كم من الوقت يجب على الموارد البشرية الاحتفاظ بسجلات الموظفين؟

واحدة من الأشياء الكبيرة حول الموارد البشرية هي أن لدينا طن من الأوراق. طن وأطنان وأطنان. منح، والكثير من ذلك هو الإلكترونية هذه الأيام، ولكن المبدأ لا يزال قائما. هر حفظ السجلات. و، نحن بحاجة للحفاظ على تلك السجلات، ولكن إلى متى؟

فيما يلي إرشادات أساسية لحفظ سجلات الموارد البشرية. تذكر، مع ذلك، أن قوانين الولاية قد تختلف من هذه المبادئ التوجيهية. إذا كانت قوانين الولاية والقوانين الاتحادية في حالة نزاع، فاحرص دائما على الاحتفاظ بالسجلات استنادا إلى أي شرط أطول.

فمن الأفضل أن تبقي شيئا لفترة طويلة جدا من غير طويلة بما فيه الكفاية.

سجلات التوظيف: 1 سنة

تحتاج إلى حفظ جميع تلك السير الذاتية، والمذكرات المقابلة، والتطبيقات، وظائف شاغرة، وحتى سجل عمليات البحث الخاصة بك من خلال نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك لمدة عام واحد بعد قرار لجعل عرض العمل. لذلك، إذا قمت بمقابلة مقدم الطلب، وتستمر العملية برمتها لمدة ثلاثة أشهر، انها ليست حتى يتم اتخاذ قرار التوظيف النهائي أن الساعة يبدأ موقوتة.

لماذا يتعين عليك القيام بذلك؟ إذا كان أي شخص يتساءل من أي وقت مضى عن قرار التوظيف الخاص بك، سوف تحتاج إلى إثبات أنك لم تميز بشكل غير قانوني بأي شكل أو شكل أو شكل. قوانين مثل قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة، الباب السابع وغيرها الكثير تتطلب منك إثبات أنك في الامتثال. الحفاظ على هذه السجلات يساعدك على القيام بذلك.

سجلات اختبار المخدرات: 1 سنة أو 5 سنوات للنقل

إذا كنت بحاجة إلى اختبار المخدرات قبل التوظيف، فإنه جزء من سجل التوظيف ويجب أن تحافظ على نسخة من النتائج لمدة سنة واحدة.

إذا قمت بإجراء اختبار إضافي للمخدرات، سواء كان ذلك بسبب حادث في العمل أو كجزء من فحص عشوائي، تحتاج أيضا إلى الحفاظ على هذه السجلات لمدة سنة واحدة. ومع ذلك، إذا كنت تخضع لقسم أنظمة النقل، ثم الحد الأدنى للإطار الزمني لسجلات اختبار المخدرات هو خمس سنوات.

الرواتب / البطاقات الزمنية، الخ: 3 سنوات الحد الأدنى، 5 سنوات بعد إنهاء الموصى بها

القانون يتطلب منك الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة ثلاث سنوات، ولكن القضايا الأخيرة يعني أنه سيكون أكثر ذكاء بالنسبة لك للحفاظ عليها لفترة أطول.

تريد الاحتفاظ بسجل لمدى دفع كل موظف، وعدد الساعات التي عملوا فيها طوال مدة خدمتهم في شركتك. احتفظ بسجلاتك لمدة خمس سنوات على الأقل بعد مغادرة الموظف، بغض النظر عن السبب.

بالنسبة للموظفين المعفيين، بالطبع، لا تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات زمنية، حيث أن أجورهم هي نفسها بغض النظر عن عدد ساعات العمل. ومع ذلك، إذا كنت من أي وقت مضى خاطئة الموظف على أنه معفى عندما كان يجب أن تكون غير معفاة، هذه الساعات عملت السجلات يمكن أن توجه لكم لدفع الأجر الإضافي.

تأكد من تضمين طريقة حساب الشركة للدفع.على سبيل المثال، تحتاج إلى تتبع ما إذا كان الراتب على التوالي، الراتب بالإضافة إلى العمولة، والعمل الإضافي، والقطعة، أو الأجر كل ساعة على التوالي.

عليك القيام بذلك ليس فقط للدفع والضرائب الأسئلة ولكن العديد من القرارات الأخرى تعتمد على عدد ساعات العمل. على سبيل المثال، تعتمد أهلية فلا على عدد ساعات العمل في السنة. إذا كان لديك موظف معفى بدوام جزئي، قد ترغب في النظر في طلب تسجيل الوقت من أجل تحديد أهلية فملا. تحتاج أيضا إلى أن تكون قادرا على إثبات أنك دفعت العمال الخاص بك لجميع ساعات العمل.

نموذج I-9: 3 سنوات بعد استئجار، 1 سنة بعد إنهاء، أيهما لاحقا.

الحفاظ على نموذج الموظف I-9، المخزن بشكل منفصل عن سجلات موظفيك، لمدة ثلاث سنوات بعد توظيف الموظف ولمدة سنة واحدة بعد إنهاء الخدمة، أيهما لاحقا.

معلومات عن مخصصات الصحة / المعاش التقاعدي: 6 سنوات

عليك أن تحتفظ بسجلاتك الخاصة بك في جميع مزاياك لمدة لا تقل عن ست سنوات. وقد قضت المحاكم بأنه إذا رفع الموظف دعوى قضائية ضدك، قائلا إنه يستحق معاشا أعلى، على سبيل المثال، تقع على عاتق صاحب العمل مسؤولية إثبات أنه ليس مدين له أكثر، وليس مسؤولية الموظف عن إثبات ما يفعله. احتفظ بجميع توصيفات خطة الملخص هذه.

إذا كان لديك موظفون سابقون مؤهلون للحصول على كوبرا، فتوسع منافعهم الصحية، يجب عليك أيضا الاحتفاظ بتلك السجلات لمدة ست سنوات فقط لتكون آمنة. لا يحدد القانون الاحتفاظ، ولكن بما أن هذا يمكن أن ينطبق بموجب قانون تأمين دخل التقاعد للموظفين (إريسا)، فإن هذا القانون يتطلب الاحتفاظ لمدة ست سنوات. أن تكون على الجانب الآمن، لا رمي تلك السجلات بها.

فملا السجلات: 3 سنوات

عندما يطلب موظف فملا، تحتاج إلى الحفاظ على هذا المسار الورق، حتى لو كنت رفض الإجازة. تأكد من أن تتبع إجازة كل موظف - عندما بدأت وكم من الوقت يستخدم. إذا كان الموظف لديه فملا متقطعة، تأكد من تتبع كل إجازة وتوثيق عدد الساعات المستخدمة. يجب توثيق التواريخ وعدد الساعات. تذكر، يمكن استخدام الإجازة المتقطعة لبضع ساعات في اليوم، أو بضعة أيام في الأسبوع. وثيقة كل شيء والحفاظ على تلك السجلات.

تذكر، هذه ليست قائمة شاملة ولا تنطبق إلا على القوانين الاتحادية. قد تخضع لقوانين إضافية للاحتفاظ بالسجلات إذا كنت، على سبيل المثال، متعاقدا فدراليا أو لدى دولتك معايير مختلفة. عندما تكون في شك، لا رمي بها.

يمكنك الوصول إلى موارد إضافية حول حفظ السجلات والإبلاغ الإلزامي في جمعية إدارة الموارد البشرية (شرم).

تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة، في حين موثوق، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل الجمهور في جميع أنحاء العالم وقوانين العمل واللوائح تختلف من دولة إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية، أو المساعدة من الدولة، الاتحادية، أو الموارد الحكومية الدولية، للتأكد من التفسير القانوني الخاص بك والقرارات صحيحة لموقعك.هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.