فهم المراحل الخمس للمشروع

في حين أن بعض منهجيات المشروع مثل نهج رشيقة ضغط أو تكرار المراحل التالية في أسرع، دورات متكررة، عمل كل مرحلة مرئية ومتميزة في كل مشروع.

المشاريع الرسمية اتبع عملية خمس مراحل كما يلي

1. بدء: تشكيل فريق المشروع، واستئجار المشروع والركلة.
2. التخطيط: وضع اللمسات الأخيرة على نطاق المشروع، وتحديد تفصيل العمل، وتقييم المخاطر، وتحديد الاحتياجات من الموارد، ووضع اللمسات الأخيرة على الجدول الزمني والاستعداد للعمل الفعلي.

1. التنفيذ: أداء العمل الفعلي المطلوب من قبل تعريف المشروع ونطاقه.
2. المراقبة والتحكم: الإدارة الفعلية، والإبلاغ، والسيطرة على الموارد والميزانيات خلال مرحلة التنفيذ.
3. إغلاق المشروع: تسليم المشروع، تقييم الدروس المستفادة، تأجيل فريق المشروع.

تدفق المشروع التقليدي

بغض النظر عن حجم المشروع، فإن الحركة عبر المراحل هي نفسها. يتم البدء في المشروع أو إطالقه من خالل ميثاق يحدد مدير المشروع ويصف أهمية المشروع.

بمجرد بدء المشروع، ينتقل إلى مرحلة التخطيط. وهنا تقوم فرق العمل الأساسية بتحديد العمل الضروري الذي يتعين إنجازه لتحقيق نطاق المشروع ووضع تقديرات وتقييمات للوقت والتكاليف والموارد والمخاطر.

بعد مرحلة التخطيط، يبدأ العمل ويحدث في ترتيب محدد ضروري للانتقال من الأنشطة السابقة أو السابقة للأنشطة الخلف.

تبعيات المشروع تلعب دورا هاما في هذه المرحلة.

في حين أن التنفيذ يسير مدير المشروع وأفراد الفريق رصد والإبلاغ عن والسيطرة على المشروع العام، مع التركيز على أنشطة المسار الحرجة. ويستمر هذا العمل حتى تكتمل مرحلة التنفيذ ويتم تسليم المشروع للعميل.

المرحلة النهائية، مشروع إغلاق، ينطوي على الانتهاء من التسليم، وتقييم الدروس المستفادة وتأجيل فريق المشروع بحيث يمكن للأعضاء الانتقال إلى مبادرتهم المقبلة.

بالنسبة للمشاريع التطويرية المرنة أو المتكررة، يتم التخطيط والتنفيذ في فترات قصيرة أو سباقات، مع تكرار المراحل حتى يتم استكمال المشروع لرضا العميل.

شرح مفصل لكل مرحلة

بدء: إن بدء المشروع المتين لن يقتصر على تعيين مشروعك للنجاح، ولكنه سيضع الأساس لجميع المراحل المستقبلية. أثناء البدء، سوف تحصل على تعيين أعضاء فريق المشروع، وإطلاعهم على الأهداف الإجمالية للمشروع واطلب من العميل أو صاحب المشروع العديد من الأسئلة ممكن حتى تتمكن من تخطيط المشروع بكفاءة.بل هو أيضا وقت كبير لبناء الحماس الفريق حول المشروع وجمع أي تفاصيل اللحظة الأخيرة التي قد تؤثر على تخطيط المشروع. وتشمل الخطوات الإضافية ما يلي:

• تحليل أصحاب المصلحة
• تعيين كفيل تنفيذي
• تطوير وثيقة الميثاق والاتصال
• الاجتماع الرسمي

التخطيط : بعد بدء المشروع وجمعه جميع المعلومات ذات الصلة، عليك ثم تبدأ التخطيط لمشروعك. تعتمد مرحلة التخطيط على حجم المشروع الخاص بك، وكم المعلومات لديك لتنظيم وكم كبير فريقك.

يجب أن تكون النتيجة النهائية للتخطيط خطة واضحة للمشروع أو جدول زمني، من خلاله سيتبع الجميع المهام الموكلة إليهم. استخدام برنامج تخطيط المشروع مثل ميكروسوفت بروجيكت أو باسيكامب مفيد للغاية عند التخطيط للمشروع. إذا لم يكن لديك الوصول إلى واحدة من هذه البرامج، القيام بالبحث العام على الانترنت مجانا البرمجيات تخطيط المشروع. على الرغم من أن استخدام برنامج تخطيط المشروع مفيد، فإنه ليس من الضروري دائما. استخدام إكسيل وورد لإنشاء خطتك والتواصل مع الفريق هو بنفس القدر من الفعالية. وتشمل المهام المحددة في مرحلة التخطيط ما يلي:

• وضع خطة اتصال لمختلف أصحاب المصلحة
• وضع هيكل تفصيلي للعمل.
• تحديد المسار الحرج.
• تآمر الموارد على خطة المشروع وصقل تسلسل العمل على أساس تبعيات المشروع وقيود الموارد.
• وضع جدول مفصل.
• تقييم المخاطر ووضع خطة لتحديد الأولويات وتخفيف المخاطر.

التنفيذ: الآن بعد أن لديك خطة مشروع متينة، يمكن للفريق البدء بتنفيذ المشروع مقابل المهام المسندة إليهم. إنها المرحلة التي يبدأ فيها الجميع فعليا في القيام بالعمل. عليك أن تبدأ رسميا مرحلة التنفيذ مع اجتماعات شخصية لضمان أن الجميع لديه ما يحتاجونه لبدء تنفيذ الجزء الخاص بهم من المشروع. بدأ الفريق على المسار الصحيح هو جزء لا يتجزأ من نجاح المشروع حتى توضيح الجدول الزمني وخطة الاتصالات بوضوح.

المراقبة والتحكم: في حين أن المشروع في مرحلة التنفيذ، ستبدأ في المراقبة والتحكم فيه لضمان استمراره على النحو المخطط له. هناك مجموعة متنوعة من الطرق التي يمكنك رصد ومراقبة المشروع. تسجيلات الوصول عارضة مع قادة الفريق، تنظم يوميا "المواقف"، أو أكثر رسمية اجتماعات الحالة الأسبوعية فعالة. والمعلومات التي تخرج من هذه الاجتماعات أو قنوات الاتصال سوف تبلغ حلقة التغذية المرتدة وفي نهاية المطاف أي إعادة التخطيط والتعديلات اللازمة للمشروع. وتشمل األنشطة الهامة األخرى في هذه المرحلة ما يلي:

• التمسك بخطة االتصال المحددة مسبقا لضمان وعي أصحاب المصلحة بحالة المشروع.

• مراقبة فرق العمل وأنشطة العمل على المسار الحرج.

• تحديد الفرص لتحسين أداء الجدول الزمني عن طريق التتبع السريع أو استكمال الأنشطة بالتوازي أو عند الضرورة، وتحطيم الجدول الزمني بإضافة الموارد.

• رصد التكاليف الفعلية مقابل التكاليف المخطط لها.

• في بعض الحالات، رصد وحساب والإبلاغ عن القيمة المكتسبة لخطة المشروع.

• مراقبة وتخفيف المخاطر وصقل خطة المخاطر حسب الحاجة.

إغلاق المشروع: وبمجرد الانتهاء من جميع التفاصيل والمهام الخاصة بك المشروع والموافقة عليها من قبل العميل أو صاحب المشروع. يمكنك أخيرا إغلاق المشروع الخاص بك. إغلاق المشروع لا يقل أهمية عن بدءه، والتخطيط، والتنفيذ. ستحتاج إلى توثيق جميع المعلومات من المشروع وتنظيمها بدقة بحيث يمكنك الرجوع إليها إذا لزم الأمر. كما أن الوقت مناسب لعقد ما بعد الوفاة على المشروع حتى يتمكن جميع أعضاء الفريق من التفكير في ما حدث بشكل صحيح أو خطأ خلال المشروع. كما ينبغي توثيقها بحيث يمكن تقاسم النتائج مع أعضاء المشروع الآخرين وتقديمها في مجلد تاريخ المشروع. وأخيرا، من المهم أن يتم تأجيل فريق المشروع رسميا، وتقديم التغذية المرتدة وتقييمات الأداء كما هو مبين في سياسة شركتك.

-

تم التحديث بواسطة فن تافه