5 نصائح لاجتماعات المشروعات التي ستترك إحساسا بالكلام

يمكن أن تكون الاجتماعات ضائعة جدا. ويمكن أن تكون وسيلة رائعة للتحقق من مع الزملاء، وتحديد الأهداف، وتحديد قوائم المهام والحصول على الأشياء أنجزت، ولكنها يمكن أن تكون أيضا مضيعة كبيرة للوقت إذا لم يتم بشكل صحيح.

لا تضيع وقتك أو زملائك في الوقت مع اجتماعات عديمة الفائدة أو غير فعالة التي تأخذ سوى مساحة في اليوم. اتبع هذه النصائح الخمس لاجتماعات المشاريع الكبيرة التي من شأنها أن تترك الجميع الشعور إنجازه.

1. حدد هدفك

حتى قبل أن تعلن عن اجتماعك، فإن الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها هي تحديد سبب رغبتك في عقد اجتماع في المقام الأول. لا تعقد اجتماعات منتظمة لمجرد وجودها. وينبغي أن يكون لكل اجتماع غرض واضح، وينبغي تحديد هذا الغرض في وقت مبكر.

على سبيل المثال، قد يكون الغرض من الاجتماع الخاص بك لتبادل المعلومات المعقدة أو الهامة مع أعضاء فريقك بطريقة سريعة وفعالة، لتبادل الأفكار المحتملة للمشاريع الحالية أو المستقبلية، لجعل مشترك قرار كفريق واحد، أو للتحقق بسرعة في لنرى كيف يفعل الجميع وما يحتاج الجميع إلى القيام به بعد ذلك.

عندما تبدأ اجتماعاتك بغاية واضحة ومحددة، لا تنتهي فقط أسرع بكثير، ولكنك تحصل على الكثير من المهام.

2. إنشاء وتوزيع جدول الأعمال الخاص بك مقدما

بمجرد أن تعرف ما سيكون اجتماعكم حول، فمن الضروري أن تدع الجميع المعنيين يعرفون كذلك.

أفضل طريقة للقيام بذلك هي إنشاء وتوزيع جدول الأعمال مسبقا. وبهذه الطريقة، يمكنك جمع أي معلومات وأسئلة مهمة في وقت مبكر، ويمكن لأي شخص أن يأتي على استعداد لمناقشة والعمل على الموضوع في متناول اليد.

قراءة 10 نصائح لجدول أعمال جيد والحصول على قالب مجاني هنا.

3. إعطاء الجميع فرصة للتحدث

في محاولة لتوفير الوقت وإعادة كل شخص إلى العمل، قد يكون من المغري أن يحضر شخص واحد الاجتماع بينما يستمع الجميع.

قاوم هذه الرغبة. بدلا من ذلك، إعطاء الجميع فرصة للتحدث الذي يريد أو يحتاج إلى. سيؤدي ذلك إلى التأكد من معالجة مخاوف واعتراضات الجميع، بل قد يوفر لك أفكارا أخرى لم تكن قد نظرت فيها من قبل.

4. قم بكتابة الدقائق بسرعة

إذا كان اجتماعك يتضمن أي قرار أو آخر خمس دقائق، يجب التأكد من أن شخصا ما في فريق المشروع يستغرق دقائق. ويمكن لمنسق المشروع أن يقوم بذلك. ليس فقط يمكن لهذه الدقائق مساعدة الناس الذين قد غاب الاجتماع للحاق، ولكنها أيضا بمثابة تذكير مهم من القرارات المتخذة وخطوات العمل التي قررت لأولئك الذين كانوا هناك. اجعلها متاحة في أقرب وقت ممكن.

ذكريات يمكن أن تكون صعبة. لا تعطي نفسك أو زميلك الفرصة للاختلاف حول القرارات أو الخطط التي تم اتخاذها.إذا كان موضوع اجتماعك مهم بما فيه الكفاية لعقد اجتماع ل، فمن المهم بما فيه الكفاية للحصول على الكتابة.

5. إلغاء إذا لم تكن هناك حاجة

إلغاء اجتماع مجدول يمكن أن تترك زملائك الشعور بالارتياح أو المشددة - كل شيء في كيفية الاقتراب منه. على سبيل المثال، إذا كان زملاؤك يقفون وراء العمل وسيستمتعون بساعة إضافية في اليوم، فإن إلغاء اجتماعكم يمكن أن يكون إغاثة كبيرة.

إذا فقدوا التعهدات المهمة الأخرى بسبب الاجتماع الذي حددته ثم ألغيت، لا تفاجأ إذا ما تفاقمت.

لا تشعر بأنك ملزم بعقد اجتماع فقط لأنك خططت لاجتماع واحد. إذا لم يعد الاجتماع ضروريا، يمكن الحصول على المعلومات بطريقة أخرى أو إذا ظهرت حالة طوارئ، يجب إلغاء. تأكد من إلغاء مقدما بقدر ما تستطيع، ومع ذلك، أن تبقي الناس على علم بما يحدث ولماذا. وبهذه الطريقة، يمكن للجميع استخدام وقتهم بأكبر قدر ممكن من الفعالية والكفاءة.

كمدير مشروع محترف، فمن عملك للتأكد من أن جميع المهام يتم إنجازها بأكبر قدر من الفعالية والكفاءة - بما في ذلك الاجتماعات. استخدم هذه النصائح الخمس، وستكون اجتماعاتك مادة عرض وليست مضيعة.