هل شركتك جاهزة للخدمات المشتركة؟

المقدمة

تحتاج الشركات إلى أن تكون فعالة من حيث التكلفة قدر الإمكان، وهناك خيار واحد يمكن للشركات اتخاذه هو اعتماد نموذج الخدمات المشتركة لبعض وظائفها.

يمكن للخدمات المشتركة أن تغطي عددا من العمليات، مثل قسم المبيعات أو الشراء. وعادة ما تكون هذه الأنواع من الوظائف لامركزية أو موحدة أو مركزية. هناك العديد من الفوائد لخلق الخدمات المشتركة، بما في ذلك الاقتصادية والجودة، زمن الاستجابة، والفوائد الاستراتيجية.

الوظائف التنظيمية

وبصرف النظر عن نموذج الخدمة المشتركة، يمكن للشركات أن تعتمد نماذج وظيفية أخرى مثل اللامركزية أو موحدة أو مركزية.

• اللامركزية - يتم العثور على هذا النوع من النماذج حيث يمكن أن توجد وظيفة، مثل الشراء أو المبيعات، في كل موقع من مواقع الشركة. هذه الوظيفة مستقلة، مع موظفيها المستقلين وربما أنظمة تكنولوجيا منفصلة. ومع ذلك، فإن هذا النموذج هو استجابة جدا لاحتياجات المستخدمين في المرفق.
• موحدة - في هذا النموذج، هناك وظيفة منفصلة على الأقل من المرافق التي يشغلها موظفون مستقلون. ومع ذلك، في هذا النموذج، يتم توحيد العمليات وقد تستخدم نفس أنظمة التكنولوجيا أو ما شابه ذلك.
• مركزية - يعمل هذا النموذج مع قسم واحد موجود في منشأة واحدة تستخدم من قبل كل منشأة في المؤسسة. في هذا النموذج، ينصب التركيز على الكفاءة وليس لديه أي اتفاقيات مستوى الخدمة مع سلا مع المستخدمين في أي من المرافق.

• الخدمات المشتركة - يمكن أن توجد وظيفة خدمة مشتركة في موقع واحد منخفض التكلفة ولكن تركز على العملاء مع اتفاقيات مستوى الخدمة المتفق عليها. ويستند أداء وظيفة الخدمة المشتركة إلى قياس اتفاقات مستوى الخدمة.

فوائد الخدمات المشتركة

عادة ما تعتمد وظيفة الخدمة المشتركة على الموقع الذي لديه موظفون مهرة ولكن أقل تكلفة لاستضافة.

على سبيل المثال، قد يكون إنشاء وظيفة خدمة مشتركة في مقر قيادة الشركة موظفين مهرة، ولكن من المرجح أن يكون التمويل أكثر تكلفة من موقع في منطقة منخفضة التكلفة.

وظيفة مركزية مماثلة لوظيفة خدمة مشتركة، ولكنها تقوم على خفض تكلفة الوظيفة بدلا من تشغيل وظيفة تهدف إلى تحسين خدمة العملاء.

في استطلاع أجرته جمعية الخدمات المشتركة والعمليات التجارية (سبوا) حددت عشرة مجالات كانت الخدمات المشتركة الأكثر شعبية. وكانت الحسابات الدائنة 83٪، والمحاسبة العامة 65٪، والأصول الثابتة 57٪، والحسابات المدينة 56٪، والمرتبات 55٪، والسفر والمصروفات 50٪، والتقارير المالية 48٪، والموارد البشرية 44٪، والائتمان والتحصيل 43٪ وظيفة مكتب المساعدة 39٪.

مخاطر الخدمات المشتركة

على الرغم من أن هناك العديد من الفوائد لاعتماد وظيفة الخدمات المشتركة، في بعض الأحيان هناك بعض المشاكل للشركات بعد هذه الخطوة.بعض الأسباب التي قد تؤدي إلى تعطل وظيفة خدمة مشتركة تشمل ما يلي:

• نقص التكاليف - إذا كان هناك فشل في إكمال قياس شامل للتكاليف، فإن التخفيضات في التكاليف المتوقعة من خلال تنفيذ وظيفة الخدمة المشتركة قد تكون بشكل صارخ المبالغة فيها.
• نقص التوثيق - لكي تنجح وظيفة الخدمة المشتركة، يجب توثيق العمليات توثيقا كاملا بحيث تتوفر الخدمات المشتركة لكل المعلومات التي تحتاجها لأداء الوظائف الضرورية.
• نقص القيادة - العديد من وظائف الخدمات المشتركة ليست ناجحة كما هو متوقع لأنها تفتقر إلى القيادة اللازمة لاتخاذ قرارات هامة.

الاستعانة بمصادر خارجية الخدمات المشتركة

إذا تم تحديد نموذج خدمة مشتركة، فمن الممكن الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة الخدمة المشتركة لطرف ثالث. وستحتاج شركة الاستعانة بمصادر خارجية التي ستؤدي وظيفة الخدمة المشتركة إلى الموافقة والالتزام باتفاق مستوى الخدمة.

إن الاستعانة بمصادر خارجية للخدمات المشتركة ناجحة عندما يكون هناك إدارة تنفيذية في حال تم توحيد العمليات في المؤسسة، ويتم تحديد نطاق الوظيفة بوضوح.

وظيفة الخدمة المشتركة الأكثر شعبية التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية هي الحسابات الدائنة. الخدمات المشتركة الأخرى التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية في كثير من الأحيان تشمل تكنولوجيا المعلومات، خدمات الضرائب، ومزايا الموظفين.

تم تحديثها من قبل غاري ماريون، والخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد الخبراء.