حماية شركتك من خلال سياسة دخول الزائرين

تحتاج كل مؤسسة وأعمال (من شركات المحاماة إلى شركات التصنيع) إلى سياسة تعالج الزوار إلى مكان العمل. تحمي سياسات مكان العمل الزائرين والموظفين والأعمال التجارية بشكل عام. يمكن للزوار أن يضروا أنفسهم، ويضرون بالآخرين أو يسببون أضرارا للممتلكات. وهناك أيضا خطر السرقة (الفكري أو الجسدي) والتخريب بل والإرهاب. في حين أن كل منظمة تتطلب شيئا مختلفا (مكتب فورتشن 50 هق يختبر الكثير من الزوار من متجر الالكترونيات الصغيرة التصنيع) العينة أدناه يغطي النقاط الرئيسية.

يتم تطوير سياسات الوصول إلى الزوار من قبل قسم الموارد البشرية ومعظم العاملين في الموارد البشرية إما أن يكون لديهم سياسة أو معرفة كيفية كتابة واحدة. إن لم يكن، فإنها يمكن الحصول على واحد من منظمة مهنية مثل شرم (جمعية إدارة الموارد البشرية).

حالة عينة

زيبلين الدولية (شركة وهمية) ناجحة لأنها توظيف المهنيين الموهوبين وتصنيع المنتجات الرائدة في صناعتهم. لأن الزوار غير المصرح لهم يمكن سرقة الملكية الفكرية، وتصبح جرحى في مناطق التصنيع الخطرة أو تسبب ضررا للموظفين نفذت زيبلين سياسة صارمة للوصول إلى الزوار. وتذهب السياسة إلى حد بعيد لحماية الأسرار التجارية وحماية الزوار والموظفين.

تسجيل الوصول والمغادرة

يجب أن يكون جميع الزوار مسجلين في نظام إدارة الزائرين الذي يديره موظف الاستقبال الأمامي. ويسجل النظام اسم كل زائر وانتمائه إلى الشركة، وكذلك الغرض من زيارته ومدتها.

زائر الزائر

عند تسجيل الوصول، يحصل كل زائر على صورته التي تم التقاطها وتعطى شارة بطاقة هوية تحمل صورة. إلى جانب صورتهم، تعرض الشارة اسم الزائر ومدة الزيارة. يجب ارتداء شارة الزائر في جميع الأوقات.

يجب أن يكون الزوار مصحوبين بموظف راعي في جميع الأوقات

يجب أن يكون جميع الزوار مصحوبين بالموظفين الذين يزورونهم خلال مدة إقامتهم.

لا ينطبق هذا الشرط على الزوار من المكاتب الفرعية في زيبلين. ويمكن اتخاذ ترتيبات خاصة لاستيعاب المتعاقدين المعينين لتعيينات طويلة الأجل ولكن يجب أن تتم إزالة هذه الترتيبات مع مدير الأمن.

الصور الفوتوغرافية

لا يجوز التقاط الصور إلا بموافقة مسبقة من الإدارة القانونية أو من مدير الأمن. وبالإضافة إلى ذلك، لا يمكن نشر التصوير الفوتوغرافي المسموح به دون الحصول على موافقة مسبقة من مدير التسويق.

عدم الإفصاح

يجب على جميع الزوار توقيع اتفاقية عدم الإفشاء (نون-ديسكوفيري أغريمنت) عند تسجيل الوصول.

الوصول إلى شبكة الضيف

يتم تزويد الزوار الذين يحتاجون إلى الإنترنت باسم مستخدم وكلمة مرور ضيفين لشبكة زيبلين اللاسلكية.لا يسمح لأي ضيف في أي وقت من الأوقات بالوصول إلى برنامج إنترانت الشركة مع جهاز الكمبيوتر المحمول أو جهاز محمول آخر.

دور الطابق مارشال

أي موظف يلاحظ زائرا بدون شارة يجب أن يوجه فورا انتباه مارشال المعين إلى منطقتهم. تتحمل مارشال الطابق المسؤولية الأولى عن تطبيق سياسة إدارة الزائرين. في حالة الإجلاء في حالات الطوارئ، يقوم مكتب استقبال مكتب الاستقبال بطباعة قائمة بجميع الزوار ويقدم قائمة إلى مارشال الطابق في منطقة الإخلاء.

مارشالس الطابق هي المسؤولة عن جميع الزوار أثناء الإخلاء.

تنويه: هذه سياسة نموذجية، ولا تشكل نصيحة قانونية. ومن المفترض فقط أن تكون نقطة انطلاق في إنشاء سياسة مصممة خصيصا للاحتياجات المحددة لشركتك. زيبلين الدولية هي شركة وهمية (على حد علمي) وكان الاسم يستخدم فقط كمثال في كتابة هذه السياسة.