كيفية كتابة تقرير سنوي غير ربحي

على الرغم من أن المنظمات غير الربحية تقدم تقاريرها إلى مصلحة الضرائب الأمريكية في 990s السنوية، فإنها تعرف أيضا أنها يجب أن تصدر منشورا يعرض إنجازاتها على أنصارها وعامة الناس.

يمكن أن يساعدك التقرير السنوي على إثبات إنجازاتك للمانحين الحاليين والمستقبليين، وإقامة شراكات جديدة والاعتراف بالأشخاص المهمين.

ومع ذلك، غالبا ما تكافح المنظمات غير الربحية مع ما ينبغي تضمينه في تقرير سنوي وما ينبغي استبعاده.

وقد تغيرت التقارير السنوية أيضا بشكل ملحوظ مع مرور الوقت.

وبمجرد أن تكون الكتيبات عابرة مكتوبة بلغة يمكن أن يفهمها المطلعون فقط، فإن التقارير السنوية تتحدث الآن إلى مجموعة أوسع من الناس وتستخدم سهلة لفهم النص بالإضافة إلى العديد من الصور والرسوم البيانية.

التقارير السنوية تأتي في جميع الأشكال والأحجام والعروض التقديمية. يتم نشر العديد منها على مواقع الويب بدلا من طباعتها وإرسالها بالبريد. قد يكون التقرير السنوي عبارة عن فيديو أو بطاقة بريدية أو عرض شرائح. العديد من التقارير السنوية تصبح قضية غير ربحية للحصول على الدعم، لتأطير حملة لجمع التبرعات.

قد لا يتم استدعاء التقارير السنوية لذلك. وقد تكون عبارة عن "تقرير إلى مجتمعنا" أو "دعوة إلى اتخاذ إجراء". "وغالبا ما يستخدمون مواضيع لتنظيم المعلومات، مثل" يوم في حياة "أو" التحول. "

قد يكون مفتاح التقرير السنوي الناجح اليوم مجرد استخدام خيالك، والبحث عن أمثلة كثيرة من الجمعيات الخيرية المماثلة لك، ومعرفة ما يتمتع به جمهورك.

سيحب الجمهور الأصغر سنا شيئا رقمي بينما يفضل تجمع المانح الأكبر سنا اتباع نهج أكثر تقليدية.

ستساعدك النصائح العشرة التالية على تطوير تقرير سنوي غير ربحي ممتاز، سواء كنت تلتزم بالمحاكمة أو صحيحة، أو دفع حدود جميع وسائل الإعلام المتاحة لك.

1. التركيز على الإنجازات، وليس الأنشطة.

الجهات المانحة تريد أن تعرف ما فعلته، ولكن الأهم من ذلك، أنها تريد أن تعرف لماذا فعلت ذلك.

ما هي النتائج؟ لماذا قضيت وقتك والمال بالطريقة التي فعلتها؟ ما الفرق الذي يصنعه؟
قم بتوصيل الأنشطة اليومية لمؤسستك إلى بيان المهمة. لا تفترض أن القراء سوف يفهمون تلقائيا كيف تساعدك الأنشطة الخاصة بك على تحقيق مهمتكم. ربط النقاط بالنسبة لهم.

2. التوقف عن الحديث عن الاشياء الداخلية.

الحصول على اتصال إنترنت عالي السرعة في المكتب وبرامج المحاسبة الجديدة قد تكون إنجازات كبيرة من حيث تجلس في مكتبك، ولكن ليس لديهم أي علاقة مع مهمتكم.
إلهام المانحين مع الإنجازات المتعلقة بمهمتكم في التقرير السنوي الخاص بك وترك جميع البنود الإدارية لتقريركم إلى مجلس الإدارة الخاص بك.

3. لا تباهى من إنجازات جمع التبرعات الخاصة بك.

المانحون يتوقعون منك جمع المال، ولكن لا ينبغي أن يحتفل بإنجازات جمع التبرعات في التقرير السنوي الخاص بك على نفس مستوى النتائج المتعلقة بالبعثة.
يفضل القراء معرفة ما فعلته مع المال من الطريقة التي رفعتها. في حين أنه من المناسب إدراج معلومات حول مدى نجاح جهود جمع التبرعات، فمن الأفضل وضع هذه المعلومات في القسم المالي من تقريرك، بدلا من المقدمة والوسط.

4. تضمين الصور في التقرير السنوي.

نعم، صور تساوي ألف كلمة.

لن يقرأه الكثير من الأشخاص الذين يقرؤون التقرير السنوي. لذلك، تبين لهم ما كنت تفعل مع الاستخدام الليبرالي للصور. هذه الصور يجب أن تظهر الناس أو الحيوانات التي تساعد، وليس أعضاء مجلس الإدارة، الرئيس التنفيذي، أو المانحين الرئيسيين. تتوقع الجهات المانحة اليوم قصة منكم، ويمكن أن يقال تلك القصة بشكل أفضل مع صور كبيرة.

استثمر في كاميرا رقمية جيدة، أو أنفق بعض المال على مصور محترف. كما أنه من الجيد استخدام التصوير الفوتوغرافي الأسهم إذا كنت على ميزانية ضيقة، طالما اخترت تلك الصور بعناية. اكتب 'صور الأسهم الحرة الملوك' في محرك البحث المفضل لديك، وسوف تجد العديد من المواقع. يجب أن تحتوي صورك على وجوه أكثر من الأشياء.
للاطلاع على بعض الأفكار حول كيفية استخدام الصور في تقريرك، راجع 14 أمثلة على استخدام الصور الرائعة في التقارير السنوية غير الربحية.

5. اكتب التسميات التوضيحية التي تروي قصتك.

الآن بعد أن كنت قد حصلت عليهم النظر في الصور تحكي قصة مع التسميات التوضيحية الخاصة بك. لا تذكر فقط ما هو في الصورة. ربط الصورة إلى إنجاز.
إذا لم يقرأ الناس شيئا سوى التسميات التوضيحية في التقرير السنوي، فيجب عليهم الحصول على فكرة عن العمل الجيد الذي قمت به في العام الماضي.

6. تضمين ملفات شخصية.

المانحين يحبون قصص حقيقية عن أشخاص حقيقيين. سوف ملخصات عامة لعملك وضع المانحين على النوم.
اشرح ما أنجزته بشكل عام، ثم قم بإضفاء الطابع الإنساني على إحصاءاتك مع بعض الملفات الشخصية. أبرز كيف ساعد عملك شخصا بعينه. شارك قصة المتطوعين حول كيفية إحداث تغيير إيجابي.

7. شرح البيانات المالية الخاصة بك.

العديد من المانحين لن يعرفوا كيفية قراءة بيان مالي أو لن يأخذوا الوقت لقراءته. قم بتضمين فقرة أو فقرة تشرح بلغة إنجليزية بسيطة ما تقول الجداول. حاول وضع بعض تلك المعلومات في رسم بياني. الفعل نفسه من تصميم إنفوغرافيك قوات لك لتبسيط وتبسيط بعض أكثر من ذلك. النص حول الأرقام يجعل عيون الناس الصقيل. إنفوغرافيك انتزاع انتباههم، وهذه الأرقام من المرجح أن نتذكر.
ما الأرقام التي يجب تضمينها؟ ماذا عن أين يأتي أموالك وكيف تنفق عليه؟ كم عدد الأشخاص الذين وصلت إليهم؟ ما هي استراتيجيات جمع التبرعات الأساسية الخاصة بك؟ هل أنشأت أي تكتيكات لتوفير التكاليف هذا العام؟

8. إذا كنت بحاجة إلى مساحة أكبر للصور والرسوم البيانية، وتقليم قوائم الجهات المانحة في التقرير السنوي.

تحتاج المنظمات غير الربحية إلى تحقيق التوازن بين استخدام المساحة في تقريرها السنوي لمناقشة إنجازاتها واستخدامها للاعتراف بالمانحين.
إذا كان ما يصل إلى نصف تقريرك السنوي هو قوائم الجهات المانحة، يجب عليك النظر في توسيع القوائم مرة أخرى لتوفير مساحة أكبر للنصوص والصور. ويمكن الاعتراف بالجهات المانحة الصغيرة بطرق أخرى مثل القوائم في الرسائل الإخبارية. أيضا النظر في تكريم المانحين بطرق أخرى، مثل استدعاء لهم على وسائل الاعلام الاجتماعية أو نشر صور لهم بعد وقوع الحدث.

9. تحقق الثلاثي قوائم الجهات المانحة الخاصة بك.

لا توجد طريقة أفضل لتخريب التبرع في المستقبل بدلا من تهجئة اسم المانح الخطأ في التقرير السنوي الخاص بك. إذا كنت غير متأكد من اسم، لا تخمين. التحقق من ذلك مع المانح.
أيضا، تحقق بعناية أسماء الوكالات والمؤسسات الحكومية التي أعطاك المنح. غالبا ما تكون الأسماء التي يطلقها الأشخاص على هذه المنظمات في المحادثة مختصرة للأسماء القانونية الكاملة التي تنتمي إلى تقريرك السنوي.

10. أخبر الجهات المانحة كيف يمكنها المساعدة.

لا تترك أبدا داعما محتملا، تتساءل كيف يمكن أن تساعدك. وبمجرد أن تكون مصدر إلهام للقراء بالأعمال الجيدة في التقرير السنوي، اختتموا بإخبارهم كيف يمكنهم مساعدتك في القيام بالمزيد.
كيف يمكنهم دعمكم بأموالهم أو وقتهم؟ اطلب منهم التطوع. ذكرهم بخيارات العطاء المخطط لها. أخبرهم عن الهدايا من الأسهم. توجيههم إلى طرق لاستخدام بطاقة الائتمان الخاصة بهم للتبرع. كن واضحا حول أفضل الطرق للمساعدة.