متطلبات الاحتفاظ بسجلات الراتب للموظفين

يكلف قسم الأجور والساعات التابع لوزارة العمل وقانون معايير العمل العادلة بسحب سجلات الراتب وغيرها من وثائق الموظفين. يجب على أصحاب العمل تتبع التعويض والإجازة، كما تتطلب دائرة الإيرادات الداخلية أن تحتفظ بسجلات الرواتب لجميع الموظفين الحاليين لمدة لا تقل عن ست سنوات بعد انتهاء العمل.

ما هي سجلات الراتب التي يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بها؟

سوف تحافظ عادة على معظم السجلات التي يتطلبها القانون فقط في سياق ممارسة الأعمال التجارية، لذلك الامتثال يجب أن لا تأخذ كثيرا في طريق خطوات إضافية أو العمل.

راجع السجلات التي لديك بالفعل للتأكد من أنك تتماشى مع متطلبات إرس و فلسا.

يمكن الاحتفاظ بالسجلات بأي شكل من الأشكال، بما في ذلك الكترونيا. يجب أن يتم الاحتفاظ بما يلي لجميع الموظفين غير المعفيين وتلك التي تغطيها متطلبات الحد الأدنى للأجور:

-

• المعلومات الشخصية، بما في ذلك اسم الموظف وعنوان المنزل والمهنة والجنس وتاريخ الميلاد إذا كان عمره أقل من 19 سنة
• الساعة واليوم الذي يبدأ فيه أسبوع العمل
• إجمالي ساعات العمل كل يوم عمل وكل أسبوع عمل
• إجمالي األجر اليومي أو األسبوعي
• معدل أجر الساعة العادية ألي أسبوع يتم فيه العمل اإلضافي
• إجمالي أجر العمل اإلضافي ألسبوع العمل
• إجمالي األجور المدفوعة لكل فترة دفع > تاريخ الدفع وفترة الدفع المشمولة.

يجب أن يدفع الموظفون غير المعفيين الحد الأدنى للأجور على الأقل وأن يحصلوا على ساعات عمل إضافية لأي ساعات عمل على مدى 40 ساعة في الأسبوع. ويجوز إعفاء الموظف إذا دفع له ما لا يقل عن 455 دولارا في الأسبوع على أساس الراتب وإذا كان يؤدي واجبات وظيفية معينة، عادة ما تكون إدارية أو تنفيذية أو إدارية.

الراتب المستحق هو الذي يحصل خلال الأربعين ساعة الأولى في أسبوع العمل.

السجلات المطلوبة للموظفين المعفيين تختلف عن السجلات الخاصة بالعمال غير المعفيين، وهناك حاجة إلى معلومات خاصة لموظفي المنازل، وللموظفين الذين يعملون بموجب ترتيبات غير مألوفة للأجور، وللموظفين الذين يتم توفير السكن أو المرافق الأخرى لهم، وللموظفين الذين يتلقون العلاج التعليم.

إذا كان أي من العاملين في هذه الفئات، استشر محاميا.

فورمز يو مست كيب

بالإضافة إلى سجلات الراتب، يجب عليك الاحتفاظ بعدد قليل من الوثائق الأخرى في ملف لكل موظف.

نسخة موقعة من استمارة W-4 تظهر حجب الحكومة الاتحادية. يمكن تغيير هذا النموذج عدة مرات لذا تأكد من الحفاظ على أحدث شكل في الأعلى.

• نسخة من أي استمارة قام الموظف بتخفيضها، بما في ذلك الاستحقاقات والتبرعات الخاصة مثل يونيتيد واي أو غيرها من الجمعيات الخيرية
• نسخة من نموذج الطلب الأصلي للموظف وأية مستندات داعمة، مثل السيرة الذاتية أو النصوص.
• السجلات المتعلقة بالتغييرات في مستويات الأجور، بما في ذلك الترقيات أو التخفيضات، وأسباب هذه الإجراءات.
• ما هي أفضل طريقة للحفاظ على سجلات الراتب؟

يجب الاحتفاظ بسجلات الراتب، بما في ذلك تلك التي توثق جميع ساعات العمل، والتغييرات في حالة الأجور ومعدلات الدفع، في ملف منفصل.

يجب عليك أيضا الاحتفاظ بسجلات لجميع التغييرات التي تم إجراؤها على أجور الموظفين والمزايا، بما في ذلك موافقة الموظفين. يجب أن يكون لديك موافقة خطية على الملف عن أي خصم من راتب الموظف باستثناء الضرائب فيكا والزينة.

سوزان هيثفيلد، خبير الموارد البشرية، لديه معلومات أكثر تفصيلا حول ما ينبغي أن تبقى في ملف الموظفين الموظف.

من يسمح له بمشاهدة سجلات الموظفين؟

تحتفظ معظم الشركات بسجلات الموظفين في منطقة محظورة وتسمح بالوصول فقط إلى الأفراد الذين قد يحتاجون إلى الاطلاع على السجلات بسبب رتبة وظيفتهم أو موقفهم. يجب عدم إزالة سجلات الموظفين مطلقا من غرفة السجل. إذا كان لديك أكثر من عدد قليل من الموظفين، قد ترغب في إعداد سياسة الوصول إلى ملف الموظفين حتى موظفي الموارد البشرية يعرفون كيفية الاستجابة للطلبات.

ينبغي أن يسمح للموظفين برؤية سجلاتهم الخاصة. قد ترغب في إقامة شخص ما في الغرفة مع موظف أثناء عرض سجله الخاص.

• تعيين موظفي الشركة الذين يمكنهم الاطلاع على سجلات الموظفين. يقتصر الوصول عادة على الموظفين في قسم الموارد البشرية والمديرين والمديرين التنفيذيين فوق مستوى معين.
• يسمح للمراجعين الفيدراليين والولائيين مختلفين بدخول سجلات الموظفين لأغراض التدقيق. یمکنك طلب مذکرة قبل السماح للمدقق بالوصول إلی سجلات الموظفین.
• يجوز منح المحامين الذين يمثلون الموظفين في الدعاوى القضائية إمكانية الوصول في بعض الحالات المحددة. يجب على مسؤول رفيع المستوى أو محامي الشركة التحقق من طلب المحامي قبل السماح بتسجيل السجلات.