نصائح لقيادة قسم تخطيط الأحداث

في قمة تخطيط أحداث الشركات هو منصب المدير. هذا الشخص عادة يشرف على عمل منسقين متعددين في حين وضع معايير الممارسة للإدارة بأكملها. انها ليست مهمة سهلة، ولكنها يمكن أن تكون مجزية سواء من منظور الوظيفي وماليا كذلك. في نهاية المطاف، فإن المفتاح لتأسيس نفسك كمدير فعال هو أن يكون مثالا يحتذى به.

فيما يلي بعض المجالات التي ستحتاج فيها إلى إظهار الخبرة والخبرة …

اتخاذ القرار

يبدو أن كل جانب من جوانب تخطيط الأحداث يتضمن خيارا. من أماكن وتقديم الطعام للبائعين وخيارات الديكور، مطلوب من المخططين لاتخاذ أفضل القرارات للمجموعة في الوقت المناسب. يتم تضخيم هذه الخيارات في دور قيادي لأن القسم بأكمله سوف ينظر إليك للحصول على الموافقة النهائية. في حين أنه من المهم اتخاذ خيارات مستنيرة، تحتاج أيضا إلى اختيار اتجاه بسرعة من أجل الحفاظ على الأمور تتحرك.

- 1>>

إدارة العمليات

الإدارات ذات المنسقين المتعددين لديها كمية هائلة من المعلومات التي تتدفق من خلالها كل يوم. وهذا يشمل الوثائق الأساسية مثل العقود، وأوامر الحدث الولائم، والفواتير، واتفاقات البائعين. الطريقة الوحيدة لإدارة جميع هذه المعلومات بشكل فعال هي أن يكون لديك عملية محددة لأعضاء الفريق لمتابعة. وبدون نظام منظم لتقديم الوثائق ومتابعة المتطلبات المتأخرة، سترى إدارتكم في نهاية المطاف اليوم الذي ينزلق فيه شيء مهم من خلال الشقوق.

كن محددا مع الطريقة التي تتوقع من خلالها تدفق المعلومات من خلال فريقك، وحاول دمج نقاط المراجعة لمراقبة التقدم.

أفراد التوجيه

يكاد يكون من المستحيل قيادة فريق دون فهم كيف يساهم كل شخص في المهمة. في تخطيط الحدث، يمتد الفريق إلى كل من يشارك في بناء الحدث.

عندما تنظر إليها بهذه الطريقة، يمكن أن تحصل على قائمة طويلة جدا. في الجزء العلوي من منسقي الحدث ومن هناك فروع الهرمية لتشمل الخوادم، أوشيرز، وموظفي الأمن. مدير جيد يفهم كيف كل واحد من هذه المواقف يجب أن تؤدي. وبهذه الطريقة، إذا نشأت مشاكل، فإنها يمكن أن تعالج هذه المسألة مباشرة وتوجيه الناس في الاتجاه الصحيح.

تقليل أوجه القصور

الوقت هو مورد حاسم في تخطيط الحدث، ويجب أن يكون هدف كل مدير لتقليل الوقت الذي يضيع على التردد والانتظار. هذا يمكن أن يكون بسيطا مثل تحديد طريقة أفضل لإعداد غرفة، أو معقدة مثل إعادة تنظيم هيكل الإدارة. وينبغي أن يكون الهدف من إعادة تنظيم مهمة أو هيكل هو تحديد الوقت الذي يجري فيه ضياع الوقت مع توفير حل لجعله أكثر كفاءة.كل دقيقة أن ينزلق بعيدا لا يمكن استردادها، لذلك فمن الضروري لتحليل باستمرار العمليات للكشف عن مجالات للتحسين.

تعزيز العمل الجماعي

يأخذ فريق من الأفراد المؤهلين لتنفيذ خطة الحدث، وفي نهاية اليوم، نحن جميعا نعتمد على بعضنا البعض لإنجاز المهمة. فرق جيدة عادة لا تتشابك في حد ذاتها - هم يقودهم تجربة واتجاه مدربهم.

في التخطيط لهذا الحدث، المدرب هو المخرج، والسابقة لتقاسم المسؤولية تبدأ معهم. هو المدير الذي يحتاج للتأكد من أن يتم إبلاغ احتياجات العميل بشكل صحيح إلى الإدارات الأخرى بحيث يأتي كل شيء معا على أرضية الحدث. لا يوجد شخص واحد مسؤول عن نجاح أو فشل الحدث، وسوف مدير جيد تعزيز جو حيث كل شخص يفهم اتصالها مع الصورة الأكبر.

قيادة قسم تخطيط الحدث تتطلب قدرا كبيرا من الخبرة، ولكن كل الخبرة في العالم ليست بديلا عن الصفات القيادية الحقيقية. يجب أن تكون قادرا على توجيه الموظفين وتحليل العمليات من أجل الحصول على أقصى استفادة من فريقك. إذا كنت تبحث لتصبح مديرا ثم هذه هي الصفات التي سوف تحتاج إلى تطوير من أجل النظر في الفرصة القادمة في حياتك المهنية.