تعرف كيف، لماذا، ومتى يجب أن يكون أداء الموظف وثيقة

في عالم الموارد البشرية والتوظيف، يمكن أن تؤدي الوثائق المتعلقة بأداء الموظف إلى جعل قدرتك على الانضباط أو إنهاء العمل أو تعزيز أو مكافأة أو الاعتراف بالموظفين.

الوثائق ضرورية للمديرين وموظفي الموارد البشرية لأنك تحتاج إلى بذل جهد جدي لتسجيل جميع الأحداث في تاريخ توظيف موظفيك - سواء كانت إيجابية أو سلبية من الأداء.

هذا هو السبب في أن المديرين وموظفي الموارد البشرية يريدون توثيق دقيق لجميع الأحداث.

لماذا المستند؟

• توفر الوثائق أدلة على أن قضايا الأداء تمت مناقشتها مع الموظف في الوقت المناسب وبطريقة موجزة.
• تقدم الوثائق تاريخا لتحسين الموظف أو فشله في تحسين الأداء بمرور الوقت. وهي مرتبة ترتيبا زمنيا ووصفا دقيقا لأفعال الموظف، وأعمال المدير، والأحداث عند حدوثها.
• توفر الوثائق أدلة تدعم قرارات الإدارة لاتخاذ إجراءات غير مواتية مثل الانضباط أو الإنهاء مع الموظف.
• تقدم الوثائق دليلا على أن الموظف يستحق ترقية أو فرصة متاحة على الموظفين الآخرين المؤهلين أيضا.
• توفر الوثائق أدلة لتبرير الزيادات في الرواتب أو النقصان أو سبب عدم تلقي الموظف أي رفع.
• في حالة الدعوى، تحمي الوثائق الكاملة والدقيقة مصالح صاحب العمل. يمكن أن تدعم الوثائق إجراءات الإدارة في إنهاء موظف غير ناجح. كما يمكن أن تثبت أنه تم إنهاء الموظف لأسباب قانونية بدلا من غيرها مثل التمييز غير القانوني.

--2>>

ما توثيق

المديرين بحاجة إلى توثيق أداء الموظفين، سواء المساهمات الإيجابية أو فشل الأداء. ويحتاجون إلى توثيق ما فعله الموظف بالضبط، وما قاله المدير، وقال ردا على ذلك أثناء الاجتماع أو المحادثة.

تحتاج إلى توثيق أي اتفاقيات تم إجراؤها أثناء المحادثة، وتحديد الأهداف، والتحسينات المطلوبة والمتوقعة، والجدول الزمني للتحسين.

يجب أن تتضمن الوثائق أيضا التزامات يقوم بها المدير لمساعدة الموظف.

هاو تو دوكومنت

يجب كتابة الوثائق أثناء أو بعد الاجتماع أو المحادثة مباشرة مع الموظف. في أي وقت من الأوقات يجب أن تفوت كتابة المحادثة في اليوم الذي حدث فعلا. الانتظار حتى وقت لاحق يؤثر على جودة الوثائق لأنه يقوم على الذاكرة.

واحدة من أسوأ الأخطاء المديرين جعل هو الاعتقاد بأنهم يمكن إعادة بناء التاريخ المشورة الموظف حسب الحاجة. لا ينخدع أي شخص الموارد البشرية الذي لديه أي خبرة من الوثائق لائق، في الوقت المناسب من أي وقت مضى من قبل سجل أعيد بناؤها.المديرين الذين يعيدون من الذاكرة يجلب مخاطر لا لزوم لها وغير مقبولة لشركتهم لأن التاريخ المصنوع لن تصمد في دعوى محتملة.

أنت بحاجة إلى أن تظهر وثائقك المهنية وأنيقة ومنظمة. كتابة الوثائق كما لو كنت تتحدث عن التاريخ لطرف ثالث. أنت لا تعرف أبدا الذي قد قراءة الوثائق الخاصة بك يوم واحد، لذلك تأكد من أنه يعكس المهنية الخاصة بك. (عودة من منديل الكوكتيل، المغلف، أو مذكرة لزجة لا تؤهل كما الوثائق المهنية.)

يجب أن تذهب وثائقك إلى مدير الموظف الجديد إذا كان الموظف يحصل على وظيفة جديدة أو كنت تفعل في مؤسستك.

للذاكرة الخاصة بك وإبلاغ المدير الجديد للموظف، تحتاج إلى وضع اسم الموظف وعنوانه، اسمك وعنوانك، وتاريخ كامل على كل وثيقة.

كتابة الوثائق التي هي واقعية، عادلة، قانونية وموضوعية وكاملة ومتسقة. تجنب آرائهم (مايك قذر، أليس هو كسول، وكان توم ملقى لي)، واسم الدعوة، وتحرير (جون رعشة، مارك لديه مشكلة الموقف)، ووضع العلامات (ماري غير مسؤول جورج ليس فريقا لاعب.).

تجنب أيضا محاولة تفسير سلوك الموظف. (مارشا يجب أن لا مثل هذه المهمة.بولا يبدو أن يكون في رأسها.) الحد من استخدامك للكلمات الوصفية مثل الصفات والظروف (ببطء، سلوبيلي، غير سعيدة، مودي، وقحا). حدد سلوك الموظف وأفعاله، وليس رأيك أو تفسيره.

في الوثائق، ما هو مطلوب هو سجل دقيق للمحادثة. التمسك بالوقائع وكتب ما قلته وما قاله الموظف. تأكد من أن الوثائق الخاصة بك لا لبس فيها وأنه يحصل على الحقائق على التوالي. (في أي حالة قانونية محتملة، أخطاء في أي من الأحداث الموثقة تجعل جميع الوثائق المشبوهة.)

وأخيرا، توثيق أي اتفاقات والالتزامات والجداول الزمنية والتحسينات اللازمة، ونقاط تسجيل الوصول، وغيرها من التفاصيل التي قد تنزلق من ذاكرة. تأكد من تعيين تاريخ ووقت للمواعيد النهائية وتواريخ الاستحقاق حتى لا يحدث سوء الفهم.

تعرف على سياسة التوثيق الخاصة بإدارة الموارد البشرية، والتي سوف تخبرك بما هي الوثائق التي يجب وضعها في ملف الموظفين الخاص بالموظف يجب بالتأكيد تضمين أي وثائق للإجراءات التأديبية.

مكان تخزين وثائق الموظفين

نظرا لأن الوثائق المتعلقة بالموظفين سرية وخاصة بالنسبة للموظف، يجب عليك الحرص على أن تظل أي وثائق سرية للمدير، والموارد البشرية، وربما المدير التالي للموظف. وبالتالي، لا يوصى بوضع الوثائق على محرك أقراص كمبيوتر مشترك. يتم حفظ الوثائق المكتوبة بخط اليد ووثائق المدير المطبوعة على أفضل وجه في التخزين المقفل.

إذا اتبعت هذه الإرشادات، عندما تذهب إلى الموارد البشرية لطلب المساعدة في تأديب، إنهاء، أو نقل الموظف إلى وظيفة مع ملاءمة أفضل المحتملة، والموارد البشرية تساعدك على حل المشكلة أو تحسين الوضع. عندما يخبرك موظف الموارد البشرية بتوثيق، وثيقة، وثيقة أو أنها لا يمكن أن تساعدك، سيكون لديك كل من القواعد الخاصة بك المشمولة.

تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة، في حين موثوق، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل الجمهور في جميع أنحاء العالم وقوانين العمل واللوائح تختلف من دولة إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية، أو المساعدة من الدولة، الاتحادية، أو الموارد الحكومية الدولية، للتأكد من التفسير القانوني الخاص بك والقرارات صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.