دليل التخطيط للمؤتمرات خطوة بخطوة

تنظيم مؤتمر من الألف إلى الياء يتطلب قدرا هائلا من الفكر وجمع البيانات. العملية برمتها يمكن أن يستغرق بضع سنوات اعتمادا على حجم المجموعة، ولكن يمكن تصور إطلاق مؤتمر ناجح في سنة واحدة إذا كنت يمكن أن تتخذ قرارات سريعة.

واقع التخطيط للمؤتمر هو أنه، دون أي خبرة، يمكنك أن تفقد الكثير من الوقت أكثر من التفكير في كل التفاصيل قليلا في حين تطل على قضايا أكثر أهمية.

لجعل العملية أكثر بساطة لأول الموقتين، قمنا بإيجاز أهم الخطوات في حين توفر لك روابط لدينا تجول أكثر تفصيلا على كل موضوع معين. والنتيجة هنا هي دليل تخطيط المؤتمرات التي سوف تساعدك على البدء مع قالب الصلبة في المكان.

الخطوة 1: صياغة رؤية للمؤتمر

كل حدث يبدأ برؤية، ولكن عليك تحويل رؤيتك إلى كلمات وأرقام من أجل قياس التكاليف واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التخطيط. أولا، تحتاج إلى البدء مع أساسيات مثل من، ماذا، متى وأين ولماذا.

اقرأ المزيد: تخطيط الأحداث 101: صياغة التفاصيل الأساسية

الخطوة 2: إنشاء خطة عمل

ما لم يتم تمويل مؤتمركم من خلال منحة أو منظمة، سوف تحتاج إلى تحديد أين أموالك القادمة من وما يتم استخدامه ل. وينبغي حساب الجزء الأول من هذه المعادلة، أي الإيرادات، في مرحلة مبكرة من عملية التخطيط.

الآن، من أجل وضع سعر في المؤتمر، تحتاج إلى أن يكون لديك فكرة عن ما كنت تخطط لتقديم الحضور. سيكون خط سير الرحلة والمتحدث الخاص بك عامل بيع للمسجلين المحتملين.

الخطوة 3: مقارنة أماكن وخدمات

بعد أن يكون لديك فكرة أكثر تحديدا عن موعد انعقاد المؤتمر وعدد الأشخاص الذين ترغب في حضورهم، يمكنك البدء في التسوق في مكان مناسب.

ضع في اعتبارك أن اختيار مكانك سيحدد أيضا تكاليف الطعام والتكاليف السمعية / البصرية. وذلك لأن معظم مراكز المؤتمرات وفنادق الأحداث تتطلب منك استخدام خدماتها الداخلية لأي أحداث في الموقع.

سوف تحتاج معظم المؤتمرات إلى توفير نوع من أماكن الإقامة بين عشية وضحاها للضيوف المسافرين من خارج المنطقة. هذه الضرورة تخلق مجموعة أخرى من الاعتبارات لإدراج قرار المكان الخاص بك.

اقرأ المزيد:

• كيفية تقييم كل مكان
• 10 نصائح لتوظيف مقدم خدمة

الخطوة 4: توظيف وإدارة المسجلين

حتى المؤتمرات الأكثر شعبية يجب أن تسوق بفعالية الحدث الخاص بهم لملء كل مقعد في المنزل. الحضور هو أهم عامل واحد لنجاح هذا الحدث الخاص بك. أرقام الحضور جيدة تجلب الإيرادات ورعاية الفرص. والمزيد من الناس كنت قد سجلت خلق المزيد من الطلب على الإعلان والمشاركة الفتحات.قصة طويلة قصيرة، إذا كنت تستطيع رسم الحشد ثم كل شيء آخر سوف تقع في مكان أسهل بكثير.

إدارة التسجيل يصبح أكثر صعوبة مع نمو الحدث الخاص بك في الحجم. هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعدك نظام التسجيل عبر الإنترنت على تتبع الرقم، ودفعات العمليات، وتنظيم البيانات.

اقرأ المزيد:

• حلول التسجيل الحدث اون لاين التعليق
• 6 طرق منخفضة التكلفة لسوق مؤتمر بك على الانترنت

الخطوة 5: التخطيط في الموقع تفاصيل

وأخيرا، بعد تنظيم وتنفيذ عناصر العمل من المؤتمر، يمكنك أن تبدأ في التفكير في التفاصيل في الموقع. وهذا يشمل كيفية الحضور سوف تنقل في المؤتمر، والتخطيط العام من كل غرفة، وتوزيع المواد الغذائية والمشروبات. هذا هو جزء من التخطيط لمؤتمر أن معظم الناس المرتبطة التخطيط الحدث. أفضل طريقة لتنسيق كل التفاصيل هي المشي من خلال مسار الخاص بك كما ضيوفك. صورة كيف أنها سوف تفكر والتصرف في كل نقطة في اليوم لحل المشاكل قبل أن تنشأ.

اقرأ المزيد:

• شعبي اجتماع الفضاء الطابق خطط
• أفكار لطاولة التسجيل الفعال
• استراتيجيات لافتات لإدارة تدفق مؤتمر

الخطوة 6: معرض إدارة نصائح

المؤتمرات عادة ما تتميز منطقة المعرض أو أرضية الاتفاقية حيث الرعاة والبائعين استئجار مساحة للترويج لمنتجاتها.

هذا يمكن أن يكون فرصة مربحة جدا لمؤتمركم إذا كنت تنظيم كل شيء بشكل جيد. نضع في اعتبارنا على الرغم من أن منطقة المعرض تتطلب التزاما كبيرا من كل من الوقت والموارد، لذلك تأكد من أنك على استعداد لإدارة احتياجات العديد من البائعين قبل الالتزام بهذا الشكل.

اقرأ المزيد:

• الإيرادات والمصروفات في المعرض التجاري نموذج الأعمال