وظائف مكتبية - توظيف موظف

الوصف الوظيفي

موظف الاستقبال هو الشخص الذي تستأجره لتحية الجميع الذي يدخل مكان عملك. وبالتالي، فإن موظف الاستقبال هو الانطباع الأول بأن العملاء والبائعين والشركاء سوف يكون لديهم العمل الذي تقومون بتشغيله. إن موقف وضيافة وضيافة موظف الاستقبال سوف ينقل ما هي ثقافة الأعمال. ولذلك، فمن الأهمية بمكان أن يتم استخدام التخطيط الدقيق سواء في تحديد الوصف الوظيفي من موظف الاستقبال، ولكن أيضا في توظيف شخص قادر على نقل كل من لفظيا، وغير لفظيا ما هو العمل كل شيء.

بالإضافة إلى الانطباع الأول الحاسم، فإن موظف الاستقبال مسؤول أيضا عن الرد على هاتف الشركة والقدرة على توجيه المتصلين إلى الشخص المناسب. يحتاج موظف الاستقبال أيضا إلى معرفة أساسية ولكنها قابلة للاستعمال لما يفعله العمل من خلال توفير معلومات عن الشركة / المنتجات لجميع المتصلين والزوار شخصيا.

اعتمادا على حجم ونوع عملك، قد يكون موظف الاستقبال أيضا الشخص الذي يتعامل مع جميع عمليات تسليم البريد والحزم، وبالتالي، يحتاج إلى معرفة ومعالجتها في الشركة عن طريق توجيههم إلى الموظفين المناسبين. وفي الشركات مثل المكاتب الطبية ومكاتب القانون، يمكن أن تكون هناك في كثير من الأحيان حساسيات الوقت. لذلك، تدريب موظف الاستقبال للتمييز بين عاجل وهام أمر بالغ الأهمية لتلبية احتياجات العمل الهامة.

قد يحتاج موظف الاستقبال أيضا ليكون "حارس البوابة" بشكل عام في تعامله مع المحامين الذين يأتون للاتصال.

ويشمل ذلك فحص المكالمات وتحديد طبيعة الزيارة والغرض منها والاتصال بالموظف المناسب عند وصول الزائر ودعوة خدمات الطوارئ (الشرطة والحرائق والإسعاف) عند الاقتضاء.

هناك مجموعة متنوعة من المهام الإدارية الأخرى التي يمكن التعامل معها من قبل موظف الاستقبال.

اعتمادا على حجم وتعقيد عملك، يمكن أن تشمل واجبات العمل هذه:

• منسق مكتب الاستقبال
• غريتر
• مشغل لوحة المفاتيح
• استدعاء شاشة

لا تناسب الجميع، وكما هو موضح، لأن هذا الفرد له دور حاسم في الأعمال التجارية، والواجبات الوظيفية وتدريب موظف الاستقبال تسهم في نهاية المطاف في نجاح حركة المرور المناسبة إلى الأعمال التجارية. هناك نوعان من الفروق التي يجب اتخاذها فيما يتعلق بكيفية هيكلة واجبات موظف الاستقبال. واحد هو حجم الشركة، والآخر هو حسب التخصص. وفيما يلي إرشادات لتوظيف موظفي الاستقبال بناء على حجم الشركة.

موظف استقبال في مكتب صغير

في مكتب صغير، يكون دور موظف الاستقبال عادة متفرغا.ومع ذلك، لأن هذا هو الأعمال التجارية الصغيرة، يجب أن يكون موظف استقبال أيضا قادرة على حضور واجبات أخرى. وعادة ما توكل مسؤوليات موظف الاستقبال إلى أمين أو كاتب يقع بالقرب من المدخل العام للأعمال التجارية. قد تشمل المهام الإضافية المكلفة تلقي حزم / البريد، والكتابة، إدخال النظام، وإعداد البريد أو أي مهمة أخرى يمكن أن تنقطع عند وصول ضيف.

موظف استقبال في مكتب متوسط ​​

موقف موظف الاستقبال في مكتب متوسط ​​الحجم من المحتمل أن يكون فردا مخصصا بدوام كامل لا يزال مكرسا لتحية الناس أثناء دخولهم للعمل. خلال فترات حركة المرور المنخفضة، قد يتم تعيين عمل إضافي يمكن أن يقوم به عادة سكرتير أو كاتب إلى موظف الاستقبال.

موظف استقبال في مكتب كبير

مسؤوليات موظف الاستقبال هي محددة بشكل جيد جدا في بيئة مكتبية كبيرة. وقد تشمل واجبات الوظيفة قائمة رسمية بالمهام والوظائف الأخرى التي يتوقع أن يقوم بها الفرد في ذلك المنصب. ومن المرجح أن هذا الشخص مخصص لتحية الزوار وتوجيه / توجيه المتصلين. ومع ذلك، وهذا هو وظيفة من حجم الزوار والمتصلين وإذا كان حجم عالية، ثم وظيفة مخصصة كما غريتر وجهاز التوجيه الدعوة كافية.

والهدف من ذلك هو التأكد من تلبية جميع احتياجات المعايدة مكتب كبير - وأن المهام الأخرى، انتقائية يتم تعيين إلا إذا كان مدعما من قبل انخفاض في حجم حركة المرور.

التصنيف الآخر لمستقبلي هو حسب أنواع التخصص مثل مكتب الاستقبال الطبي أو مكتب الاستقبال. وتشمل الواجبات الوظيفية لهؤلاء الاستقبال وظائف وظيفية إضافية أو متخصصة بسبب نوع العمل الذي يعملون فيه.

نوع آخر من موظف الاستقبال هو أمين الصندوق في متجر. في هذه الحالة، دور موظف الاستقبال لا يتطلب فقط كل من وظائف الوظائف المخصصة وصف ولكن يتطلب أيضا أن الفرد متخصص في أعمال المكتب. مثال جيد على ذلك هو موظف استقبال في منتجع صحي، أو غيرها من الخدمات التجارية حيث موظف الاستقبال هو غريتر، المضيف، جدولة وأمين الصندوق.