كيفية الاحتفاظ بسجلات الأعمال الرائعة - طريقة سهلة

25 أيار (مايو) 2015

لقد بدأت نشاط تجاري، وقال أحدهم (ربما مصرفيك): "هل تحتفظ بسجلات عمل جيدة؟" إذا كان هناك نظرة فارغة على وجهك، قد تحتاج إلى القليل من المساعدة في معرفة عملية حفظ السجلات التجارية. إذا كانت لديك أسئلة، إليك الإجابات:

لماذا أحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات عمل جيدة؟

حفظ السجلات لأغراض العمل هو مسؤولية، وليس مجرد شيء إضافي تفعل عندما يكون لديك الوقت الاضافي.

- <>>

بصفتك مالكا للأعمال، يجب أن تحتفظ بسجلات جيدة لأنشطة نشاطك التجاري:

• في حالة الدعوى، لدعم وضعك
• في الوقت الضريبي، >> في حال كنت تدقق
• من قبل وكالة حكومية حتى
• أنت تعرف كم من المال لديك (حتى لا تكون مبالغة في البنك ) للإجابة على الأسئلة
• من العملاء والبائعين.

وهذه مجرد الأغراض الرئيسية فقط. كنت ترغب في الاحتفاظ بسجلات جيدة حتى تعرف ما إذا كان عملك هو كسب المال.

ما هي السجلات التي أحتاج إلى الاحتفاظ بها؟

الجواب السهل على ذلك هو "كل شيء". تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات على:

العملاء أو العملاء.

• يجب الاحتفاظ بكل ما يتعلق بالمعاملات التي قمت بها مع العملاء أو العملاء، في حالة وجود أسئلة. أعطوك المال، وكنت تتحمل مسؤولية لإظهار أين ذهبت. الاحتفاظ بتفاصيل حول الفواتير، وحسابات القبض، والمدفوعات. الباعة.
• حفظ السجلات هو أيضا مهم في تعاملك مع البائعين (أولئك الناس تدفعه مقابل الخدمات والمنتجات). حافظ على أوامر الشراء وإثبات الدفع.

الموظفين.

• مطلوب عملك بموجب القانون للحفاظ على سجلات الموظفين ممتازة. المالية.
• أغراض فورتاكس وفي حالة التدقيق، تحتاج إلى سجلات لجميع المعاملات التجارية والقروض وشراء الأصول، وأكثر من ذلك. على وجه الخصوص، والحفاظ على سجلات النفقات التجارية، بما في ذلك السفر في الأعمال التجارية، الأميال، وجبات الطعام، والترفيه. العقود والوثائق القانونية،
• بما في ذلك تلك المتعلقة بتشكيل عملك، أي عقد كنت قد دخلت. ويشمل ذلك التصاريح والتراخيص، أو تسجيل العلامات التجارية، أو براءات الاختراع، أو حقوق التأليف والنشر، وأي قروض أو خطوط ائتمان. رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات التجارية الأخرى.
• هناك إيجابيات وسلبيات على هذا؛ انظر مقالة سوزان هيثفيلد حول سياسات الإنترنت والبريد الإلكتروني.

كيف وأين يجب أن أحافظ على هذه السجلات؟ يمكنك الاحتفاظ بكل ما تبذلونه من السجلات في موقع مادي، في كتب قياسية أو نظام الإيداع. قد تحتاج أيضا إلى الاحتفاظ بسجلات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو "في السحابة"، مع النسخ الاحتياطي المناسب، بطبيعة الحال. لا يهم أين يمكنك الاحتفاظ تلك السجلات، طالما أنها يمكن الوصول إليها بسرعة وبشكل كامل عندما تكون هناك حاجة إليها.

كم من الوقت أحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات الأعمال هذه؟

المدة التي يجب عليك الاحتفاظ بها السجلات تعتمد على نوع السجلات. انها دائما آمنة للحفاظ على كل شيء إلى الأبد، ولكن هذا يحصل قليلا الساحقة.

الاحتفاظ بسجلات الضرائب حتى يتم التأكد من أن تلك السجلات لن يتم تدقيقها. ويليام بيريز في التخطيط الضريبي لديه تفاصيل عن حفظ السجلات الضريبية. احتفظ بجميع السجلات التي استخدمتها لإعداد الإقرار الضريبي لنشاطك التجاري، بالإضافة إلى العودة.

يجب الاحتفاظ بسجلات الموظفين طالما أن هناك احتمال أنك قد تحتاج إليها.

هذا يعتمد على نوع السجل ونوع الإجراء الذي يمكن اتخاذه ضد عملك. يجب الاحتفاظ ببعض معلومات الاحتفاظ بسجلات الموظفين بموجب القانون. (نعم، انها معقدة). يجب عليك أيضا أن تبقي طلبات العمل لمدة سنة على الأقل.

لدى مصلحة الضرائب مقالة عن مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال التجارية لأغراض ضريبية وأغراض تجارية أخرى.

كيف يمكنني جعل مهمة حفظ السجلات هذه أبسط؟

1.

البحث عن برامج المحاسبة التجارية جيدة واستخدامها. البحث عن البرنامج الذي يسمح لك لأتمتة دفع الفواتير والتي تمنحك 2. إنشاء نظام لجمع المعلومات، ثم تحقق للتأكد من أنها دقيقة، وتسجيلها في المكان المناسب، ومراجعتها دوريا، والعمل على ذلك عند الضرورة.

3. جعلها عادة.

أهم شيء يمكنك القيام به لجعل حفظ السجلات التجارية سهلة لإنشاء هذه العادة لتسجيل ما تقومون به في عملك كما كنت تفعل ذلك. هذا يتعلق بالسجلات المالية، ولكن أي نوع من المعاملات التجارية أو التعامل مع أطراف أخرى. ضعه خطيا وأبقي ما كتبته.