ست خطوات لتعزيز إدارة نشاطك التجاري

مع نمو الشركات وتغيير عمليات إدارة الأعمال بشكل طبيعي تحتاج إلى التطور. أصف جميع العمليات والأحداث اللازمة لمشاركة النتائج ومناقشة الخطط المستقبلية وتحديد المشكلات التي يجب معالجتها وإبقاء المديرين والموظفين على القضايا الصحيحة مثل روتين التشغيل لنشاط تجاري.

إن روتين التشغيل المحدد المدعوم بإيقاع متسق من الاجتماعات والأنشطة المناسبة أمر ضروري لتشغيل وتنمية الأعمال التجارية السليمة.

تقدم هذه المقالة إرشادات حول إنشاء روتين تشغيلي لعملك أو فريقك، سواء كنت المدير التنفيذي أو المدير العام أو المدير التنفيذي الوظيفي.

عندما يطلب النمو التغيير إلى روتين التشغيل: دراسة حالة

وكان أعضاء هذه الشركة البرمجيات الصغيرة فخورة بالبقاء وفيا للثقافة عارضة مؤسس قد خلقت خلال الأيام المبكرة بدء التشغيل. وقد اعتبروا هذه البيئة فضفاضة خالية من العملية والبيروقراطية مع جعل شركتهم مكانا رائعا للعمل والسماح أقصى قدر من الإبداع لتدفق من مهندسي الشركة.

هذا النمط من العمل فضفاض عملت بشكل جيد في حين أن الأعمال التجارية ظلت صغيرة. ومع ذلك، وبفضل بعض من هذا الإبداع الرائع والمنتج الناجم عن ضرب، الشركة اشتعلت في أوبدرافت في المبيعات وانفجر عدد الموظفين في بحر من الموظفين الجدد. كذلك فعلت المشاكل. في مسح للموظفین تم تسليط الضوء علی القضایا التالیة کمخاوف جادة:

• ضعف التواصل والتنسیق بین الوظائف.
• نقص التعاون لحل المشاكل اليومية.
• ارتباك حول المشاريع الرئيسية والأولويات الاستراتيجية.
• عدم فهم أداء الشركة والأهداف المستقبلية.
• عملية الاختناقات التي بقيت دون حل لفترات طويلة من الزمن.
• نقص الاتصال بين الأهداف الفردية والأهداف التنظيمية.

بعد أن لاحظ المديرون والمساهمون الرئيسيون أن الثقافة غير الرسمية للأيام التي لم تعد تعمل في شركة سريعة النمو، أنشأت مجموعة من الاجتماعات والعمليات التي تهدف إلى تحسين التواصل، التعاون.

في حين أن فكرة إضافة عملية إلى بيئتهم الإبداعية كانت غير مريحة، فإن إضافة النوع الصحيح من العمليات والأحداث ساعد بشكل كبير على تحسين التواصل والتنسيق عبر المؤسسة . وتعكس استقصاءات الموظفين اللاحقة أقل من الأزمة أو لهجة مكافحة الحرائق، وركزت على تعزيز ما اعتبر مرة أخرى مكانا رائعا للعمل.

ست خطوات لإنشاء روتين تشغيلي يقوي شركتك:

قامت شركة البرمجيات الموضحة أعلاه بتصميم روتينها التشغيلي على مراحل، مع التركيز في البداية على تحسين التواصل والتعاون، ثم التركيز في وقت لاحق على زيادة عدد الأشخاص المشاركين في عمل الاستراتيجية .فيما يلي الخطوات الست التي اتخذها مديرو الشركة لتعزيز شركاتهم:

1. العثور على نقطة البداية الصحيحة. ونظرا لتحديات الاتصال، قرر الفريق في شركة البرمجيات أن المديرين في جميع الوظائف سيجتمع أسبوعيا لتحديد ومشاركة المشاكل أو الفرص الرئيسية حيث كان مطلوبا المساعدة.

بدلا من العمل كجلسة حالة حيث يصف كل شخص أنشطته الحالية، فإن المشاركين الذين يواجهون تحديات أو فرص من شأنه أن يصف وضعهم واحتياجاتهم. تطوع الناس أو تم تعيينهم للمساعدة وتم تتبع المبادرة إلى الاستنتاج في تقرير متاح لجميع الموظفين. في نهاية المطاف، اعتمد الفريق اسم القضايا والفرص لهذا الاجتماع الأسبوعي.

مع تحسن التنسيق والتعاون حول البنود المحددة في القضايا والفرص الاجتماع، خفضت مدة الاجتماع الأسبوعي إلى أقل من 30 دقيقة. واتفق المشاركون على أن هذا الاستثمار كان استثمارا صغيرا ومكاسب كبيرة.

2. بناء على النجاحات. شجع التقدم الإيجابي الذي حققته القضايا والفرص اجتماع سعى مديرو شركة البرمجيات بعد ذلك إلى تحسين الوعي بالنتائج المالية والمواءمة حول الأهداف الرئيسية. وأنشأوا مناقشة النتائج الشهرية المنتدى الذي عقد عبر الويبينار.

سيصف المدير التنفيذي والمديرين التنفيذيين نتائج الشهر السابق، ويحددون التقدم المحرز والمشاكل المتعلقة بمؤشرات الأداء الرئيسية، ويستعرضون الأهداف الرفيعة المستوى في رصيد الربع والعام. تم تشجيع الموظفين لطرح الأسئلة عبر الرسائل الفورية وتمت إعادة توجيه جميع الأسئلة والأجوبة في رسالة إلكترونية متابعة توزع في موعد أقصاه اليوم التالي. تم أرشفة التسجيلات لسهولة المشاهدة من الزميلة غير قادرين على حضور جلسة حية.

مع هذا مناقشة النتائج الشهرية اكتسبت زخما، الوقت اللازم لإعداد وتسليمه انخفض إلى أقل من ساعة واحدة رهنا بحجم الأسئلة الموظف. أصبح الموظفون الذين اعتادوا على عدم سماع كيف أن أداء الشركة أكبر المشجعين لهذه الدورة الجديدة وشفافيتها حول الأرقام ومؤشرات الأداء.

3. بدء تشغيل الموظفين الجدد على قدم اليمنى . وبالنظر إلى الوتيرة السريعة للتوظيف الجديد، قرر كبار المديرين والمساهمين الأفراد في الشركة أن عملية التوظيف الجديدة للموظفين ستشمل جلسة "الغداء مع المديرين التنفيذيين" حيث يقدم المديرون التنفيذيون أنفسهم ووظائفهم ويتحدثون عن تاريخ الشركة وحاضرها و مستقبل. لم تكن هناك موضوعات خارج حدودها، وتم تشجيع الموظفين الجدد على السؤال عن الاستراتيجية، والنتائج المالية، وفرص السوق، والأولويات الرئيسية وكيفية المضي قدما في المنظمة.

4. ننظر إلى الداخل مرة واحدة في كل ربع سنة في عمليات استعراض الغوص العميق. قدمت الدورات الموضحة أعلاه مساعدة فورية لتحسين الاتصالات والتعاون وضمان أن الجميع كانوا على نفس الصفحة للحصول على النتائج والأهداف. ومع ذلك، فإن المطلوب هو طريقة للنظر بشكل موضوعي في كيفية عمل الشركة وتحديد التحسينات المطلوبة. و ربع سنوية مراجعة التشغيل ولدت.

وعلى النقيض من القضايا والفرص و مناقشة النتائج الشهرية ، ركز الاستعراض التشغيلي ربع السنوي على مراجعة كل مجال وظيفي وفحص الأداء العام والمؤشرات الرئيسية. وحساسة لعدم الرغبة في أن تكون بمثابة "جلسات التباهي"، أنشئت قواعد أرضية لتشجيع تحديد مجالات المشاكل والسماح باستجواب جميع المشاركين الآخرين في الاجتماع. بعد الجلسات القليلة الخام الخام، تطور هذا الاجتماع إلى جزء مهم من عملية التحسين المستمر للشركة. تعلمت مديري الوظائف ورجال الأعمال أن يكونوا شفافين بشأن التحديات والنجاحات، والأهم من ذلك، تم تحديد الأهداف الرئيسية لتعزيز كل مجال مع النتائج التي سيتم الإبلاغ عنها في اجتماع الربع المقبل.

خطوة إضافية ساعدت في ازدهار جلسات المراجعة الفصلية هذه شملت توسيع نطاق المشاركة إلى مجموعة من المراقبين . سمح لكل مدير تقارير أو قائد أعمال بدعوة العديد من أعضاء الفريق إلى الجلسة للاستماع والتعرف على النشاط التجاري العام. ثم اتهم هؤلاء المشاركون الهدوء بالإبلاغ عن محتوى الاجتماع إلى فرقهم الأوسع نطاقا.

5. إضفاء الطابع الرسمي على عملية النظر إلى الخارج . وقد أعرب عدد من القادة الفنيين في شركة البرمجيات عن قلقهم من أن الروتين التشغيلي الجديد كان يركز حصريا على الأنشطة الداخلية ولم يسمح برؤى وملاحظات من العالم الخارجي. وللمساعدة في وقف هذه المخاوف، أعطي المديرون الفنيون ميزانيات للعمل من أجل تشجيع الاستكشاف الخارجي، بما في ذلك حضور المؤتمرات والحلقات الدراسية، وزيارة العملاء، واستكشاف الأسواق التي لا علاقة لها ولكن من المحتمل أن تكون مثيرة للاهتمام للشركة. وكانت الشروط الوحيدة للاستثمار هي أن يطلب من المديرين الفنيين أن يدرجوا موظفين من وظائف أخرى في استكشافاتهم وأن يقدموا تقريرا عن المحتوى والأفكار الناشئة عن الاستكشاف الخارجي. في نهاية المطاف، شملت العملية في واحدة حيث تم إنشاء الأفكار وحالات الأعمال المتقدمة لتحقيقات جديدة.

6. إنشاء فرق عمل تركز على العملاء للعمل على إستراتيجية . وركزت الدورات المذكورة أعلاه على الاتصال والتعاون وحل المشاكل والتحسين المستمر، لكنها لم تعالج مسألة لزجة من استراتيجية وتنفيذ استراتيجية التنمية. وقد تم حل ذلك من خلال إنشاء فرق مركزة على السوق مكلفة بتحديد الاستراتيجيات اللازمة وتحديد الخطط اللازمة لتحقيق هذه الاستراتيجيات. تم تعيين كل فريق كفيل تنفيذي ومدير مشروع، وتم اختيار الأعضاء من الأدوار الوظيفية الرئيسية، وليس فقط الأدوار الإدارية.

في حين أن هذه الفرق لم تحل محل مسؤولية كبار المسؤولين التنفيذيين عن توجيهات استراتيجية شاملة، فإنها عرضت وسيلة رائعة لجذب المزيد من الموظفين إلى عملية لكل من المدخلات والتنفيذ المنسق. وكان المديرون التنفيذيون بمثابة لوحات السبر، واتخذوا القرارات النهائية بشأن مستويات الاستثمار الإجمالية، والفرق المملوكة جلب الاستراتيجيات إلى الحياة. أثبت نهج إدارة المشروع لتنفيذ الاستراتيجية بشكل لا يصدق لتنظيم وتنظيم مختلف المبادرات.

ثمانية مفاتيح رئيسية للمديرين:

1. تحسين التنسيق والسيطرة على الأعمال التجارية لا يجب أن يعني فرض كميات كبيرة مفاجئة من العملية والبيروقراطية. المشي قبل تشغيل.
2. الاتصالات دائما المسألة: تبدأ هناك أولا.
3. توسيع المشاركة بدلا من الحد منه.
4. تتجاوز إصلاحات الاتصالات قصيرة الأجل لإنشاء العمليات والأحداث التي تركز على تحسين الأعمال على المدى الطويل.
5. كن متسقا ومثابرا مع روتين التشغيل الخاص بك.
6. تحدي الناس للنظر خارج الأعمال باعتبارها جزءا رئيسيا من تعزيز الأعمال التجارية.
7. استراتيجية ركلة من مجلس الإدارة وفي أيدي موظفيك، ولكن دليل ومدرب لهم.
8. استخدام ممارسات إدارة المشروع لتسهيل تنفيذ الاستراتيجية.

الخط السفلي:

في عالم يتميز بالتغير والتعقيد المتزايد، لا يمكنك تحمل نهج التشغيل بالأمس، حتى لو كان عارضة ومريحة. يسعى المديرون الجيدون والمشغلون التجاريون باستمرار لتحديد النهج والعمليات التي تحسن التواصل والمشاركة وتزود جميع الموظفين بفرص متزايدة للمساهمة. إذا كان لدى شركتك روتين تشغيل قديم، فكر في تجديدها بأفكار شركة برمجياتنا. إذا لم يكن لدى شركتك نهج تشغيل متماسك، فقد حان الوقت للمديرين والمساهمين الرئيسيين في التكثيف وإنشاء واحد.