تخطيط أحداث الشركات 101: التحضير لاجتماع العميل الأول

لقد أطلقت مؤخرا نشاطك لتخطيط الأحداث، وبدأ العملاء المحتملون يلاحظونك بالفعل. مبروك! هناك غرض إلى كل ما تبذلونه من العمل الشاق والتخطيط!

قريبا جدا، سوف يتم استدعاؤك إلى اجتماع العميل الأول الخاص بك وهنا حيث التخطيط الخاص بك الحدث التخطيط يلتقي الطريق. ولكن فقط كيف يمكن للمخططين الاجتماعيين الأكثر خبرة الاستعداد لهذا الاتصال الأولي بعد الحرجة الأولى؟

احصل على مجموعة أدوات التخطيط لهذا الحدث جاهزة وقراءتها لمعرفة المزيد!

ديغ إيت أوب - ما للبحث قبل اجتماعك الأول

نعم، ستكون حياتك كمخطط اجتماعي محمومة في بعض الأحيان، وقد لا يبدو أن بحث عميلك في العمق يحتل المرتبة الأولى في البداية على القائمة المرجعية لتخطيط الحدث الخاص بك، ولكن لا تخطي هذه الخطوة الأولى !

أخذ الوقت لإلقاء نظرة على الصفحات الأولى من التقارير السنوية للعميل (والتي عادة ما تكون متاحة عبر الإنترنت)، فإن مشاركات المدونة أو التغريدات أو صفحة فاسيبوك ستعطيك رؤى لا تصدق في أهداف عمل العميل الجديد و سوف تساعدك على رئاسة الاجتماع الأول الخاص بك مع مستوى من الاحتراف الذي سيصبح المعيار الخاص بك.

ولكن ماذا يحدث عندما لا يكون لدى العميل وجود على الإنترنت على الإطلاق؟ بعض المهنيين التخطيط الحدث الشركات الذين يكسبون الراتب ستة أرقام نسأل معارفهم للحصول على معلومات مفيدة عن الاتصال أنفسهم: على سبيل المثال، هم متعصبون الغذاء الصحي أو أنها لا تحب اللحوم والبطاطا؟

هل يحبون ماركة معينة من القهوة؟

الإجابات على هذه الأسئلة سوف تساعدك على اقتراح موقع رائع لاجتماعك الأول والحصول على النعم الخاص بك العميل جيدة قبل أن يجتمع حتى.

تلك المصافحة المبدئية: كسب ثقة عميلك الجديد

الخطوة التالية في قائمة التخطيط الخاصة بالحدث هي البدء بعرض صورة احترافية من اللحظة التي تصافح فيها العميل الجديد.

تذكر: المصافحة السريعة وابتسامة حقيقية تقول "أنا أتطلع إلى العمل معكم" يذهب لفترة أطول بكثير من سترة مصمم باهظة الثمن!

في ما يلي نصيحة أخرى: يمكنك إقناع عميلك - دون إنفاق دامي - من خلال الوصول إلى اجتماعك مع عرض شخصي يتميز بهويتها التجارية. ما عليك سوى استخدام معالج النصوص لنسخ ولصق اسم العميل وشعاره (إذا كان لديك واحد) في باور بوينت.

كما تعلمون، الشركات والأفراد تنفق طاقة كبيرة لتطوير علامتها التجارية، وهذا الاهتمام بالتفاصيل سوف لاحظت من قبل العميل الخاص بك.

تغطي قواعدك … في حين خلق الصورة الكبيرة

عالم التخطيط الحدث الشركات يعني الكثير من ذهابا وإيابا بين العميل ومخطط الاجتماع، لذلك لا يشعر كما لو كان لديك للمس كل التفاصيل مع العميل الجديد الخاص بك في هذه المرحلة.

ومع ذلك، كما مخطط الاجتماع، لا تريد أن تترك هذا الاجتماع الأولي مع فهم واضح للنقاط الرئيسية التالية:

• لماذا يحدث هذا الحدث؟ هل حدث سنوي متكرر أم لمرة واحدة؟ هل سيوجه هذا الحدث الانتباه إلى شيء خاص (منتج جديد أو حفلة موسيقية أو علامة تجارية)؟
• كم عدد الساعات / الأيام / الأسابيع التي يتم فيها جدولة الحدث؟
• من سيشارك؟ هل سيجلبون أيضا الأزواج و / أو الأطفال على طول؟ هل سيكون هناك شخص أو أكثر من كبار الشخصيات الذين يحضرون؟
• هل حدث هذا الحدث من قبل؟ إذا كان الأمر كذلك، ما الذي حدث على حق وما هي الدروس الجاهزة؟
• ما الانطباع الذي يجب أن يتركه هذا الحدث على المشاركين فيه؟
• ما هو استثمار العميل لهذا الحدث؟

من الممارسات الجيدة أن نلاحظ بعناية الإجابات على هذه الأسئلة في الموثق الحدث الخاص بك حتى تتمكن من الرجوع إليها في أي لحظة إذا كنت تشعر أن الأمور قد تتحرك في اتجاه مختلف عن ما العميل الخاص بك في البداية تصور.

لكل عميل تخطيط حدث الشركات لديك، تأكد من أنه أو أنها يعلمك أيضا من الذي سيكون لديه قدرات صنع القرار في يوم وقوع الحدث. وهذا قليلا صغيرة على ما يبدو من المعلومات يكون الذهب المطلق عندما يطلب أحد المشاركين الحدث تغيير في اللحظة الأخيرة لجدول أعمال الحدث الخاص بك!

سوف يتيح لك اجتماع العميل المبدئي جيدا كتابة سيرتك الذاتية ومن ثم إرسالها للموافقة الخطية.

جعل الانطباع الأول عظيم هو الفن والعلوم، واتباع هذه النصائح، سوف تحصل قريبا ما يكفي من الشركات تخطيط الحدث وظائف لكسب طريقك إلى الحدث التخطيط لدرجة الدكتوراه في المدرسة في أي وقت من الأوقات!