كيفية كتابة تقرير تقدم الأعمال

يتكون التقرير المرحلي من رأس، وملخص تنفيذي، ووصف للمكونات الأصغر، وهو مؤشر على موعد صدور التقرير التالي. سوف تكتب التقرير التالي لهذا القالب ثم ترسله إلى رئيسك أو أي رئيس آخر للتقارير كما هو محدد.

رأس

يحتوي العنوان على معلومات تعريف للتقرير. سوف تدخل العنوان، وتاريخ نشر التقرير، وحالة التوقف عن أي شيء كنت الإبلاغ عن (الأحمر والأصفر والأخضر)، والمقياس الشامل، وربما في المئة كاملة، خطة مقابل الفعلي.

ملاحظة: تقرير مرحلي مثل هذا غالبا ما يستخدم للمشاريع، ولكن يمكن أن تستخدم أيضا للإبلاغ عن أمور أخرى. على سبيل المثال، إذا تم تعيينك مهمة تقليل عدد الساعات لكل رسم لشركة هندسية، يمكنك استخدام تقرير مرحلي لإظهار التقدم المحرز في تقليل عدد الساعات لكل رسم.

• تيتل: بروجيكت X بروجريس ريبورت
• ديت: ماي ​​30 20xx
• ستاتوس: غرين
• بيرسنت كومبليت: 63 أكتوال، 59 بلان.

ملخص تنفيذي

تكتب الملخص التنفيذي الأخير. وهذا هو موجز جميع النقاط الرئيسية الواردة أدناه في متن التقرير. اعتمادا على جمهورك، وأحيانا ملخص تنفيذي محدود. ويعتمد ذلك على جمهورك وعدد الأشخاص الذين يتلقون التقرير ومستوياتهم داخل المؤسسة. ويستهدف الموجز التنفيذي كبار المديرين الذين قد لا يكون لديهم الوقت لقراءة التقرير بأكمله. إذا تم توجيه تقريرك إلى مشرفك المباشر، فمن المتوقع أن يقرأ التقرير وأن الملخص التنفيذي قد لا يكون مطلوبا.

ومع ذلك، إذا كان هذا التقرير موزعا على نطاق واسع على العديد من المديرين التنفيذيين في جميع أنحاء المنظمة، قد يكون من الضروري إدراج ملخص تنفيذي لأولئك الأفراد الذين ليس لديهم الوقت لقراءة التقرير بأكمله .

تقدم أجزاء المكون

هذا هو الجزء الرئيسي من التقرير. في هذا القسم من التقرير، يمكنك تفصيل التقدم المحرز في جميع المجالات المكونة للمشروع.

يمكنك إدراج تقدمك وإنجازاتك فيما يتعلق بجميع المقاييس خلال هذه الفترة الزمنية. تظهر ما هي خطتك للفترة الزمنية القادمة. ثم قائمة ليس فقط حاصرات ولكن أيضا ما هي الجهود التي تتخذها لمسح لهم. وأخيرا، سيعرض القسم ما هي المساعدة الإضافية المطلوبة من رئيسك أو من متلق آخر للتقرير المرحلي.

ملخص

يتبع جسد التقرير في قسم الملخص. وهو يتضمن تفاصيل أقل من التقدم المبلغ عنه في القسم السابق. يمكنك تضمين نفس المعلومات والمقاييس والإنجازات والخطة للفترة القادمة، وأي حاصرات، ولكن تقديم تفاصيل أقل لكل فئة.على سبيل المثال، قد يكون الملخص جملة واحدة، مثل "جميع المخرجات في الوقت المحدد"، في حين أن كتابة التقدم في القسم السابق قد تقول "سيتم تسليم المنتج A المستحق على شكس / شكس / شكس قبل ثلاثة أيام. سيتم تسليم التقرير Y في الوقت المحدد على شكس / شكس / شكس. ويتوقع الآن تقديم التقرير جيم، الذي تأخر لمدة أسبوعين أثناء انتظار الرسومات، في تاريخ استحقاقه المنقح ل شكس / شكس / شكس. "

نيكست ريبورت تاريخ الاستحقاق

هنا ستظهر لك عندما سيتم إرسال التقرير التالي. إذا كان هذا التقرير أسبوعيا، على سبيل المثال، ستعرض تاريخ الاستحقاق التالي للتقرير بعد أسبوع واحد.

للحصول على تقرير شهري، ستعرض التاريخ الذي سيصدر فيه التقرير الشهر المقبل. سيتوقع الأشخاص الذين يتلقون التقرير أن تكون هذه البيانات دقيقة مثل البيانات الواردة في التقارير.

الخط السفلي

يتكون التقرير المرحلي من الملخص التنفيذي الاختياري، والإبلاغ عن التقدم المحرز في جميع المكونات داخل المشروع، والملخص التفصيلي، والجدول الزمني. اجعلها دقيقة قدر الإمكان.