المحاسبة التجارية الصغيرة مع كويك بوكس ​​كاميل رايت

بينما كنت في مؤتمر بلوجر في سان فرانسيسكو، حصلت على فرصة للحديث مع كميل رايت، مستشار مسك الدفاتر للشركات الصغيرة. وتعلم شركتها رايت سولوتيون أصحاب الأعمال الصغيرة كيفية تتبع مواردهم المالية والحصول على صورة أفضل عن كيفية عمل شركاتهم.

ثلاث نقاط رئيسية في هذه المقابلة مع كميل رايت، مستشار تجاري صغير، وخبير كويكبوكس:

1. معظم الشركات الصغيرة (وخاصة أصحابها الوحيدين) ليس لديهم فكرة عن كيفية عملهم ماليا لأنهم لا يمتلكون كتبا جيدة الصيانة.
2. العديد من مستخدمي البرامج المالية، مثل كويكبوكس، لا يستخدمون بشكل كامل قوة برمجيات المحاسبة الحديثة.
3. إنتوت لديها طن من إصدارات مختلفة من كويكبوكس (المحاسبة التجارية) وبرنامج كيكن (التمويل الشخصي). هناك على الأرجح نسخة خصيصا لتقديم الطعام لعملك.

بعد المؤتمر، أجاب كميل بأكثر الأسئلة في المقابلة التالية:

1. ما هي بعض الاستقطاعات الضريبية الأكثر إغفالا للمبرمجين وأصحاب المشاريع على الإنترنت؟ ما هي الاستقطاعات الأكثر سوء فهم؟

أعتقد أن الخصم الأكثر إغفالا هو المسافة المقطوعة. وبما أن معظم المدونين يعملون خارج منازلهم، فإن جميع الأميال التي تقودها من هذا الموقع إلى أي مكان ذي صلة بالأعمال التجارية ستكون مؤهلة كخصم تجاري.

مع معدل الأميال الاتحادية حاليا في $. 585 ميلا، وهذا يمكن أن يكون خصم كبير.

أود أن أقول أن الخصم الأكثر سوء فهم هو "مكتب في المنزل" خصم. لدى مصلحة الضرائب مبادئ توجيهية محددة جدا تتعلق بمساحة العمل في المنزل، وإذا اختار أصحاب الأعمال المطالبة بهذا الخصم، يجب التأكد من أن المساحة تقع ضمن المعايير التي حددتها مصلحة الضرائب.

هذا ليس حقا خصم، ولكني أجد أن معظم العناصر التي يتم تجاهلها في الأعمال التجارية الصغيرة التي تصنف كمالك وحيد هي ضريبة العمل الذاتي التي تكون مسؤولة عن ويطلب دفعها على أقساط أربع مرات في السنة. ضريبة العمل الذاتي (الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية) حوالي 15٪ 3 من صافي الدخل التجاري الخاص بك. يمكن أن يكون مبلغا ضخما مستحقا في نهاية العام إذا لم تكن تقوم بإجراء المدفوعات المقدرة بشكل صحيح على مدار السنة كما هو مطلوب. وبطبيعة الحال، سوف تحتاج إلى إضافة على الفائدة المستحقة على الدفع الناقص أيضا.

2. يعتقد العديد من رجال الأعمال على الانترنت أنه نظرا لأنها لا تجعل الكثير من المال أنها لا داعي للقلق حول المحاسبة. هل توافق على ذلك؟ إذا لم تقم بذلك، كيف تتحدثون عنها في تغيير تفكيرهم؟

هذا سؤال سهل بالنسبة لي. إذا كنت لا تبقي سجلات دقيقة كيف يمكنك معرفة ما إذا كنت كسب المال أم لا؟

على الرغم من أنه ليس فقط معرفة ما إذا كنت كسب المال ولكن أيضا كيف يمكنك استخدام المال الذي تقوم به.

العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة هم ما نعتبره عملاء "صندوق الأحذية" مما يعني أنهم يظهرون مرة واحدة في السنة في مكتب المحاسب الخاص بهم مع المغلف الكامل للإيصالات أو أنها تقدم صفحات وصفحات جداول البيانات إكسل.

وفي كلتا الحالتين، ليس لديهم أي فكرة عن كيفية عملهم (بخلاف ما لديهم من أموال في حساباتهم المصرفية) إلى أن يخبروهم المحاسبين بعد فك رموز كل تلك الأوراق. يمكن أن يكون صدمة حقيقية لمعرفة أن كنت مدينون المال على الضرائب الخاصة بك عندما كنت تعتقد أنك لم تجعل ما يكفي لدين أي شيء.

وبالإضافة إلى ذلك، أجد مسك الدفاتر لا تقدر بثمن كأداة الميزانية. إذا كنت تبقي الحالية مع تسجيل الدخل والنفقات الخاصة بك سوف تكون قادرا على رؤية شهريا في لمحة عندما كنت الأوقات مشغول هي وعندما كنت قد تحتاج إلى تعزيز التسويق الخاص بك لرسم المزيد من الأعمال التجارية.

ويمكن أيضا أن تظهر لك بالضبط متى وكم كنت تنفق على نفقات مختلفة لعملك. من خلال النظر في النفقات الخاصة بك على أساس شهري يمكنك تحديد متى وكم من المال قد تحتاج عادة لتغطية تلك النفقات.

من ناحية أخرى، فإنه يمكن أن تظهر لك العناصر التي قد تنفق كثيرا على حتى تتمكن من تحديد وسيلة لخفضها في المستقبل أو نشرها في طريقة مختلفة.

3. هل لديك أي اقتراحات حول كيفية اختيار محاسب جيد؟

أود أن أقول أن جميع المحاسبين يعرفون ما يفعلونه، ولكنني لم أكن دائما وجدت أن تكون القضية. أفضل شيء يمكنني قوله هو أن يتسوق. ليس فقط تحتاج إلى العثور على شخص لديه المعرفة اللازمة، ولكن أيضا شخص مستعد للعمل معك، يكون هناك عندما يكون لديك سؤال أو مشكلة. خلال محادثة قصيرة مع محاسب محتمل، يجب أن تكون قادرا على معرفة ما إذا كنت انقر فوق.

آخر شيء عن المحاسبين، فقط لأن لديهم تسمية كبا لا يعني أنها ستكون أفضل تناسب لك. كنت تريد شخص يعرف القواعد، ولكن يجب عليك أيضا البحث عن شخص يمكن أن تعمل وتنمو معك.

4. لقد تم التشاور مع أصحاب الأعمال الصغيرة منذ ما يقرب من عقدين. هل تعتقد أن رجال الأعمال على الانترنت (بروبلوجرز، يباي البائعين، على شبكة الإنترنت 2. 0 الناس) لديهم احتياجات المحاسبة المختلفة مقارنة مع الناس الذين يبدأون أعمال الطوب وقذائف الهاون؟ هل يواجهون تحديات مختلفة؟

حقا، العمل هو العمل. نحن جميعا نعمل مع أرقام لنقول قصتنا. على الرغم من، أعتقد أن مشكلة واحدة تواجه رجال الأعمال على الانترنت سيكون دمج سجلاتهم المالية مع البرمجيات القياسية. ونحن نعلم جميعا أن البرمجة هنا اليوم وعفا عليها الزمن غدا لذلك الأمر متروك لصناعة البرمجيات المحاسبية لمواكبة احتياجات المجتمع على الانترنت.

هناك العديد من شركات البرمجيات الطرف الثالث التي لديها وتستمر في تطوير البرامج التي سوف تعمل كما إضافات على برامج المحاسبة القياسية. هذه تأتي في البرامج الأساسية أو صناعة محددة لذلك هو كل شيء من العثور على أفضل تناسب لعملك.

5. هل يمكن أن تخبرنا قليلا عن الطريقة التي بدأت بها رايت سولوتيون ولماذا كنت ترغب في العمل مع الشركات الصغيرة؟

لقد نظرت دائما في العمل كنوع من لعبة، لغز و أحب الألغاز. هناك مكان وسبب كل شيء ورجل الأعمال يحتاج فقط لمعرفة كيفية وضع كل قطعة معا لنقول قصتهم.

المشكلة التي رأيت في وقت مبكر أن معظم الشركات الناشئة أو الشركات الصغيرة تركز على تشغيل أعمالهم. هذا هو ما ينبغي أن يفعلوه ولكنهم يميلون إلى ترك الأساسيات التي سوف تظهر لهم إذا ما يفعلونه هو فعال ومربح.

عندما أعمل مع الشركات الصغيرة أنا أستمتع بمشاهدة المصباح الكهربائي عندما يرون صورة دقيقة لكيفية عمل أعمالهم المالية.

6. كنت عضوا في مكتب إنتوت للمحاسب المتكلم. يمكنك أن تقول لنا لماذا قررت العمل مع إنتوت؟

عندما طلب مني العديد من موكلي أن ننظر إلى قراء بالنسبة لهم، قضيت بعض الوقت تعلم كل ما يمكن أن حول البرنامج. على مر السنين لقد وجدت أن الكثير من الناس الذين يستخدمون البرنامج ليس لديهم حقا فهم ما يفعلونه أو قوة البرنامج، والكثير من وقتي تنفق تصحيح العمل أو تدريب موكلي على البرنامج.

ويتكون مكتب مكبرات الصوت إنتوت من المهنيين مثل نفسي التي تتمتع مساعدة الناس لتحقيق الاستفادة القصوى من المنتجات التي تنتج إنتوت. أكره أن نرى الناس النضال عندما كل ما قد تحتاجه هو القليل من التوجيه لوضعها على الطريق الصحيح.

قراء المنتجات هي حل بأسعار معقولة لصاحب الأعمال الصغيرة وأدركت أنه إذا أردت البقاء في الأعمال التجارية نفسي كنت بحاجة إلى أن تصبح بارعا في المنتجات التي يستخدمها موكلي.

7. كنت مؤخرا ظهرت كخبير الأعمال في مؤتمر بلوجر سان فرانسيسكو، مؤتمر التدوين رئيس الوزراء للمرأة. ما هي بعض الأسئلة الأكثر شيوعا من المدونين؟

معظم النساء اللاتي تحدثت إليهن كانت مبكرا جدا في أعمالهن، لذا كن يبحثن عن معلومات حول كيفية تنظيم أعمالهن: كمالك وحيد، شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة.

كان هناك أيضا تساؤلات حول ما إذا كانوا حقا بحاجة إلى تقديم الإقرار الضريبي إذا كانوا لا يحققون الكثير من المال.

ثم، بالطبع، كانت هناك أسئلة معيارية حول مقدار ما يمكنهم شطبه مقابل النفقات المختلفة التي يتكبدونها.

8. لقد سمعت من العديد من عملاء الأعمال الصغيرة أن قراء لديهم الكثير من الميزات التي لا تستخدم لأنها لم يكن لديك الوقت لاستكشاف والتعلم. أين يمكن أن تذهب تجد مساعدة المختصة؟ على حد سواء مجانا والاستشارات أكثر شمولا.

قاعدة بيانات بروادفيسور قراء هو مكان عظيم للعثور على المساعدة. كما يمكن الوصول إليها في أي برنامج قراء. هذه ليست خدمة مجانية وليس المدعومة من قبل إنتوت، والناس المدرجة في قاعدة البيانات هم أصحاب الأعمال الصغيرة أنفسهم وتهمة مجموعة واسعة من الرسوم اعتمادا على كفاءتهم في مختلف المجالات. تماما مثل العثور على محاسب، إذا كنت بحاجة إلى مساعدة من بروادفيسور، أود أن أقترح أن ندعو عدة للعثور على حق مناسبا لك.

للحصول على مساعدة مجانية، يمكنك الانضمام إلى قراء المجتمع على الانترنت.هنا يمكنك أن تطلب خبراء كيكبوك ومستخدمي كيكبوك الآخرين كيفية استخدام ميزات محددة.

9. إنتوت لديها الكثير من المنتجات الجديدة التي تبدو وكأنها سوف تكون مفيدة لأصحاب الأعمال الصغيرة. ولكن هناك الكثير من الخيارات. أين يجب أن يذهب صاحب عمل صغير جديد للعثور على المنتج المناسب (المنتجات) المناسب للبدء؟

مكان جيد للبدء هو الذهاب إلى الكتب السريعة. كوم والنقر على المنتجات والخدمات. هنا يمكنك ان ترى خريطة لجميع المنتجات والخدمات إنتوت للشركات الصغيرة من البرامج المالية وحلول الرواتب لخلق الموقع وخدمات الدفع.

الشيء الوحيد الذي أود أن أضيفه هو أنه عندما تسوق المنتج الذي سيكون أفضل تناسب إذا كنت بدأت للتو، أصغر في الحجم، وبسيطة جدا، وأود أن أذهب مع نسخة أكثر أساسية بدلا من القفز الحق في النسخة الأكثر تكلفة. يتم إعادة كتابة جميع الإصدارات كل عام مع أجراس وصفارات جديدة حتى تتمكن من الترقية إلى نسخة أكثر قوة في غضون عام إذا كان ذلك ضروريا. كنت تريد أن تبدأ مع البرنامج الذي هو كاف لاحتياجاتك الحالية، ولكن ليس معقدا جدا ومكلفة أنه سوف تطغى لك الحق قبالة الخفافيش.

إذا كان لديك احتياجات مالية بسيطة نسبيا، قد ترغب في البدء مع كويكبوكس سيمبل ستارت، نسخة أساسية مجانية من كويكبوكس، والترقية إلى إصدار أكثر قوة إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوظائف في وقت لاحق.

10. مدير الفواتير يبدو وكأنه أداة عظيمة للعمال لحسابهم الخاص. يمكنك أن تقول لنا قليلا عن ما تريد حول هذا الموضوع، وكيف يقارن إلى غيرها من أدوات الفواتير على شبكة الإنترنت مثل بلينكسيل أو فريشبوكس؟

إنتوت بيلينغ ماناجر يساعد شركات الخدمات الصغيرة بما في ذلك لحسابهم الخاص إنشاء وإدارة الفواتير الخاصة بهم على الانترنت. انها في المقام الأول لأصحاب الأعمال الذين يستخدمون إكسل وورد وتريد وسيلة أكثر فعالية لإدارة الفواتير ولكن ليست جاهزة بعد للحصول على قراء. ما أحب حول مدير الفواتير هو أنه نقطة انطلاق لبرامج المحاسبة وبالتأكيد أفضل من جداول البيانات. انها بسيطة للاستخدام، مما يتيح لك إرسال الفواتير مع الحد الأدنى من الجهد، وأنها حرة في بيلينغماناجر. كوم - لا يمكنك الفوز على ذلك.

أنا لست على دراية مع فريشبوكس و بلينكسيل لذلك لا أستطيع التعليق على كيفية مقارنتها مباشرة مع مدير الفواتير. أستطيع أن أقول على الرغم من أن مدير الفواتير هو من انتوت لذلك هو هنا للبقاء وأنه يدمج بشكل جيد مع منتجات إنتوت الأخرى مثل حلول الدفع للشركة. وبمجرد أن يتم تحرير فاتورة للعميل، يمكنك الحصول على دفعات أسرع عن طريق قبول الدفع عبر بطاقة الائتمان عبر الإنترنت.

[ملاحظة المحرر: إليك مراجعاتي لأعلى تطبيقات الفواتير على الويب.]

11. وكثير من المدونين شبه المحترفين كسب بضع مئات (أو ألف) دولار في الشهر. انهم يستخدمون جداول البيانات إكسل وتريد نظام محاسبة أكثر قوة (ولكن لا يزال بأسعار معقولة). بماذا توصي؟

كما ذكرت سابقا، أعتقد أن أي نظام محاسبي أفضل من جداول البيانات أو المظاريف. هناك العديد من حزم البرمجيات في السوق، ولكن أشعر أن منتجات قراء هي مثاليا لصاحب الأعمال الصغيرة.وتتراوح البرامج من أبسط إلى المنتج الذي يمكن التعامل مع مليون دولار الشركات التي تحتاج إلى مزيد من الوظائف.

واحدة من أفضل الأشياء عن قراء هو الثمن. لقد تشاورت مع العملاء التي أنفقت آلاف عديدة من الدولارات على اسم أكبر المنتجات ولم يكن لها تجارب مواتية. قراء هو حل بأسعار معقولة للشركات الصغيرة التي تحتاج إلى الحصول على وتشغيلها في فترة قصيرة من الزمن دون الكثير من المتاعب. مع مرور الوقت وأنها تتفوق على البرنامج، فإنها يمكن أن تنتقل إلى منتج نهاية أعلى، ولكن ابتداء من أعتقد أعتقد كويكبوكس هو أفضل وسيلة للذهاب.

وأنا أعلم أنني ربما يبدو وكأنه كيكبوكس مندوب مبيعات، ولكن لقد تعاملت مع العديد من الشركات الصغيرة ووجدت البرامج للعمل بشكل جيد للغاية بالنسبة لهم.

مرة أخرى، تذكر أن المفتاح ليس حقا البرنامج الذي تستخدمه، ولكنك تستخدم شيئا لتنظيم السجلات الخاصة بك في مكان واحد لتعطيك أفضل صورة لعملك في أي لحظة.

12. هل يمكنك أن تعطينا بعض الأمثلة على كيف يمكن لرجل الأعمال عبر الإنترنت استخدام قراء للحصول على المنظمة؟

قراء يمكن استخدامها من قبل أي عمل، على شبكة الإنترنت أم لا. كل شيء يتعلق بإعداد ملف للقيام بالضبط ما تحتاجه. هناك أساسيات المحاسبة التي تحتاج إلى اتباعها، ولكن بعد ذلك، فقد حان الوقت للعب وتصميم برنامج لتناسب الاحتياجات المحددة الخاصة بك. وهناك اثنين من الاحتمالات سيكون تخصيص الفواتير يضم الذوق الشخصي الخاص بك أو إنشاء فئات مختلفة لتتبع مختلف الانقسامات من عملك. هناك العديد من الطرق لاستخدام قراء وراء الأساسيات، فإنه يأخذ فقط بعض الفكر والوقت لتصميم البرنامج للحصول على المعلومات التي هي الأكثر أهمية لمساعدتك على تشغيل عملك.

13. يمكن للنسخة على الانترنت استبدال تماما بلدي قراء البرمجيات سطح المكتب؟ هل سأحتاج إلى الترقية إلى إصدار سطح المكتب لاحقا؟

كويكبوكس أونلين بلوس ليس لديها مجموعة متطابقة من الميزات التي من غيرها من منتجات سطح المكتب قراء. فمن الأفضل للشركات القائمة على الخدمة التي تحتاج إلى الوصول إلى كتبهم عن بعد و / أو السماح لعدة أشخاص للعمل في وقت واحد. بعض من معالمه هي فريدة من نوعها في حين أن العديد هي نفسها أو مماثلة لمنتجات قراء أخرى. يمكنك الاطلاع على هذا المخطط لإجراء مقارنة جنبا إلى جنب للإصدارات عبر الإنترنت وسطح المكتب من كويكبوكس. منذ كويكبوكس على الانترنت يختلف عن إصدارات سطح المكتب، فمن الأفضل أن تقرر ما إذا كان ذلك مناسبا لك من البداية بدلا من تغيير إلى إصدار سطح المكتب في وقت لاحق.