كيفية كتابة رسالة توصية

رسالة توصية تلعب دورا محددا في عالم الموارد البشرية والتوظيف. انها في بعض الأحيان الحاجة، ولكن لم يسبق له مثيل. يفضل أصحاب العمل التحدث مباشرة مع المشرفين السابقين لموظفيهم المحتملين. ومع ذلك، يدرك أصحاب العمل أن التواصل المباشر ليس دائما ممكنا - ومن هنا أهمية رسالة التوصية.

يفقد الموظفون مسار المشرفين عند انتقالهم أو تغيير وظائفهم أو التقاعد.

الشركات تتحرك وتغلق أو يتم دمجها أو اكتسابها. وتفقد إدارات الموارد البشرية السجلات.

حتى الموظفين الذين يبذلون الجهد للبقاء على اتصال مع مشرف سابق كمرجع محتمل، وإعداد مراجعهم لفحص مرجعي، يمكن أن يفقدوا مسار مؤيديهم بمرور الوقت. في إحدى جهودي للحصول على مراجع عن موظف محتمل، وجدت شركة واحدة من الأعمال التجارية، انتقل أحد المشرفين إلى أماكن غير معروفة، ومشرف واحد الذي توفي. ولحسن الحظ، كان لدى إحدى الشركات الثلاث مكتب للموارد البشرية كان لديه سجل للموظف وكان قادرا على تأكيد تفاصيل التوظيف - ولكن لا شيء آخر.

لدي مشاعر مختلطة حول رسالة توصية. كما ورد في كيفية الرد على طلب تحقق مرجعي ، تستمر رسالة توصية إلى الأبد وقد لا يتم تطبيق محتوياتها بعد سنوات من كتابة خطاب التوصية. ولكن، رسالة توصية هي هدية محتملة لموظف قيمة.

رسالة توصية يمكن أن ينقذ اليوم. مكتوبة على القرطاسية الشركة، مع عنوان مطبوع بوضوح والهاتف، رسالة توصية يوفر دفعة في بعض الأحيان الحاجة إلى أوراق اعتماد مقدم الطلب. بصفتك صاحب عمل، لا سيما إذا كنت تتوقع حدوث تغييرات، مثل ما وصفته للتو، في حالة نشاطك التجاري، فعليك أن تخرج من موظفيك.

تزويد الموظف برسالة توصية.

كتابة توصية

رسالة توصية يمكن أن تستمر إلى الأبد، وهي لقطة من أداء الموظف في لحظة معينة من الزمن. وبالتالي، إعطاء التفكير والرعاية لكيفية كتابة رسالة توصية والمعلومات التي ينقل رسالة توصية الخاص بك. اتبع سياسة شركتك فيما يتعلق بخطاب توصية، إذا كانت هناك سياسة.

على أية حال، اطلب من قسم الموارد البشرية مراجعة رسالة التوصية الخاصة بك حتى تكون متأكدا من أنك تحمي شركتك ومصالحك الفضلى. كتابة خطاب توصية الموظف وفقا لهذه المبادئ التوجيهية.

• قدم رسالة توصية على القرطاسية الشركة الأصلية مع عنوان مطبوع، والهاتف، ومعلومات الاتصال إضافية في شكل إلكتروني الأعمال القياسية. يمكنك تزويد الموظف بعدة نسخ من رسالة التوصية على القرطاسية في ظرف القرطاسية.(قد يثبط ذلك الممارسة السيئة المتمثلة في نسخ صورة توصية بشكل متكرر - إلى الأبد.)
• اكتب رسالة التوصية إلى صاحب العمل المحدد الذي يطلب رسالة التوصية، أو الذي يعتزم الموظف إرساله، رسالة التوصية. إذا كانت رسالة التوصية عامة، فقم بتوجيه الرسالة إلى: "لمن يهمه الأمر".
• قم بتوقيع رسالة التوصية بالحبر وتشمل اسمك، المسمى الوظيفي، تمديد الهاتف، وعنوان البريد الإلكتروني.
• ابدأ: هذه رسالة توصية ل: اسم الموظف.
• صف علاقتك بالموظف، والمسمى الوظيفي للموظف، ومهمة الموظف. على سبيل المثال، "كنت مشرف مارك عندما كان يعمل المهرة مشغل آلة الحرف في قسم المخرطة في أداة ألكون. "
• بالنسبة للمكونات الرئيسية لرسالة التوصية، وصف المسؤوليات الرئيسية لوظيفة الموظف. على سبيل المثال، "المسؤوليات الرئيسية مارك كانت تعمل x آلة. الحفاظ على أدوات الشركة والمعدات؛ وخلق منطقة عمل آمنة ومحمية جيدا؛ استكشاف الأخطاء وإصلاحها الجودة، آلة، والأداء المشاكل؛ بمثابة قائد فريق التحول اليوم. دعم لي كمشرف بديل في غيابي. وتعمل كرئيس لفريق مشاركة الموظفين.
• ثم، في نص الرسالة التوصية، تقديم تقييمك العام للمساهمة الموظف والقيمة. يجب أن يعكس البيان أن التقييم هو لأداء مارك في وقت معين. على سبيل المثال، "كان مارك موظفا قيما ساهم بشكل جيد فوق القاعدة عندما كان يعمل في إدارتي. وهذا واضح وتم الاعتراف به من خلال مهمته في أدوار قيادية. "
• ما سبب ترك مارك عملك في رسالة التوصية إذا كانت الأسباب داعمة لفرص العمل التالية ل مارك. على سبيل المثال، "ترك علامة ألكون أداة لقبول موقف المشرف في شركة أخرى. لم تكن هناك وظيفة مشرف متوفرة هنا لعدة سنوات. "
• الانتهاء من الرسالة توصية على مذكرة إيجابية. على سبيل المثال، "كنا نأسف لرؤية مارك غو ولكن تمنى له كل التوفيق في وظيفته الجديدة كمشرف. "
• وأخيرا، ذكر أن صاحب العمل المحتمل يمكن أن يتصل بك إذا كان هو أو هي بحاجة إلى معلومات إضافية. توقيع وإكمال الرسالة توصية.

هذه هي المكونات المناسبة في رسالة توصية الموظف.

ما لا تكتبه في رسالة

هناك بعض التحذيرات قبل أن تكتب رسالة توصية للموظف. عندما تكتب رسالة توصية لا تدلي ببيانات من هذا النوع. لا:

• قدم التفاصيل التي قد لا تعرفها على وجه اليقين إذا كانوا خارج حدود عمل الموظف مع شركتك. على سبيل المثال، لا تسم الشركة التي تعتقد أن الموظف ذهب للعمل. قد لا تعرف ما إذا كان الموظف كان يعمل من أي وقت مضى هناك. وقد أخبرتك مارك بأنه قبل وظيفة كمشرف. يجب أن لا تتضمن رسالة التوصية الخاصة بك معلومات محتملة متعارضة قد تتسبب في مشاكل لاحقة للموظف في البحث عن عمل.
• توقع المستقبل. الأداء الوحيد الذي يمكنك ملاحظته هو الأداء الذي واجهته أثناء عمل الموظف لك. أي شيء آخر هو الكرة الكريستال يحدق وغير مناسب لرسالة توصية. هذا غير مناسب: "أنا متأكد من أنك سوف تحصل على نفس الأداء المثالي من مارك أننا فعلنا عندما كان يعمل لأداة ألكون. " تغير الزمن؛ تغير الحياة؛ تحدث أحداث لا يمكن التنبؤ بها. بالنسبة لك أو صاحب العمل المحتمل عشر سنوات على الطريق، وهذا أمر غير قابل للتحقق منها.
• توفير معلومات شخصية أو محمية أو سرية من أي نوع مثل الراتب أو رقم الضمان الاجتماعي أو العرق أو الدين أو الحالة الاجتماعية أو تكوين الأسرة أو المشاكل الطبية أو العمر. (رسالة توصية فعلية تلقتها مرة واحدة قالت إن المشرف على يقين من أن بيتي سوف يحسن حضورها وأن يكون موظفا ممتازا الآن أن طلاقها كان نهائيا، وأن مشاكل رعاية الطفل قد تم حلها، وكان زوجها السابق قد انتقل خارج الولاية أنا متأكد من أن المشرف كان يعنى هذه التوصية بطريقة إيجابية.)
• تقديم أي شيء آخر غير المعلومات الواقعية التي يمكنك مباشرة، مع تجربة شخصية، تقرير.

يجب أن توضع نسخة من رسالة التوصية بعد مراجعة الموارد البشرية في ملف الموظف.

المزيد من نماذج رسائل أصحاب العمل

• رسائل تأديبية
• رسائل رسائل
• رسائل الاعتراف
• رسائل الاستقالة
• رسائل شكر
• رسائل ترحيب الموظف
• رسائل جائزة
• رسائل توصية
• تقييم رسالة طلب