتدريب.

وافقت أندريا بيري، مديرة الشراكات والتعلم في إيديالوير، على التحدث معي حول كيفية قيام المنظمة باختيار نظام جديد لإدارة المانحين.

إليك الخطوات التي اقترحها بيري:

معرفة ما إذا كنت حقا بحاجة إلى نظام جديد.

بيري يقول أن تبدأ من خلال تقييم لماذا كنت لا تحب النظام الخاص بك. قد لا تكون المشكلة ما تظن، وأنه ليس من السهل للتبديل. يستغرق الأمر بعض الوقت والجهد والمال.

وقال بيري: "لا يوجد نظام رصاصة فضية هناك، لذلك تأكد من أن النظام الحالي الخاص بك غير كاف حقا.

على سبيل المثال، قد تحتاج فقط لمعرفة المزيد عن النظام لديك، بدلا من التحول تماما إلى نظام جديد تماما ".

حدد ما هي المشكلة حقا. هل يمكن أن يكون واحدا مما يلي؟

• تحتاج إلى مزيد من التدريب. ربما يحتوي النظام الحالي على ميزات لا تفهمها أو تعرف كيفية استخدامها. اسأل البائع إذا كانت هناك خيارات للتدريب يمكنك الاستفادة منها.
• تحتاج إلى مزيد من الدعم. ما هي خيارات الدعم لنظامك الحالي؟ هل هناك دعم متاح وبأسعار معقولة؟ هل يفهم البائع مشاكلك ويحاول المساعدة، أو هل يتحدثون إليك؟ هل لديهم حل لمشكلتك الخاصة؟
• أنت لا تفهم كل قدرات النظام الحالي. هل تعرف حقا على يقين من أنها لا تفعل ما تريد؟ هل هناك وثائق يمكن الوصول إليها؟بعض البائعين يعملون بجد لتقديم المزيد من المساعدة مثل أشرطة الفيديو والمنتديات حيث يمكنك طرح الأسئلة والوثائق مكتوبة لغير تيشيز
• النظام الخاص بك ضعيفة جدا أو قوية جدا. الحق في تغيير حجم النظام إلى العملية الخاصة بك وميزانيتك مهم.
• النظام مكلف للغاية. هل تدفع للحصول على وظائف أكثر مما تحتاج؟ يقول بيري: "عندما نتحدث إلى بائع، تذكر أن هذا هو بيع … الطبيعة هي" ما يصل بيع ". فهم احتياجاتك سوف تساعدك على أن لا يصرف من قبل" متلازمة كائن لامعة. "
• النظام الخاص بك هو انتهت صلاحيته. ربما أنه يفتقد الميزات الجديدة. يجب تحديثها بانتظام، إما من قبلك أو من قبل البائع. يتم تحديث معظم الأنظمة عبر الإنترنت بانتظام. فقط كن على وعي كيف يبقى النظام الخاص بك تحديث.
• النظام الخاص بك لم يعد مدعوما من قبل البائع. يقول بيري إن هذا ليس شائعا ولكن يحدث، خاصة إذا تم شراء بائع أصغر من قبل أكبر واحد.

تقدم إديالوير مصنف، هل تحتاج إلى نظام جديد لإدارة المانحين؟ والتي من شأنها أن تساعد في توجيه لكم من خلال هذه العملية التقييم الذاتي.

تحديد فريق من أصحاب المصلحة.

لذلك اتخذتم قرار التبديل. ما التالي؟

وقال بيري: "ما نراه في كل وقت هو مدير التطوير يقرر الحصول على نظام جديد ولكن لا يتشاور مع قسم التسويق، أو المدير التنفيذي، أو منسق المتطوعين، وجميعهم سوف تستخدم نظام ".

من المفيد استشارة كل من سيستخدم النظام. عندما تفكر في الميزات التي تحتاج إليها، دع الجميع لديهم رأي. تأكد من تمثيل كل من سيستخدم أو يتأثر بالنظام.

فهم العمليات الحالية.

قدم قائمة مفصلة بعمليات جمع التبرعات. ثم توحيدها. تقييم كل ما تفعله مع قواعد البيانات الخاصة بك. اسأل لماذا نفعل ذلك بهذه الطريقة؟ هل علينا أن نواصل القيام بهذه الأمور بهذه الطريقة؟

- <>> <>>

قال بيري، "توحيد يجعلك المرونة في اختيار نظام … أنظمة أقل تكلفة لا تحمل قدرا كبيرا من المرونة حتى أقل" الغرائب ​​"كلما كان ذلك أفضل. ابحث عن أفضل الممارسات في هذا المجال وتجنب تماما إجراءات فريدة من نوعها. "

القضاء على التكرار قبل أن تستثمر. كم عدد المرات التي قمت بإدخال عنوان على سبيل المثال … هل تحتاج إلى؟ لا تحمل أكثر من التكتيكات ملتوي التي انتشرت على مر السنين.

إعطاء الأولوية لقائمة رغبات الميزات.

الحصول على الجميع معا الذين سوف تستخدم النظام أو الذي سوف تحصل على تقارير منه. قم بتبادل كل ما يمكن أن تريده، ثم رتب هذه الميزات. تحديد ما تحتاجه تماما، والتي بدونها النظام عديمة الفائدة. القيام بذلك أولا سوف تبقى لكم من الذهاب الى مستوى من التعقيد التي يمكن أن تدمر ميزانيتك.

يوصي بيري بإنشاء قائمة ثلاثية المستويات:

• ما الذي تحتاج إليه أو غير ذلك النظام غير مجدي؟
• ما سيكون لطيفا ولكن ليس صفقة صفقة؟
• ماذا تريد إذا لم يكن المال خيارا؟

هذا هو استمرار ل "كيفية اختيار برامج إدارة المانحين للمنظمات غير الربحية الخاصة بك."كيف يمكنك أن تعرف متى تحتاج إلى برنامج جديد لإدارة المانحين، وكيف تختار النظام المناسب لمؤسستك غير الربحية؟

قم ببحثك.

استخدم برنامج إديالوير لقد قاموا بالبحث الأساسي لك، ضاقت المجال وانتقت الأنظمة التي هي أنظمة إدارة المانحين مخصصة، ثم انسحبت العشرة الأوائل النظم وقدمت قائمة الميزات.

تحقق من دليل المستهلك إلى منخفضة التكلفة

استخدام التقرير، ضع قائمة مختصرة من ثلاثة أو أربعة أنظمة قابلة للتطبيق.

جدولة العروض التوضيحية للبائع.

بعض البائعين سوف يأتون إليك، أو يمكنك الذهاب إليهم، ولكن العديد من العروض التوضيحية هي على الانترنت حيث يمكنك استخدام أداة ويبشارينغ أو تحميل نسخة تجريبية.

تأكد من استخدام أمثلة حقيقية لنرى كيف سيعمل كل نظام لتلبية احتياجاتك.المساعدة العظيمة هي نصائح إيدالوار الستة للتنقل في عرض المورد.

ترتيب الأنظمة ضد قائمة رغبتكم - يتوهم مقابل الاحتياجات الأساسية وارتفاع تكلفة مقابل بأسعار معقولة - واختيار النظام المناسب لك

قد تكون قادرا على شراء النظام الجديد الخاص بك مع بطاقة الائتمان عبر الإنترنت، ولكن قد يكون أكبر النظم عقد التي تحتاج إلى معالجة وتوقيعها.

وقال بيري: "في بعض الأحيان يمكنك البدء في استخدام النظام الجديد الخاص بك على الفور، في حين أن أنظمة أخرى تحتاج إلى تخصيص. دونوربيرفيكت على الانترنت هو معروف لتخصيص نظام قبل البدء، في حين أن أنظمة أخرى، مثل جيفتوركس، هي سهلة الاستخدام

بعض الأنظمة سوف تخلق حاجة لاستئجار خبير استشاري.

بيري يقترح أيضا هذه المقالات في موقع إديالوير:

• أربعة مديرين في اختيار نظام إدارة المانحين
• > عشرة أخطاء شائعة في اختيار قواعد بيانات المانحين