أنشئ رسالة صوتية احترافية خارج المكتب

إنه الصيف! الوقت لقضاء وقت ممتع مع العائلة والأصدقاء وللذهاب في عطلة. وهذا يعني أن الرسائل الصوتية ورسائل البريد الإلكتروني تحتاج إلى تعديل لتعكس حالة خارج المكتب. من الأهمية بمكان أن يتم إنشاء رسالة صوتية مهنية وخارج الرد التلقائي البريد الإلكتروني من أجل تنبيه العملاء والزملاء أننا أخذ استراحة من العمل.

الأهم من ذلك، من الضروري تقديم معلومات حول كيفية الاتصال بشخص ما في العمل أثناء وجوده.

سيكون من المحبط جدا أن يتم إبعاد العميل ولا يعرف كيفية الاتصال بك. لا يهم إذا كان موقفكم في المبيعات أو الخدمة أو حتى تطوير المنتجات. جميع المكالمات العملاء هي مهمة وتحتاج إلى أن يحضر إلى بطريقة مهنية.

يجب أن يكون محتوى البريد الإلكتروني الذي ينبه العملاء والزملاء الذين يحاولون التواصل معك عبر البريد الإلكتروني متسقا مع محتوى الرسالة الصوتية التي ستحيي المتصلين. إذا كنت تستخدم أوتلوك 2010 ومتصلة عبر خادم ميكروسوفت إكسهانج، انقر أولا على علامة التبويب ملف، ثم انقر فوق رمز الردود التلقائية.

سيبدأ ذلك عملية إنشاء بريد إلكتروني مؤقت يتم إرساله إلى كل من أرسل بريدا إلكترونيا أثناء خروجك من المكتب. يتم إرسال الرد التلقائي نظرا لأنك مكنت هذه الرسالة المؤقتة. يمكن الاطلاع على قائمة خطوة بخطوة لتعليمات إنشاء هذه الرسالة الإلكترونية هنا: البريد الإلكتروني خارج أوفيس ل أوتلوك إكسهانج

إذا لم تكن متصلا عبر خادم ميكروسوفت إكسهانج، فإن العملية مختلفة قليلا نظرا لعدم وجود "الردود التلقائية" على هذه الأنواع من حسابات البريد الإلكتروني. يمكن الاطلاع على دليل خطوة بخطوة لإنشاء هذا النوع نفسه من البريد الإلكتروني للمستخدمين غير إكسهانج هنا: خارج المكتب لجميع الآخرين

الخطوة التالية هي إنشاء محتوى البريد الإلكتروني الذي سيتم إرساله إلى كل ما يرسل لك رسائل البريد الإلكتروني بينما كنت بعيدا عن المكتب. هذا البريد الإلكتروني يجب أن ينقل كم من الوقت سوف تكون خارج المكتب، وكيف يمكن الوصول إليها خلال غيابك (إذا كان ذلك مناسبا) والذين في الأعمال التجارية في الاتصال بدلا من ذلك إذا كنت لا ترغب في الوصول إليها خلال وقتك بعيدا عن مكتب. مقر. مركز.

مثال:

مرحبا،

شكرا على رسالتك الإلكترونية. أنا حاليا خارج المكتب، وسوف يعود يوم الاثنين، ديسمبر 1. وسوف يكون الوصول المحدود إلى البريد الإلكتروني خلال هذا الوقت، وبالتالي ردي ربما تأخر قليلا. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى مساعدتي، باربرا كولسون. عنوان بريدها الإلكتروني هو بكولسون @ شيز. كوم.

عطلات سعيدة!

شهيرة

تقدم ميكروسوفت القوالب والأمثلة الأخرى التي يمكن العثور عليها هنا: نماذج وأمثلة خارج المكتب.لا تنس إیقاف تشغیل ھذه الرسالة المؤقتة عند عودتك إلی المکتب، وإلا، فإن أي شخص یرسل لك رسالة بالبريد الإلکتروني بعد العودة إلی المکتب سیستمر في تلقي ھذه الرسالة نفسھا.

والآن بعد أن أنشأت البريد الإلكتروني الصادر، فإن إنشاء رسالة صوتية متشابهة ومتناسقة تسري على جميع المتصلين أمر سهل. استخدام نفس الكلمات من البريد الإلكتروني، والمرجع الذي ينبغي أن يتم الاتصال في غيابك والدولة عندما كنت سوف يعود.

بالنسبة للرسالة الصوتية، من الضروري تقديم رقم هاتف الشخص، بدلا من عنوان بريده الإلكتروني.

مثال:

مرحبا،

لقد وصلت إلى مكتب شاهيرة رينيري. يرجى الاستماع إلى هذه الرسالة بأكملها. سأكون خارج المكتب حتى يوم الاثنين 5 يناير. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى الاتصال بمساعدي، بارب كولسون. رقم هاتفها هو 212-555-زكسكس.

أتطلع إلى التحدث معك عند عودتي. شكر.