كيفية إعداد مستند متطلبات الأعمال

يستعد نشاطك التجاري الصغير للتوسع - أو بيع منتجات جديدة - أو مجموعة متنوعة من التغييرات. وأنت تبحث عن مستشار أو مقاول لمساعدتك في هذا المشروع. أحد الأمور الأولى التي يجب عليك القيام بها هو إعداد وثيقة متطلبات العمل.

دعونا نأخذ مثالا على ذلك: قررت شركة (سنطلق عليها اسم زكسيو ليك) الاستعانة بمصادر خارجية لوظائفها المحاسبية إلى مركز خدمة مشترك في الولايات المتحدة. وهي تبدأ عملية إيجاد موقع، وإنشاء الخدمات، والتوظيف وإدارة الموظفين.

إنها مهمة معقدة وستستغرق عدة أشهر لإنجازها. تبدأ مع فريق إعداد وثيقة متطلبات العمل.

ما هي وثيقة متطلبات الأعمال؟

الغرض من وثيقة متطلبات العمل هو إعطاء صورة كاملة عن مشروع أو خطة عمل جديدة، لذلك الجميع واضح على ما يجب القيام به ومتى.

يمكن النظر في وثيقة متطلبات الأعمال (برد) على مرحلتين. في المرحلة الأولى من المشروع، هي وثيقة تحدد جميع متطلبات المشروع، بما في ذلك التكاليف، وتفاصيل التنفيذ، والفوائد المتوقعة، والمعالم، والجدول الزمني للتنفيذ.

في المرحلة الثانية، يمكن لشركة برد أن تصبح فعلا عقدا بين الطرفين، تحدد رسميا متطلبات شركة التوظيف (زكسيو ليك في هذه الحالة) والمقاول الذي يقوم بالعمل. سترى المزيد عن لغة العقد أدناه.

ما هي وثيقة متطلبات الأعمال المختلفة عن خطة الأعمال؟

في حين أن كلا المستندين قد يحتويان على نفس النوع من الأقسام (ملخص تنفيذي، على سبيل المثال)، فإن القصد مختلف.

يتم إنشاء خطة عمل لتوجيه نشاط تجاري جديد أو حالي، ولكن غالبا ما يكون الغرض منه تقديمه إلى أحد المقرضين لتمويل بدء التشغيل أو التوسع.

تحتوي خطة العمل على معلومات عامة عن الشركة وخططها واستراتيجياتها لتكون قادرة على توليد الإيرادات لسداد القرض.

البيانات المالية هي جزء أساسي من خطة الأعمال، في حين أن الوثائق المالية في برد قد تكون مختلفة تماما، تتمحور حول مشروع معين.

كيف تختلف وثيقة متطلبات العمل عن طلب تقديم العروض؟

الفرق بين الوثيقتين طفيف، ولكنه مهم. عادة، يتم إنشاء طلب تقديم العروض (رفب) لغرض طلب الاقتراحات من مختلف البائعين. في مثال زيكسو، يتم إرسال طلب تقديم العروض إلى الشركات المحتملة التي تقدم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية، لطلب العروض.

من ناحية أخرى، يتم إعداد شركة برد لشريك محدد أو شريك مشروع مشترك تم اختياره من قبل شركة التوظيف.ويحتوي قسم إدارة الموارد البشرية على مزيد من التفاصيل والمزيد من المواصفات والمواعيد النهائية التي يتعين الوفاء بها على طول الطريق وفي نهاية المشروع.

عندما يتم إنشاء طلب تقديم العروض، فإنه يأتي مع موعد نهائي ومتطلبات لتقديم عروض الأسعار. يتم تقييم العطاءات بعد الموعد النهائي.

ما الذي يجب تضمينه في وثيقة متطلبات الأعمال؟

في بعض النواحي وثيقة متطلبات الأعمال مماثلة لأنواع أخرى من مقترحات الأعمال. يجب أن تتضمن برد:

1 . بيان موجز ، يسمى أحيانا ملخصا تنفيذيا يحدد متطلبات المشروع بشكل عام.

عادة ما يكون البيان الموجز مكتوبا بعد اكتمال برد.

2. أهداف المشروع. يجب أن تكون هذه الأهداف بتنسيق سمارت؛ وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وواقعية، ومحددة زمنيا.

3 . بيان الخلفية والاحتياجات أو الأساس المنطقي للمشروع. هذا جزء مهم من الوثيقة، لذا لا تتركه. إن شرح سبب الحاجة إلى المشروع هو المحرك الرئيسي للمشروع، وسوف يعتمد نجاحه على مدى نجاحه في تلبية الحاجة.

4. نطاق المشروع - ما يجب تضمينه وما لا يتم تضمينه. في المثال زكسيو الشركة أعلاه، وأوضحت الشركة أن النطاق لم يكن لتشمل توظيف الإدارة العليا - هؤلاء الأفراد سيتم توفيرها من قبل الشركة.

5. القوائم المالية. تعتبر البيانات المالية ضرورية لعرض شامل لتأثير المشروع على الميزانية العمومية للشركة والإيرادات على مدى فترة زمنية محددة.

وبطبيعة الحال، كيف ستقوم الشركة بتمويل المشروع مهم لمناقشة هنا أيضا.

6. المتطلبات والميزات الوظيفية. هذا هو المكان المناسب لتقديم التفاصيل، بما في ذلك الرسوم البيانية، المخططات التنظيمية، والجداول الزمنية.

7. احتياجات الموظفين. الذي يحتاج إلى التعاقد، ومتى. ما هي فئات الموظفين المطلوبة وكيف سيتم دفعها. من يدفع لهم ومتى. وبما أن زكسيو تقوم بإنشاء مرفق قائم على الناس، فإن هذا جزء أساسي من قسم حماية الأشخاص ذوي الإعاقة.

8. الجدول الزمني، والجدول الزمني، والمواعيد النهائية. يجب أن تكون مراحل المشروع مفصلة في هذا القسم، للتأكد من أن جميع الأطراف تفهم ما هو مطلوب ومتى. في مشروع زكسيو، كانت المرحلة الأولى هي اختيار الموقع، بما في ذلك استكشاف العديد من المدن المحتملة.

9. الافتراضات. غالبا ما يتم تجاهل هذا الجزء من الوثيقة. يساعد توضيح الافتراضات على تجنب المشاكل لاحقا. على سبيل المثال، في العقد أعلاه، أرادت الشركة استئجار، وليس شراء، والمساحة المكتبية.

10. التكلفة والمنفعة. تحليل التكلفة والفوائد هو قائمة مفصلة بجميع تكاليف المشروع، وينبغي إدراج وفورات من المشروع.

ما الذي يجعل متطلبات الأعمال توثق عقدا؟

كما أشير أعلاه، في المرحلة الأولية هو برد هو اقتراح. قد تكون لاحظت أن هناك شيئا مفقودا من قائمة الأقسام أعلاه - الدفع مقابل الخدمات المقدمة. وبدون بيان المدفوعات للمقاول وتوقيت تلك المدفوعات، لا يوجد عقد.

قبل أن يوقع الطرفان على الوثيقة، يجب إضافة لغة العقد القياسية، بمساعدة محام، بما في ذلك

• وعود بالدفع والوعود لتقديم الخدمات
• التعهدات التقييدية، ومنع المقاول من أخذ الأسرار التجارية للشركة أو مشاركتها مع الآخرين.
• ماذا يحدث إذا لم يفي أحد الأطراف بالتزاماته المطلوبة (أي خرق العقد)
• بنود التأمين والتعويض (غير ضارة)
• أحكام التقاضي والتحكيم
• وبالطبع، من قبل المسؤولين المناسبين من الشركات والمقاولين.