كيفية التخطيط لاجتماع الشركة

تهانينا! ستعقد شركتك اجتماعا لمجموعة من الموظفين المختارين من جميع مستويات الشركة. وقد أعطى الرئيس التنفيذي لك مسؤولية مدير المشروع لهذا الحدث. توضح هذه النصائح وخطة المشروع عينة طريقة واحدة يمكن لمدير المشروع الاقتراب من بناء خطة المشروع لاجتماع الشركة أو مشروع مماثل مماثل.

التخطيط المسبق للمشروع

الخطوة الأولى هي التخطيط للخطة.

تبدأ من خلال مناقشة الحدث مع أصحاب المصلحة. إذا تم ذلك في العام الماضي، فما الذي حدث؟ ماذا حصل؟ من يدير المشروع ويمكن أن تساعدك على تجنب المزالق هذا العام؟ منذ تعيين الرئيس التنفيذي للمشروع لك، ماذا يريد / انها من هذا الحدث؟ متى سيكون الحدث؟ أين؟ ما هي الميزانية؟

تجميع أكبر قدر ممكن من المعلومات. سيكون هذا الهيكل العظمي الذي تبني عليه خطة المشروع.

بناء الفريق

ما هي الموارد الأخرى التي تحتاجها لجعل هذا المشروع ناجحا؟ هل هناك أشخاص في الإدارات الأخرى يستطيعون مساعدتك في جعل هذا الحدث ناجحا؟ ما الذي عليك القيام به للوصول إلى هناك مساعدة؟ يمكنك أن تسأل فقط أو هل تحتاج للحصول على موافقة رسمية من رئيسه؟ كم من الوقت تحتاج منهم؟ ما هي المهارات المحددة التي تحتاجها لتقديمها؟ هل يمكن لأي شخص آخر أن يقدم هذه المهارة إذا كان الشخص الذي تريده غير متوفر؟

وبما أن هذا اجتماع على مستوى الشركة، كيف يمكن هر مساعدة؟

هل تحتاج إلى مساعدة من قسم المرافق؟ ماذا عن قسم التسويق؟ هل تحتاج إلى مساعدة في هذا المجال؟

خطط جدول الأعمال

بمجرد أن تعرف كم من الوقت سيستمر الاجتماع، عليك أن تبدأ لملء كتل الوقت. هل تحتاج إلى مكبر صوت مفتوح؟ الذي سوف يكون؟ أنت ذاهب للحفاظ على الحضور معا أو سوف كسرها إلى مجموعات أصغر لجزء من البرنامج؟

كم عدد المتكلمين الآخرين سوف تحتاج؟ من الذي سيسهل جلسات أصغر إذا كنت الخروج؟

هل سيستغرق الحدث أكثر من يوم واحد؟ كيف ستغلق اليوم الأول؟ كيف سيتم إعادة فتح في اليوم الثاني؟

كيف ستختتم في النهاية؟ هل تحتاج إلى خطاب إغلاق؟ كيف ستتعامل مع الخدمات اللوجستية للأشخاص الذين يقومون بتسجيل الخروج من الفندق إذا قمت بحجز واحدة؟

ابحث عن الفضاء

تعرف على عدد الأشخاص القادمين. ثم حدد مقدار المساحة التي تحتاج إليها. أين سيتم عقد الحدث؟ هل هناك غرفة في مكتب الشركة أو هل تحتاج إلى مساحة أكبر؟ هل يريد الرئيس التنفيذي عقد الاجتماع خارج الموقع حتى يتمكن الناس من التركيز، أو هل هو / انها تريد أن تعقد في المكتب لتقليل التكلفة؟

ما هي الخصائص في منطقتك التي يمكن أن توفر المساحة التي تحتاج إليها؟ هل يعتبر الفندق بالقرب من المطار خيارا جيدا لتقليل وقت السفر بالنسبة للأشخاص القادمين من خارج المدينة أم يجب أن تجد شيئا خارج المدينة يكون أكثر هدوءا؟

ما هي الأماكن المختلفة التي تفرض رسوم على مرافقها؟ ماذا تشمل وما الذي سوف تحتاج إلى شراء وجلبت؟ هل سيخصصون فردا للعمل معك؟ ما هي سياستهم فيما يتعلق بالمواد والناس من الخارج؟

سحبه

بعد أن جمع الإجابات على الأقل على معظم هذه الأسئلة، يمكنك البدء في وضع خطة المشروع.

تذكر أن ما نعرضه هنا هو قائمة مهام المشروع، هيكل تقسيم العمل (وبس) فقط. وهو لا يتضمن أي من التبعيات بين المهام أو الجداول الزمنية. ستضاف تلك في وقت لاحق.

نموذج شركة مشروع خطة مشروع

في كيفية تخطيط مشروع باستخدام الأدوات الأساسية لإدارة المشاريع، ناقشنا التفكير وراء تخطيط المشروع واستخدام مهارات إدارة المشاريع خلال عملية التخطيط. هنا كيف يمكن لمشروع خطة تقسيم العمل (وبس) أن يبحث عن مشروع لتخطيط اجتماع الشركة:

1.

1. تحديد الميزانية
2. ناقش مع الرئيس التنفيذي لتحديد أهداف المشروع
3. اتصل بمدير المشروع السابق للحصول على نصائح
4. حدد قائمة أصحاب المصلحة
5. اتصل بأصحاب المصلحة للحصول على مدخلات.
6. حدد التاريخ المفضل للحدث
7. تحديد عدد المتحدثين / مقدمي العروض
8. تحديد عدد موظفي الدعم المطلوب
9. تحديد عدد الموظفين الذين سيحضرون
10. قائمة المواقع المحتملة لهذا الحدث > 2. بناء فريق المشروع

الحصول على مندوب من التسويق

1. الحصول على مندوب من الموارد البشرية
2. معرفة ما إذا كان شراء تعيين شخص ما للمساعدة
3. اسأل سوزان للتعامل مع جميع تفاصيل المتحدثين
4. الحصول على مندوب من مرافق > الجدول الزمني لاجتماع فريق المشروع
5. 3.
6. 3a خطة يوم واحد

تعيين وقت البدء

تعيين الوقت وترتيب المكان والملاك للتسجيل

1. تعيين طول جلسة الصباح
2. تعيين طول الخطب
3. حساب عدد المتحدثين
4. تجنيد المتحدثين
5. خطة استراحة منتصف الصباح (الوقت والطول)
6. ترتيب تحديث قاعة المؤتمرات أثناء استراحة (المياه، القمامة، الخ)
7. خطة استراحة الغداء (الوقت، طول
8. خطة جلسة بعد الظهر (طول، عدد المتكلمين)
9. تجنيد المتحدثين بعد الظهر
10. خطة يوم واحد إغلاق (الوقت، الذي، طول)
11. 3b خطة يوم اثنين > ضبط وقت البدء
12. تعيين طول الجلسة الصباحية

احسب عدد السماعات المطلوبة للجلسة الصباحية

1. تجنيد المتحدثين
2. خطة استراحة منتصف الصباح (الوقت والطول)
3. ترتيب تحديث قاعة المؤتمرات خلال
4. خطة استراحة الغداء (الوقت والطول والموقع، القائمة، الذي يدفع)
5. خطة جلسة بعد الظهر (طول، عدد المتكلمين)
6. تجنيد المتحدثين بعد الظهر
7. خطةإغلاق الوقت (الوقت، الذي، طول)
8. ترتيب موعد المغادرة مع الفندق
9. 4.
10. حدد عدد الحاضرين
11. خطة ترتيب المقاعد (الصفوف مقابل الجداول)

احسب المساحة المطلوبة

1. استكشف الأماكن المتاحة بهذا المساحة (التكاليف والموقع والخدمات المضمنة) > عدد عدد المتحدثين كل يوم وإجمالي
2. تحديد عدد ونوع موظفي الدعم المطلوب
3. معرفة عدد الحاضرين / المتحدثين / الموظفين الذين يحتاجون إلى غرف
4. التفاوض بشأن التكاليف والتواريخ مع المواقع المتاحة
5. توقيع العقد مع موقع محدد
6. 5.الإعلان عن الحدث
7. الانتهاء من جميع التفاصيل مع موقع الحدث
8. تأكد من إخطار الحضور
9. إعلام جميع المتحدثين بالموضوع ووقت العرض / اليوم

إعلام جميع موظفي الدعم بالواجبات والتحولات

1. الحصول على الردود على الدعوات من الحضور
2. إعلام الحضور البديل حسب الحاجة
3. 6. متابعة
4. الحصول على مشاريع الخطب من جميع المتحدثين
5. مراجعة الخطب النهائية
6. الحصول على بطاقات الاسم لجميع الحضور والمتكلمين والموظفين

شراء أي مواد وهدايا للحضور

1. إعادة تأكيد موقع الحدث
2. 7.
3. إرسال استبيان رضا لجميع الحاضرين
4. إرسال استطلاع رأي لجميع المتحدثين
5. إرسال شكرا لجميع المتكلمين والموظفين

عقد اجتماع وثيق مع فريق المشروع

1. تخطيط إضافي > يوضح هيكل خطة عمل المشروع (وبس) أعلاه عينة لتخطيط اجتماع الشركة. انها مجرد مخطط. ولا يزال فريق المشروع بحاجة إلى العمل على هذه البنود والتوسع في كثير منها. وبالإضافة إلى ذلك، فإنها تحتاج إلى العمل على الوقت اللازم لكل مهمة، والأهمية النسبية للمهام والعلاقات المتبادلة / التبعيات بين المهام.